授予会计

财务管理

赠款会计与教师和部门业务办公室工作人员密切合作，以确保财务合规性和外部资助资金的适当会计。办公室职责包括：财务报告，成本转移审查，奖励结清，现金管理（包括信用证提取，赞助商发票，赞助商付款，应收账款），成本分担合规性，工作报告，赞助设备库存，审计和审查。

采购限制/指南

负责项目的首席研究员（PI）对所有用资助资金进行的采购负责，并且必须遵循联邦、州和大学的指导方针，以及资助机构制定的具体指导方针和限制。项目负责人及其部门必须根据实际支出监测项目预算，并纠正超出可用资金总额的支出。

补助金会计处审查用补助金购买的物品是否符合这些准则/限制。不符合资助限制的购买由资助会计和/或研究和赞助项目办公室（ORSP）审查。如果购买被认为是不可接受的，它必须被记入一个无限制的帐户。

所有延期申请和修改或预算调整必须通过ORSP进行。部门必须以书面形式提出这些要求，并为更改提供充分的理由。

所有内部使用费用必须由奖助金会计办公室批准。

成本Allowability

赞助协议只有在符合以下标准时才能收取费用：

• 合理的
  • 如果获得或应用的货物或服务的性质和数量反映了谨慎人士在类似情况下承担此类费用的决定，则项目成本可被认为是合理的。(见管理及预算局通告A-21.C。第3和2 CFR 200.404条)
• 可拨出的
  • 成本必须是特定于项目的，成本的比例效益可以相对容易地分配给项目，并具有高度的准确性。
  • 费用必须提前、受益或对赞助协议是必要的。可分配成本是根据所获得的相对利益或其他公平关系，可分配或收取给一个或多个赞助项目成本目标的费用。(见管理及预算局通告A-21.C.4。和《联邦法规》第200.405条)。
• 治疗持续
  • 联邦指导方针特别要求保持一致性，以确保补助金不计入直接（特定项目）和财政与行政费用（大学经常购买/提供的一般使用项目）的相同类型的费用。这一要求确保了联邦担保人在类似情况下不会为相同的费用支付两次费用。(- 21. c.11.a。及2 CFR 200.403)
  • 在类似的情况下，大学院系必须始终如一地将为同一目的而发生的费用作为直接费用或财务及行政费用处理。对赞助工作的认同，而不是所涉及的商品和服务的性质，是区分赞助协议直接与财务和行政费用的决定性因素。如果大学将某一特定类型的成本视为赞助协议的直接成本，则在类似情况下为同一目的产生的所有成本都必须视为直接成本。
  • 例如，从库存或服务中提供的材料的成本可以作为赞助协议的直接成本包括在内，前提是这些项目在类似情况下始终如一地处理，并按照公认的计算实际成本的方法进行收费，并符合大学始终遵循的普遍接受的成本会计惯例。
• 符合奖项的条款和条件。

成本转移指引

首席研究员和他们的部门负责启动和处理成本转移，并确保成本转移按照统一指导、大学指导方针和赞助奖励完成。会计审核分录，并通知部门因不合规而将被撤销的分录。

统一指导说明了什么费用可以分配给一个奖项。这些费用必须用于为该特定奖项确定的工作。该作品必须有利于该奖励，并且必须按其利益的比例收费。例如，如果一名研究生正在攻读两个独立的奖项，那么该学生只能按照与每个奖项相关的工作的比例收费。

因此，分配给奖励的原因不能是由于奖励超支或由于特定奖励的费用不允许。超支的余额和不允许的费用必须记入一个不受限制的帐户。

 

2 CFR 200.405可分配成本，统一指南规定：

(a)如果所涉及的货物或服务按照所获得的相对利益可计入或可分配给该联邦裁决或成本目标，则该成本可分配给某一特定联邦裁决或其他成本目标。如果成本：

(1)专门为联邦裁决而产生的；(2)联邦奖励和非联邦实体的其他工作均可受益，并可按合理方法估算的比例分配；(3)对于非联邦实体的整体运作是必需的，并且根据本部分的原则可以部分分配给联邦政府。

(b)所有受益于非联邦实体间接成本的活动，包括非联邦实体或第三方不允许的活动和捐赠服务，将获得适当的间接成本分配。

(c)根据本部分规定的原则分配给某一特定联邦裁决的任何费用，不得为克服资金不足、避免联邦法规、法规或联邦裁决条款和条件所施加的限制或出于其他原因而向其他联邦裁决收取。然而，这一禁令并不妨碍非联邦实体根据现有的联邦法规、法规或联邦裁决的条款和条件，转移两项或多项联邦裁决所允许的成本。

允许成本转移到赞助奖项

纠正错误的收费

分摊费用的一部分

不允许的费用转移到赞助奖项

90天以上的修正

在奖励结束时使用剩余的资金

超支的余额和不允许的费用必须记入一个不受限制的帐户

文档需求

• 所有交易的供应商收据明细
• 为每笔交易提供理由