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俄亥俄大学
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林德利大厅N162
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方向
金融

一般会计内部奖项

关于内部奖励的常见问题的答案可以在下面找到。点击问题的文本将显示相应的答案。如果您有任何问题没有在下面回答，请发邮件至finance@ohio.edu。

有关内部奖励的更多信息，请访问我们培训网站的内部奖励部分：/finance/trainings

项目和奖项之间的区别是什么？
  • 在Oracle中，收入只能由授予的人员进行调整，而不能通过日记账进行调整
    • 奖励成员可以控制在项目-任务-奖励上的花费
  • 项目费用可以通过日记账进行调整
    • 项目成员控制项目任务奖励的费用
  • 研究激励账户-任务13
    • Oracle中的compliance Events（收入）不用于RI奖励
    • 资金/收入由日记账提供
超额奖励和过期奖励需要怎样的月度审核？
  • 内部奖励不允许有负可用余额
    • 项目成员应该监控超支。
    • 完成日记账或工资单更正以减少费用。只能使用以7xxxxx开头的费用对象代码。
    • 奖助金模块不限制支出金额。它只验证在开始和结束日期内的支出是否有效。
  • 已经过了结束日期的项目的内部奖励账户不应该有可用余额
    • 项目成员应该确保所有的支出都是正确的，如果需要，奖励经理可以减少奖励。
  • 所有更正分录必须在费用过账后90天内提交。未能及时完成这些分录可能会导致分录的逆转。
如何控制在更改时发送哪些电子邮件通知？
  • 工具-通知控件（在标题顶部）
    • 通知事件
我如何检查资金总额=预算过渡段=收入过渡段，或在需要时更正？
  • 重要的是，您必须在奖励设置或任何更改后的第二天检查OBI赠款资金可用仪表板，以确保所有步骤都正确完成，并验证资助Amt =预算ITD =收入ITD。
  • 有关更正，请参阅内部奖励-如何指导中的以下部分
    • 请参阅项目资金以更正资金数额
    • 请参阅预算奖励更正预算ITD
    • 请参阅合规性以更正收入ITD
PTA结束日期是如何确定的？
  • PTA结束日期是以下3个结束日期中最早的一个。
    • 项目结束日期
    • 任务结束日期
    • 奖励结束日期
    • 项目和任务不需要有结束日期，所以通常奖励结束日期是PTA结束日期。
PTA的开始日期是如何确定的？
  • PTA开始日期是最近的以下3个开始日期中的一个。
    • 项目开始日期
    • 任务开始日期
    • 奖励开始日期
如何更改开始和结束日期？
  • 关键成员可以更改项目和任务日期。
  • 奖励人员可以更改奖励日期。
  • 转到Oracle e-Biz中的项目或奖项，单击日期字段并根据需要进行更改。
  • 内部奖励-如何指导的附录C给出了开始，结束和结束日期的详细解释，可能需要在更改日期时进行检查。
  • 通常情况下，项目和任务没有结束日期。
  • 设置项目后，更改项目日期不会自动更改任务日期。任务日期必须根据需要单独更改。
  • 任务的开始和结束日期可以用来限制奖励没有限制的特定时间段的支出。这些将用于已设置的特定任务，而不是用于标准的预设置任务之一。
  • 奖励截止日期可能需要延长，以允许日记账分录或发票张贴正确的支出项目日期，但当前日期已超过奖励截止日期。
  • 当延长奖励结束日期时，奖励截止日期和有效分期付款结束日期需要延长，以及重新提交和重新制定预算基线。
  • 奖励结束日期不能超过授予模块中设置的PA日期。PA日期定期延长，以反映总分类账允许的未来日期。
