PaymentWorks将于2024年11月5日试运行

财务部很高兴地宣布，我们将于2024年11月5日试运行新的供应商管理系统PaymentWorks。我们将在一个部门进行软启动，并允许他们首先邀请新的供应商。软发布将允许我们收集反馈，监控性能，并确保在我们向整个大学社区发布之前，用户体验是最好的。与此同时，财务部将努力将我们所有的活跃供应商转换为PaymentWorks系统。

一旦我们的软启动完成，我们将推出系统的其余校园社区，在未来的60 - 90天。请继续使用我们现有的流程与供应商对接，直到您收到财务部门的通知和关于如何使用新的PaymentWorks系统与新供应商对接的说明。

为什么我们要采用新的供应商管理系统？

实施这一系统将允许校园邀请他们的新供应商，而无需通过大学的采购系统BobcatBUY。新系统还将为您提供对新供应商注册状态的可见性。此外，如果供应商及时完成注册流程，则可以缩短系统中供应商设置的周转时间。

一个主要的好处是，大学院系将不再需要从供应商那里收集机密信息（例如，税号和银行账户信息）。在PaymentWorks注册允许供应商建立个人资料和管理他们的帐户，并根据需要对他们的信息进行任何更改。供应商还可以上传所有必要的文件，如税务信息、美国税务署独立承包商确认和任何必要的保险文件。虽然在最初的版本中没有提供，但财务部门正在进行集成，使供应商能够通过他们的PaymentWorks配置文件查看他们的发票、付款信息和历史记录。我们将就此沟通更多的信息，一旦这是提供给我们的供应商。

此外，PaymentWorks将完成所有供应商验证任务，如税务ID、地址和银行账户信息。他们还将根据联邦和州的制裁名单进行所有法律要求的供应商合规检查，并在供应商合作关系的整个生命周期内持续监控我们的供应商是否符合这些制裁名单。

这对你现有的供应商意味着什么？

您的部门不需要对系统中已经活跃的供应商做任何事情。活跃的供应商可以继续用于满足您的所有采购需求。在接下来的几个月里，财务部将与这些供应商联系，让他们加入新系统。

如果您的供应商需要更改其供应商记录，请提交FCC票据，财务将升级他们的PaymentWorks入职流程，以便我们可以在系统中更新他们的信息。

如何邀请供应商加入PaymentWorks并跟进他们的入职流程？

财务部推出了一个PaymentWorks网站，为校园社区和供应商提供工作指导。请浏览我们的网站/finance/accounts-payable/supplier-management以熟悉PaymentWorks系统。

财务部还将举办研讨会，演示如何使用该系统，并回答您的所有问题。

我如何知道我的供应商是否已获PaymentWorks邀请注册？

这很简单——只需使用OBI中提供的供应商仪表板。仪表板中添加了两个字段，标题为“最后一次PW更新日期”和“邀请发送日期”。下面是对这些字段的描述。

• Date invite Sent—此字段中的日期表示通过PaymentWorks邀请供应商的日期。
  • 如果此字段为空白，则没有通过PaymentWorks向该供应商发送邀请。
• Last PW Update Date -该字段中的日期表示供应商已经提交了他们的NVR，并且已经被财务部门批准。这意味着您的供应商已通过PaymentWorks完全登录。如果供应商更改其供应商配置文件，则此日期将更新。
  • 如果这个字段是空白的，说明供应商还没有完成他们的NVR，或者他们已经完成了NVR，但是还没有完成后台的审批。如果您已经邀请了供应商，请登录PaymentWorks并查看跟踪器，查看NVR正在进行中。

如果在“发送邀请的日期”字段中有一个日期，但是“最后PW更新日期”字段是空白的，这意味着您的供应商还没有完全登录到PaymentWorks。如果供应商未采取任何行动，供应商将在发出邀请后的第3、7、14、21、28、35天收到有关邀请的自动提醒。35天后，如果需要，发起人可以重新发送邀请。各部门需要与供应商合作，确保他们在接受任何商品或服务之前提交NVR。

事先付款工作沟通

在整个实施过程中，财务部在Business Matters上发布了几篇PaymentWorks文章，以使大学社区熟悉该系统。下面是这些文章的链接。

• 新供应商管理系统（PaymentWorks）
• 在PaymentWorks中邀请供应商
• PaymentWorks：通过供应商注册跟踪供应商
• PaymentWorks更新- 2023年9月
• PaymentWorks：供应商注册

如往常一样，如果您有任何问题，请提交FCC票。