团体旅行和活动程序

自2019年4月1日（周一）起，克里斯托弗森商务旅行（CBT）成为俄亥俄大学所有旅游相关业务（个人旅游、团体旅游和活动）的新首选供应商。

定义

• 团体旅行的定义是在同一行程中有10张机票或10个酒店房间的任何旅行。预期是整个集团将有一个单一的付款来源。
• 一个事件被定义为在确定的时间和地点发生的有计划的业务活动，需要酒店房间、交通、餐饮、会议室、设备和/或场地的任何组合。虽然强烈推荐，不需要透过CBT预约活动。
• 俄亥俄客户是来自俄亥俄大学的任何要求团体旅行或活动协助的人。
• 供应商是提供旅游服务的公司，可以是航空公司、酒店、会议场所、巴士公司、餐饮服务商等。
• CTA是用于支付团体旅行和活动购买的中央旅行帐户虚拟卡。获得这张卡的唯一方式是通过CBT预订。
• BobcatBUY （BCB）是电子采购系统，将用于不接受信用卡的团体旅游和活动供应商。

程序

威廉希尔亚洲真人平台团体旅行和活动程序的打印版本

任何需要预订团体旅行的威廉希尔亚洲真人平台客户都必须遵循以下程序。

1. 威廉希尔亚洲真人平台的客户将填写俄亥俄大学团体旅行申请表，可在旅游网站或直接致电CBT电话866.266.8806，并选择选项二(2)申请表格。该表格要求提供以下信息，以便向CBT提供足够的细节，以便与供应商接洽并做出必要的安排：
   1. 旅行日期
   2. 旅行目的地
   3. 你感兴趣的酒店和酒店区域
   4. 地面交通，汽车租赁或其他交通需求
   5. 餐饮或会议室
   6. 所需餐点，如酒店免费早餐
   7. 其他特别需要的设施（如视听设备、会议室等）
   8. 旅行/活动的主要联系人。应该只有一个接触点。
2. 将填好的俄亥俄大学团体旅行申请表发送至ohio@cbtravel.com。发送表单后，CBT的旅行计划人员将在一个工作日内联系OHIO客户以开始流程。
3. 在初次联系之后，CBT旅行计划人员将审查表格上的要求，并确定是否需要俄亥俄客户提供其他信息。
4. 一旦请求的范围被完全定义，CBT旅行计划人员将提供供应商的总成本估计，并确定是否满足了大学的竞争性招标要求。如果单个供应商预计超过5万美元的投标限额，则需要威廉希尔亚洲真人平台的RFP。CBT旅行计划员将与威廉希尔亚洲真人平台采购商品经理接洽purchasing@ohio.edu或者拨打740.597-6446，完成必要的投标过程。CBT是首选供应商，但俄亥俄客户仍然必须遵守大学对任何超过50,000美元投标限制的供应商的竞争性招标要求。
   1. 商品经理将与威廉希尔亚洲真人平台的客户一起进行招标请求（RFP）。请参阅RFP指南了解流程。
   2. 完成RFP并选择供应商后，跳到步骤6。
5. 威廉希尔亚洲真人平台的客户将通过电子邮件收到CBT旅行计划人员针对其旅行请求的建议选项。提案将至少包括；
   1. 定价
   2. 位置
   3. 设施
   4. 额外的优惠

CBT对旅行建议的预期响应时间如下：

• 如果提供9个月或更长时间- 3周交付提案
• 如果提供4-9个月- 2周交付提案
• 如果少于3个月- 1周交付提案
• 为了更快的周转，总是可以请求一个例外。

