绿标设备

处理大学拥有的（绿色标签）设备的指南如下所述。请注意，所有设备都受大学政策19.054：设备库存控制的约束。

有关以下详细程序以及所有表格的问题，请发送至finance.equipmentinventory@ohio.edu。

请使用设备库存快速参考指南来帮助您提取组织的库存清单。

指导方针

接收新设备

• 当使用部门直接从供应商处收到设备时，设备库存办公室将对设备进行定位和标记。
• 通过俄亥俄大学基金会（OUF）作为礼物收到的设备将在接收方系联系人的协助下被标记。库存记录所需的必要信息将由公开基金和部门决定。如果你的部门收到的礼物不在你的库存清单上，请通知设备库存。礼品与购买的任何设备都有相同的标签标准。在收到的财政年度中记录它们是很重要的。

新设备的标签

分配给一件设备的标签编号是在库存控制系统中建立单位记录的中心机制。每条记录必须包含有关该项目的以下信息：

• 负责设备分配的人员
• 设备描述
• 序列号或制造商识别号码
• 原始成本
• 采购订单号（如适用）
• 收购日期
• 处理日期
• 类别
• 设备分配到的部门
• 地点（建筑和房间号）

设备、维护和处置状态的变化

设备状态的变化必须由负责设备的部门报告给财务。为此应使用设备状态变更表（Excel）。身份的变化将在发生时报告，并根据需要报告给保荐机构。状态变化的例子包括：

• 偷来的
• 报废（即送往校园回收）
• 交易
• 退回给供应商
• 调到其他部门或负责人
• 搬迁到不同的房间或建筑

所有被认为是多余的设备都要通过联系移动和剩余处理。

学校拥有的设备只有在系主任允许的情况下才能搬离校园。带离校园的设备必须在学校工作人员的监督下使用。在将设备带离校园之前，必须填写设备带离校园申请表（Excel）并将其副本发送到设备库存办公室，并在设备归还时再次发送。

双年度库存

每两年，设备盘存处将向各部门联系人发送电子邮件，就审计设备的过程提供咨询意见。这将在3月31日或9月30日之后尽快发生。该清单应由部门核实，并在设备状态变更表上向设备库存办公室报告所有更正。电子邮件附带的认证必须由部门主管签名，并与变更清单一起返回。

有关更多信息，请参阅两年一次的认证。

季度库存

每季度，设备库存办公室将通过电子邮件与各部门联系。这封电子邮件将包括对部门设备进行季度检查的说明。本次审核期间不需要退回文件。季度库存审查严格地提醒审查部门的设备库存。

审计

设备库存将由国家审计员和大学会计人员定期审计。因此，所有影响移动设备的交易都必须妥善记录。

终止员工分配的设备

当员工离开大学并被分配资产时，需要通知设备清单办公室。请使用OBIEE中的设备库存仪表板来确定员工是否有分配给他们的资产。如有必要，请将填写好的设备状态变更表与新的联系人一起发送给设备库存办公室，请参阅上述说明。

请参阅下面的代码片段来获取被终止的员工列表。如果高亮区域被标记为“Y”，则在点击“应用”后，只会显示分配给被解雇员工的资产。