我能和家长教师联系团结束约会吗？
  • PTA字符串不能自行关闭/结束日期。
  • 结束日期按奖项和/或项目/任务确定。要附加到其他项目和奖项，它们需要保持活跃状态，而不是结束日期。
我的计划或奖助金何时会对总帐产生影响？
  • 创建带有任务的项目不会对总分类账产生任何影响，因为项目不包含资金。
  • 一个项目/任务需要附加一个奖项。
  • 合规性-收入事件分录需要为提交的总账分录创建。
  • 只输入分期付款、资金和预算对总分类帐没有影响。
  • 成功完成后，合规性收入分录将创建一个类似于以下内容的转帐日记账分录。如果事件是未来的日期，JE将不会张贴，直到未来的日期。
    • DEBIT - 10-100000-130700-0000-00-610100（来自奖励描述Flexfield的成本中心）
    • CREDIT - 10-112600-130800-0000-00-610100（来源来自奖励类型和任务组织和服务类型）
在GL交易导出中，我在哪里可以找到内部奖励交易？
  • 收入事件交易最初记录在补助金模块中，然后转移到总账中，并在JE来源名称列中标记为“项目”，在JE类别名称中标记为“收入”。
    • 要查看收入交易的详细信息，请参阅GL资金可用快速参考指南的赠款收入钻取部分。
  • 提交给PTA内部奖励字符串记录的日记账交易最初在拨款模块中，被转移到总分类账中，并在JE来源名称列中标记为“项目”，在JE类别名称列中标记为“杂项交易”。
    • 要查看日记账分录交易的详细信息，请转到补助金仪表板中的支出查询
  • 在应付款系统中记录的内部奖励的发票/同意交易首先记录在总分类账中，然后转移到赠款模块。
    • 从总账入账到补助金模块入账可能会有延迟。
    • 要查看这些交易的更多细节，请转到拨款仪表板中的支出查询。
需要采取哪些步骤来减少预算/收入/资金？（非国际扶轮帐户）
  • 收到预算减少的奖项将需要完成以下所有步骤，并需要按列出的顺序完成。
    • 在适当的项目和任务中减少预算到正确的数额。（见第29页的预算奖）
    • 通过完成负收益事件来减少收益。（见第26页的“合规”部分）
      • 这是在每天晚上6点之后集中处理的，必须在继续之前处理。
    • 在项目和任务中减少项目资金到正确的数额。（见第23页“项目资助”）
    • 将现有的分期付款减少到正确的金额。（参见第22页的奖励分期付款-确保您更改了直接成本栏）
    • 奖金预算、项目资金、收入和分期付款在完成时必须相等。

 

助学金模块中两个财政年度都开放的7月份，需要关注哪些日期？
  • 当6月和7月都是开放的，并且收入事件的日期保持在上一年的默认日期或任何上一年的日期，该事件将在上一年的6月发布到总分类账。（最早开放期）
  • 如果您需要在7月发布收入分录，请确认收入事件日期更改为当前年度的7月。
  • 重要注意事项：下午6点处理6月及之前的所有分录，下午6点30分处理7月及之前的所有剩余分录，所以重要的是不要在6点至6点30分之间添加任何6月和之前的收入事件，因为这些将发布到当前年度的7月。
  • 要查看总账日期，将光标放在事件行上，点击“收入分配线”，弹出框将显示分配的收入事件的总账日期。
  • 使用对象摘要和赠款收入交易下的GL可用资金仪表板，也可以找到DFF和收入信贷。请参阅GL资金可用快速参考指南的赠款收入钻取部分。
  • 根据需要，注意在6月或7月确定资金和预算的日期。
我如何找到并厘清pta的承诺金额？
  • 要查找承诺，请进入Oracle > Awards > Award Status >查找Awards Status >输入奖励编号>点击承诺
  • 审核山猫采购订单上的发票，必要时关闭订单。
  • 对合同的公开采购订单需要关闭，以防止合同的进一步承诺费用。
  • 如有任何问题请联系purchasing@ohio.edu。