CBT需要十（10）个工作日来为整个计划的旅行或活动提供最佳服务，但不能保证在10个工作日内交付。

6. 俄亥俄客户将通过电子邮件与CBT旅行计划人员确认，从提供的选项中做出选择。CBT旅行规划师将起草合同（合同将是使用OHIO语言的CBT合同），并与OHIO客户确认细节是否正确。OHIO客户将与CBT旅行计划员批准合同草案中的旅行/活动细节。
7. CBT旅行计划人员将向供应商提交合同，并要求提供以下补充信息：
   1. CBT旅行规划师将向供应商提供相应的州免税证明。
   2. CBT旅行规划师将根据合同和保险矩阵的定义，为非全国性连锁酒店、包车、巴士、豪华轿车和班车、餐馆、餐饮服务和非传统住房购买保险，并将保险证书发送至contracts@ohio.edu。
   3. CBT将获得食品许可证（如果非全国性连锁餐饮/餐厅需要），并将许可证发送到contracts@ohio.edu。
   4. CBT将把合同发送到contracts@ohio.edu，由威廉希尔亚洲真人平台采购部门审核
8. 如果条款和条件不为OHIO所接受，OHIO采购部门将审查合同，划红线（编辑合同），并返回CBT旅行计划。CBT旅行计划人员将与供应商协商条款和条件，以符合威廉希尔亚洲真人平台的要求。
9. 一旦条款和条件最终确定，俄亥俄采购将签署并将其返回给CBT。CBT旅行计划员将签署的合同退还给供应商。
10. 供应商会签合同后，CBT旅行计划人员将向contracts@ohio.edu提供完整执行的合同，并向俄亥俄客户提供一份参考副本。
11. CBT旅行计划人员将与供应商确认可接受的付款方式。
    1. 如果供应商接受信用卡，则使用CTA。请跳转到步骤12。
    2. 如果供应商不接受信用卡付款，则必须通过BCB发出订单
    3. CBT将通知威廉希尔亚洲真人平台客户必须由BCB签发PO
    4. 俄亥俄客户将确认供应商是否存在于BCB数据库中
       1. 如果供应商是BCB的新成员，威廉希尔亚洲真人平台客户将要求CBT旅行计划员获得一份完整执行的供应商W9/W8和威廉希尔亚洲真人平台供应商/收款人信息表（SPIF）。
       2. CBT将把完成的W9/W8和SPIF提供给威廉希尔亚洲真人平台客户，用于BCB服务协议申请。
       3. 俄亥俄客户将在BCB提交服务协议申请，附上新的供应商信息和已执行的合同。如果OHIO客户需要在BCB中输入服务协议请求的说明，请参阅服务协议快速参考指南
       4. 订单在BCB中创建，并自动发送给供应商
       5. 威廉希尔亚洲真人平台客户将要求采购部门向CBT旅行计划人员提供订单。
12. CBT旅行计划人员将通过向供应商提供带有信用卡授权表格的CTA卡或确认供应商收到BCB订单来确保并确认预订。
13. CBT旅行计划人员将向俄亥俄客户提供旅行/活动已预订并已与供应商确认的官方确认。确认将包括；
    1. 旅游详情，行程，地点，价格等。
    2. 存款日期
    3. 最后付款期限
    4. 提供最终住宿名单的日期
    5. 航空舱单（名单必须包括护照和政府签发的身份证明上列出的姓名）。
    6. 其他关键交付成果（如签证、护照、免疫接种等）
14. CBT将确保所有付款都按照计划进行，并将与俄亥俄客户合作，确保满足所有必要的交付成果。
15. CBT旅行规划师将在旅行前72小时向威廉希尔亚洲真人平台旅行经理和威廉希尔亚洲真人平台客户提供最终的旅行文件（包括包机号码、巴士时间、供应商联系信息等）。
16. CBT将向供应商提供威廉希尔亚洲真人平台的主要联系人。
17. 对于旅行/活动期间的任何旅行协助、变更或中断，OHIO客户应致电866-266-8806与CBT联系，并选择选项一(1)，请求协助。如果是国际旅行，而上述号码无效，请拨打682.233.1914与CBT联系。为了在下班后获得更快的服务，请参考代码6LV来标识自己是OHIO客户。
18. 如果在旅行期间旅行有任何变化，请联系分配给请求的CBT旅行规划师，让他们了解变化。这将确保旅行后所有最终账单的准确性。
19. CBT旅行计划员将从供应商处收到最终发票，并在发送给俄亥俄客户之前对其准确性进行审核。
20. 俄亥俄客户应在活动后15天内以书面形式证明费用。如果BCB PO是付款方式，俄亥俄客户将把发票转发到accounts.payable@ohio.edu进行处理。
21. 任何旅行或活动取消，或先前提交的请求的状态查询，应直接向分配给原始请求的CBT旅行计划员。