零用现金和零钱
定义
- 找零基金-部门用来为购买商品或服务的顾客找零的一笔钱。销售此类商品或者服务，必须事先通过适当渠道获得批准。这笔资金不应该用于购买、兑现支票、发放贷款或预付旅行费用。短期销售活动可申请临时变更资金。
- 零用现金基金-部门持有的一笔款项，用于在正常付款方式不符合成本效益或不合适的情况下，向本地供应商进行不超过50元的小额偶然采购。建议使用其他付款方式，因此现行零用现金基金的数目受到限制。
- 受托人-被授权批准部门账户支出的部门主管或预算单位经理。受托人负责确保资金在物理上是安全的，应向财务总监或审计、风险和合规办公室报告任何异常活动，定期进行未公布的现金计数，并最终对基金负有财务责任，并将解决任何无法解释的差异。
- 保管人-负责基金日常运作和维护的部门员工，确保及时准备存款或补充资金，并应向财务总监或审计、风险和合规办公室报告任何异常活动。
- 备用保管人-当他或她不在时，备用保管人的职责和职责与保管人的职责和职责相同。
流程
- 接收新基金的现金或增加基金金额-
填妥并电邮至零用现金/零钱申请表格 来finance@ohio.edu财务审批。批准后，您可以将表格带到财务主管办公室领取现金。发送电子邮件至cashier@ohio.edu至少两个工作日之前，你需要安排接机。对于地区校区，该表格应与填写的直接付款表格到应付账款，你将收到一张支票的邮件。
- 减少基金金额或关闭基金-填妥并电邮a零用现金/零钱申请表格来finance@ohio.edu． C填写存款表格，注明基金的适当现金帐户，并按往常存入资金。现金账户可以在初始资金申请表上找到，也可以联系finance@ohio.edu．
- 更换受托人、托管人和/或备用托管人-当负责基金的员工离开部门或大学时，更新零用现金/零钱申请表格和和解的形式需要完成并通过电子邮件发送到Finance@ohio.edu．
避免常见审计发现的提示
- 按要求完成对账。
- 至少每年或每次基金管理人员变动时，将组合更改为安全或关键位置。
- 及时存款并维护现金收入记录，用于现金对账。超过1,000元的收据须在下一个营业日存入；少于1,000元的收据须在下一个营业日存入。
- 超支和短缺应记录到目标770720，使用适当的部门成本中心。长期的过剩和短缺可能表明内部控制存在缺陷，应该对其进行分析，以便进行可能的过程改进。
- 更新表格并通过电子邮件发送给Finance@ohio.edu当负责基金的员工离开部门或大学时。
- 根据现金收付频率或小额购买频率的变化，确定基金是否应该关闭或减少。
- 每笔零用现金基金和每笔零钱基金都应与所有其他现金基金分开。
- 确认财务会计有一个部门现金收款申请证明您同意收取现金的文件。
盗窃处理程序
- 如果已经发生了短缺，并且无法解释缺陷，那么就必须联系财务总监或审计、风险和合规办公室，看看是否需要就可能发生的盗窃联系警察。
- 更换锁或组合以确保安全。
- 如有需要，通知俄亥俄大学警察局。
- 通知总会计和财务报告（GAFR）。
- 需要向总会计和审计、风险和合规办公室发送一份事件报告，详细说明盗窃当天发生的事情。
如需进一步指引
问题吗?联系一般会计和财务报告：Finance@ohio.edu。