进步
俄亥俄大学向员工和学生提供三种预付款。这些资金可能被要求预先支付业务需求，并在签发或旅行事件后证实。
预付款的类型
研究进展
研究人员可以要求预支现金直接支付给研究对象。购买礼品卡以代替现金分发仍被视为现金支付，并受到与支付现金相同的限制。在一个日历年里，支付给人类/研究对象的600美元或以上的款项将作为应税收入报告给美国国税局，收件人将收到1099-MISC表格。
有关购买礼品卡的更多信息，请参阅购买礼品卡网页。
请求研究进展：
要申请研究预付款，研究人员必须填写预付款申请表的研究预付款细节部分。该表格必须由研究人员和规划单位CFAO共同签署。表格完成后，必须在BobcatBUY的付款申请表上提交给财务部门。研究进展必须在需要资金前不迟于10天提交给财务。以下准则适用于所有研究进展：
- 给员工的预支款项不能超过12个月的运营账户或基金会账户。
- 给员工或学生的预付款不能超过3个月的外部资助或奖励账户。
- 预支给学生的款项不得超过所收到的学期。
证实研究进展：
所有的研究进展必须在原始研究进展表中提到的结束日期的15天内得到证实。填妥的表格应通过电子邮件发送至accounts.payable@ohio.edu。
证明预支所需的文件包括：
- 研究进度证明表，由研究人员和计划单位CFAO共同签署。
- 表格可以在预先申请表格的第三页找到
- 财务处发出的任何退款收据。
- 参与者姓名，电子邮件，以及给每个参与者的金额。
- 表格可以在预先请求表格的底部标签上找到，以帮助研究人员完成这一要求。
- 确认任何外国国籍的参与者。（请参阅下面的外国国民部分。）
- 参加者签名表示接受付款。
- 如果发送电子礼品卡，许多平台会提供一份报告，显示礼品卡何时被收件人打开。此报告可作为签名要求的替代。如果您使用的平台不包括这样的报告，您必须提供收件人的实际签名或电子礼品卡收件人的电子邮件副本，其中包括他们的姓名、电子邮件地址、收到的金额以及他们对电子礼品卡的接受程度。
- 美国国税局表格W9或W8 -任何参与者收到超过100美元-无论它是现金或现金等价物。
- 每个PI都需要维护一个收到现金或现金等价物（如礼品卡、预付信用卡、电子礼品卡等）的参与者的列表，无论金额如何（即使少于100美元）。如果大学被美国国税局审计，PI将被要求提供该清单供美国国税局审计。
旅行和项目预付款
员工只有在与一群学生一起旅行或在国际旅行超过14天时才能申请旅行预付款。每名员工一次只批准一次预支，预支时间不得超过旅行日期前7天。学生也有资格要求提前旅行时，为学校的商业目的。
申请旅行/项目预支：
要申请提前旅行，旅行者必须在提前申请表格上填写计划和旅行提前细节。该表格必须由收到预付款的员工或学生和计划单位CFAO签署。对于与一组学生一起旅行的教师，必须提供包括学生姓名列表和费用明细在内的文件。在完成表格和文件后，表格必须在BobcatBUY的付款申请表上提交给财务部门。预付款必须在旅行日期前10天提交给财务。
出差/计划预支证明：
所有旅行垫款必须在旅行结束日期前的15天内证明。员工必须在学校的费用管理平台上证明差旅预支，同意。下面是QRGs，可以帮助指导员工完成这个过程。
同意-如何分配旅行预付款
同意-如何处理旅行预支现金返还
没有Concur访问权限的学生必须提交旅行提前证明表格，在提前申请表的第三页找到，由旅行者和计划单位CFAO签署。填妥的表格应通过电子邮件发送至accounts.payable@ohio.edu。
证明预支所需的文件包括：
- 同意费用报告或书面预支证明表格，详细说明预支的使用情况。
- 财务处发出的任何退款收据。
- 学生每日津贴的详细文件（如果适用），并由学生签名确认收到资金。
- 除美国国税局每日津贴或里程费率外的任何费用的分项收据。
- 分项收据被定义为包含以下信息的发票、现金出纳收据、销售单据或包装单据。
- 业务/供应商名称
- 位置
- 购买日期
- 所购物品说明
- 所购物品的价格
- 采购总额
- 付款方式
- 分项收据被定义为包含以下信息的发票、现金出纳收据、销售单据或包装单据。
- 证明出差商务目的的文件。
- 旅行行程
- 名册（如适用）
预收款项的税务处理
不遵守上述任何步骤都可能导致所有付款作为应税收入报告给收件人。
外国人
- 支付给研究对象的所有款项，无论是现金还是现金等价物，无论金额多少，当外国研究对象被确定为非居民外国人时，都要遵守美国国税局的预扣缴和报告要求。一般情况下预提率是30%，需要在部门付款的时候预提。当以现金等价物（如礼品卡）代替现金支付时，学校仍然需要遵守预扣税和报告要求，因此，该部门将负责通过累计预扣税来支付预扣税，预扣税的税率为42.86%。例如，如果一名外国研究参与者因参加研究焦点小组而获得70美元的税收补偿，该部门将需要汇款30美元（70美元的42.86%）来支付预扣税。在聘请任何外国公民参与研究之前，该部门需要要求外国公民联系(a)税务部门（tax@ohio.edu），提供预期的研究课题支付信息，以确定他们的税收状况和税收后果，以及(b)国际学生和学者服务办公室（isss@ohio.edu），以确保他们也符合他们的移民要求，如果适用的话。
- 如果外国学生是出于税收目的的非居民外国人，但未能遵守旅行预先政策，则需要根据个人情况审查具体的税务后果，以满足任何适用的预扣和报告义务。