为什么我不能在Oracle e-Biz中访问OUGMS内部奖励用户？
  • 访问OUGMS内部奖励用户必须获得批准，并完成内部奖励培训。请联系IT支持获取。
  • 如果在校外，必须连接VPN。
  • 请检查安装的JAVA版本是否正确，并且电子商务地址是否在“例外站点列表”中列出。
  • 查看您正在使用的浏览器的启动说明。请参见《eBiz配置Java和eBiz连接要求快速参考指南》。
如何在模板中添加或删除员工？
  • 校园内部奖励用户无法更新模板。
  • 发送电子邮件到finance@ohio.edu请求更新模板。
为什么我在Oracle e-Biz中看不到我知道已经设立的项目或奖项？
  • 您必须是项目的关键成员或奖项中的奖项人员，才能在Oracle中查看项目/奖项。
  • 如果您设立了一个项目或奖项，但未来的日期在您的主要成员或奖项人员的名字上注明了起始日期，您将无法访问该项目或奖项，直到该日期。
  • 联系Finance@ohio.edu，如果你需要添加到项目或奖项，或者如果你需要从日期调整。
  • 所有奖项的列表可以在OBI的赠款仪表板中查看。
为什么我在可用奖助金中输入项目时没有任何结果？
  • 只有已附属于奖项的项目才会显示在结果中。
  • 当天设置的项目/奖励直到第二天（OBI夜间处理之后）才会显示在补助金仪表板中。
  • 所有项目/任务都可以在财务查找仪表板中找到，选择分段=项目/任务并应用。可以使用提示来过滤结果。
  • 项目/任务需要附加一个奖励的支出是允许的。设立的项目/任务本身没有资金。
项目主要成员和奖励人员的奖励是否有大规模变更？
  • 自动化过程可用于结束项目关键成员的日期，或结束日期并替换项目关键成员。如需更改，请联系finance@ohio.edu。
  • 添加一个新的项目成员而不结束以前的成员仍然需要手动完成。
  • 目前还没有一个自动化的流程来改变奖励人员，所以所有奖励人员的改变都需要手动进行。
  • 当员工离开大学或离开部门时，项目成员和奖励人员需要更新。
谁设立内部项目/任务？
  • 经过培训并可以访问Oracle内部奖励资助模块的部门员工将在其规划单元中为教职员工和/或组织建立任何项目。
  • 教师/员工应该只为他们设置一个内部项目。
    • 一个可能的例外是，如果他们改变了规划单位
  • 如果奖励给一个没有建立项目的员工，也不在你的计划单位，你需要联系该员工的计划单位进行设置。
  • 有关详细说明，请参阅/finance/trainings上的内部奖励-如何使用指南
谁应该是项目经理？
  • 对于员工项目，员工应该是项目经理。
  • 对于部门项目，部门主管应为项目经理。
当员工转到新部门时，是否应该创建一个新项目？
  • 通常，应该创建一个新项目，以便员工的先前组织条目保持不变。
  • 可以使用当前的项目，但任务组织应该更改为新组织（仅由财务），这将把历史上的所有事务也移动到新组织中。
  • 请参阅F&A / IDC分发过程快速参考指南，以帮助您查看RI分发。
  • 联系finance@ohio.edu更改项目附带的任何研究奖励。
  • 联系詹姆斯·邦德和orsp@ohio.edu，讨论当前的IDC发行版以及他们现在应该在哪里收费。
关闭的项目可以重新打开吗？
  • 检查任务中设置的组织和服务类型，以确保它们仍然有效。
  • 请联系finance@ohio.edu重新打开已关闭的项目。
项目组织可以更改吗？
  • 项目的项目组织可以由关键成员更改，因为它仅用于报告目的，对总分类账没有影响。
项目名称可以更改吗？
  • 可以将项目名称从特定的员工名称更改为部门名称，但也可能需要更改项目经理。
  • 这应该谨慎地进行，因为它限制了对历史信息的一些审查，因为即使项目现在有了新名称，旧项目名称下的所有以前的事务仍然会在项目上拉出。
什么时候应该关闭项目？
  • 项目可以在没有结束日期的情况下保持开放，因为除非与奖项相关联，否则不能向其收取费用。
