充实的事务

并发事务系统

俄亥俄大学使用Concur来发布万事达卡的支付卡交易。在Concur中发布交易仅仅意味着持卡人或代理人现在可以看到交易，以便进行验证。任何与核对和批准信用卡交易相关的处理日期都是从Concur中的邮寄日期开始计算的。当交易报告在Concur中提交并随后由审批人批准时，交易将被发布到大学的财务报表中。

及时确认交易

确认交易包括将其分配到正确的帐号和目标代码，附加所有必需的文档，提供充分的业务目的并在Concur中获得批准。持卡人有28个日历天来核对交易并提交报告。审批者有9个日历天的时间在Concur中批准报告。我们鼓励持卡人尽快证明他们的PCard交易。

报告被批准后，交易被转移到Oracle财务系统（也称为Ebiz）。这些交易通常在批准后的第二天发布到Ebiz，并将在第二天在Oracle商业智能（OBI）仪表板中可见。及时核对交易，确保您和您的部门能够尽快了解您的真实财务状况。在赠款资金的情况下，发起人不能为这些费用开具发票，直到它们出现在财务报表中。

费用报告命名惯例

所有PCard交易都被拉入Concur中的费用报告中。报告应该根据其包含的事务类型以不同的方式命名。使用以下命名约定：

• 报告类型-必须在报告上贴上下列前两个字母的标签：
  • TR：与旅游相关的交易
  • PC：仅限PCard费用
  • RE：非差旅报销-不要在RE报告中提交差旅报销请求
• 我们建议在TR、PC或RE之后标注“同意”报告，如下所示：
  • 旅客PCard持有人姓氏的前四个字母
    • 如果持卡人代他人购物，或者在部门卡的情况下，持卡人/托管人可以使用他们代购买的个人姓氏的前4个字母来跟踪他们的支出。
  • 4位数年份的日期（旅行的第一天，交易日期，最古老的交易日期，如果有多个日期），例如PCSMIT08242023

如果同一旅行事件发生了额外费用，需要在以后的日期额外报告，则命名惯例将继续包括在原始报告中添加字母a、B、C等。不要等待旅行的所有费用打到您的Concur帐户，导致延迟交易在政策范围内。

分项收入

PCard购买必须有分项收据支持，其中列出了购买的物品、每件物品的美元金额以及每笔交易的总额。网上订单需要一份详细列出所有费用的订单副本。

分项收据被定义为包含以下信息的发票、现金收条、销售单或装箱单：

• 业务/供应商名称和位置
• 购买日期
• 所购物品说明
• 所购物品的价格
• 采购总额
• 付款方式（有时包括在内，但并非总是如此）
• 附上装箱单（如有）

收据的电子副本可以接受。手写收据必须由供应商的雇员签署。如果收银机的纸带上没有列出所购买的物品，应在纸带上清楚地写明，以便对所购买的物品提供充分的说明。如果你有包装单，你也应该附上它作为购买的备份。

商业目的

商业目的是一个关键的信息，是必要的每一个购买你的个人信用卡。当使用大学资金或要求从大学资金中报销时，需要明确的商业目的的文件，以便审批人和/或审计员可以合理地得出结论并同意该支出是适当的商业支出。

商业目的是一份充分描述该费用为大学必要、合理和适当的商业费用的声明。所有费用必须支持或推进大学的目标、宗旨和使命。

费用审批人有责任确定费用是否符合业务目的准则，以及费用是否为必要的业务费用。

在定义业务目标时，5个“w”（Who, What, Where, When, Why）可以帮助你创建一个文档化的业务目标：

• 谁：文件必须明确注明谁的费用或谁参加了由大学资助的活动。
  • 例子:
    • 商务餐：John Smith（大学外宾）和Susie Bobcat。
    • 教室用品：历史101，史密斯教授
• 什么：大学需要知道发生了什么类型的事件或活动，或者购买了什么。所有收据或发票应逐项列出。
  • 例子:
    • 两份主菜，两份饮料，还有一份甜点
    • 3本笔记本和一盒黄色荧光笔
• 地点：记录业务活动发生的地点。例如：亚特兰大XYZ会议的酒店房间
• When：记录事件发生的时间。例如：5/3/2022毕业酒会。
• 原因：最重要的是，证明为什么费用对大学来说是合理和合适的。“为什么”应该包括花费的主要原因。