  • 如果员工不再在俄亥俄大学工作，他们的项目应该结束并关闭。
  • 各部门应审查其项目清单中是否有任何被终止的员工，核实项目附带的奖励没有承诺，也没有可用余额，然后联系finance@ohio.edu要求终止。
  • 请参阅F&A / IDC分发过程快速参考指南，以帮助您查看RI分发。
  • 联系James Bond和orsp@ohio.edu讨论将任何未来的奖励IDC分发到另一个项目或成本中心。
如何添加新任务？
  • 只有项目的关键成员才能添加新任务。
  • 在Oracle e-Biz中打开项目并单击任务和详细信息。
  • 请参阅内部奖励-如何指导的任务设置部分
  • 验证和审查任务组织和服务类型（活动），因为它们用于总账交易。
  • 添加新任务时，它仅适用于您所在的项目。
任务组织或服务类型（活动）可以更改吗？
  • 项目的任务组织或服务类型（活动）只能通过联系finance@ohio.edu和/或提交在财务网站上的表格中找到的内部奖励帐户维护表格来更改，因为这些更改会影响总账会计。
  • 注意：任何被更改的任务组织或服务类型（活动）也会将总分类账中的先前事务更改为新的组织或活动。
各部门设置的任务的任务描述是否需要使用相同的名称？
  • 任务50-59和80-99是由部门设置的，并且可以在其部门的所有项目中有所不同。
  • 作为一个部门，您可以决定让具有相同编号的任务对每个项目具有相同的名称，但系统将允许不同项目之间的名称不同。
  • 更改任务名称应谨慎进行，因为在提取当前项目报告时，更改名称的历史记录将丢失。
谁设立内部奖项？
  • 研究激励（RI）奖由一般会计和财务报告集中设立。发送电子邮件到finance@ohio.edu请求设置。
  • 对于所有其他内部奖励，经过培训并可以访问Oracle内部奖励授予模块的部门员工将设立奖励，以分配其计划部门提供的资金/资金给已设立的任何项目/任务。
  • 有关详细说明，请参阅/finance/trainings上的内部奖励-如何使用指南。
在现有奖项的基础上增加新的奖项时应考虑什么？
  • 结束日期需要不同吗？
  • 奖项描述Flexfield中的资金账户是否需要不同？
  • 奖励类型或目的是否不同？
为什么收入没有分配？为什么没有勾选“收入分配”？
  • 收入分配框将在下午6点处理成功完成后自动检查。(注：我们不会核对收费箱。这是可以的)
  • 当减少奖励时，必须输入负收入事件，然后在减少资助金额之前必须进行隔夜处理。如果资金减少得太快，请删除“基金项目”屏幕上的负资金条目。然后，在夜间处理期间运行的作业将拾取负收入事件并生成所需的条目。第二天，您可以验证收入分配框已被选中，并继续执行其余步骤。
  • 在奖励描述Flexfield中输入的会计字符串必须通过所有交叉验证规则，否则将不会生成收入分录。检查记帐字符串的正确性。——实体和源的组合是否有效？
我可以更改奖项上的奖项描述Flexfield吗？
  • 日记账分录可以用来更改DFF收费（它不包括任何补助金来源），而不是重新做整个补助金，但补助金模块中的审计跟踪将丢失。
  • 现在有一个新的程序可用于查找因裁决而收取的DFF。
    • 有了这个新流程，就可以确定是谁资助了该奖项，而不依赖于DFF中的经常账户。
    • 请参阅GL资金可用快速参考指南的赠款收入钻取部分。
    • 这可能不适用于旧的资金。
    • 任何后续的手动日记账条目都不会反映在此查找中。
  • 查看一个奖项的当前DFF并不能保证所有的资金都使用了该费用。
  • 有些人喜欢保持DFF不变，为不同的资金设立一个新的奖项。
  • 有些人喜欢把所有的东西都放在一个奖项上，即使资金来自不同的账户。
为什么基金会帐户与大学帐户交叉导致奖项设置无效？
  • 选择的奖励类型和奖励描述Flexfield中的实体必须两个是俄亥俄大学的账户或者两个成为基金会帐户。
    • 确定奖励类型或奖励DFF是否错误。
  • 虽然奖励类型和奖励DFF仍然不正确，但奖励的预算、收入和资金将需要减少到零。参见附录G的内部奖励-如何指导。
  • 更正奖项类型或奖项描述Flexfield。参见附录F内部奖励-如何指导每个实体的有效奖励类型。
  • 再次输入奖项的资金、预算和收入。
为什么我收到预算/资金错误消息？
  • 错误消息- “预算总额大于项目资助金额”
  • 错误消息-“预算（月-年）超过可用资金金额$xxx。”项目xxxxx”
  • 当减少奖助金时，必须先减少预算。
  • 当减少预算时，回到最早的可用预算金额，并在必要时减少，而不是在当月输入负数。
为什么我不能编辑预算？
  • 预算屏幕上的状态应该是“Working”。
  • 如果状态仍然显示“已提交”，则表明先前的更改没有基线化，也没有完全完成。
  • 点击基线按钮并保存，然后应该再次允许编辑。
我如何修复没有7位数的奖励？
  • 内部奖励设置没有精确的7位数将显得有效，并通过资金，收入和预算过程中没有任何错误。
  • 问题是，甲骨文的支出不能计入非7位数的奖金。
  • 奖励将不得不减少（预算，收入，资金，分期付款），使可用余额为零，然后联系finance@ohio.edu关闭奖励。
  • 然后需要设置一个新的奖励来取代非7位数的奖励。
奖项的名称可以更改吗？
  • 奖项名称可由颁奖人员更改。
  • 这应该谨慎地进行，因为它限制了对历史信息的一些审查，因为即使现在有了新名称，旧奖励名称下的所有以前的事务仍然会在奖励上拉出。
我是否需要要求奖项在截止日期之后结束？
  • 如果您点击不包含已关闭的奖项，则请求关闭的奖项将允许在您的搜索中列出较小的奖项列表。
  • 附属于该奖项的所有项目必须为零可用余额。
  • 关闭奖项的请求应由颁奖人员发送至finance@ohio.edu。
在提交JET时，什么是“此奖励错误不可用的费用类型”？
  • 即使在总帐中设置了对象类型，也可能不会在授予模块系统中设置对象类型。这是两个独立的列表。
  • 有效的支出类型可以通过选择分段=支出类型和应用在财务查找仪表板中找到。
  • 要请求新的支出类型，请填写财务网站上的表格中的COA_seg_value_req excel文件表格，并发送到financecustomercare@ohio.edu。
我可以存入支票并将其记录到内部奖励吗？
  • 根据定义，内部奖励只由内部资金设立。
  • 您不能将外部资金作为收入存入内部奖励。
  • 如果供应商为您提供了退款或偿还了您之前的费用，您可以使用费用对象代码7xxxxx将资金存入内部奖励，作为费用减少。（使用补助金会计存款表）
  • 其他支票收据必须记录到部门成本中心的收入目标代码中。
  • 然后，该部门成本中心可以用于资助内部奖励，并输入到奖励描述Flexfield中。
是否可以使用转账代码来转移内部奖励的资金？
  • 您永远不能在任何内部奖励日志条目上使用目标代码610100或620100。
  • 转让对象代码630200可用于转让科研激励奖励。
    • 国际扶轮帐户与部门成本中心之间的转帐只有在有利于研究的情况下才被允许。国际扶轮帐户的目的是进一步在该机构进行研究。（见指南附录H）
  • 为了将资金转移到非研究奖励上，奖励人员可以通过调整资助模块的预算、收入和资助，通过内部奖励程序增加或减少内部奖励。（见指南附录G）
  • 您可以使用带有内部奖励的日记账分录移动费用（目标代码以7开头）。
    • 参考JE线路描述中的原始交易，从原始交易中记录正确的支出项目日期和PA日期。
我如何将资金从内部奖助金或国际扶轮奖助金转入资本奖助金？
  • 在这个过程中，资本支出必须被允许用于内部或研究激励奖励。
  • 使用目标代码630200提交日记账分录，并将资金从内部/研究激励奖励（借方）转入部门账户（贷方）。
  • 给CPF （Kris Sano）提供部门账号和金额，以资助资本项目。