购买礼品卡
大学认识到院系可能希望使用礼品卡来奖励、奖励、研究项目和其他与业务相关的功能。因此，必须遵循程序，确保礼品卡得到妥善保管并及时证实。
根据美国国税局的规定，礼品卡、礼品券、储值卡或预付信用卡，统称为礼品卡，被认为是一种现金或现金等价物，无论面值如何，都要纳税。如果收到的礼品卡价值在一个日历年内累计达到600美元或以上，则赠送给学生和非雇员的礼品卡的价值在IRS 1099-MISC表上是应纳税和应报告的收入。在与人力资源部确认之前，不应向员工提供礼品卡。提供给员工的礼品卡必须作为应税收入报告，并包括在员工的W-2表上。
如何购买和确认礼品卡
礼品卡应该在大学PCard上购买，除非员工或学生已经收到了研究项目的预付款。礼品卡由部门保管时，必须妥善保管在上锁的区域/柜子内。如卡被盗或遗失，须由持卡人赔偿。礼品卡只能购买所需的准确数量，购买多余的礼品卡而不能在政策范围内得到证实将被视为违反PCard。
使用PCard购买的礼品卡需要根据PCard政策进行证明，该政策规定所有交易必须在Concur发送后28天内进行证明。购买礼品卡需要提供以下文件：
明细收据，显示从供应商处购买，购买的卡的数量，以及每张卡上的金额。
对于购买的每张礼品卡，持卡人必须有姓名、电子邮件、金额和收款人的签名。
如果任何参与者的礼品卡（或礼品卡的累积）超过100美元，则必须向收件人收集W-9。
示例场景
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招生办有一个激励计划来吸引新生申请入学。每个注册的学生都有一次机会赢得一张价值50美元的学校书店礼品卡。贝蒂山猫赢得了最后的抽奖，并获得了一张50美元的礼品卡
- 招生部门需要提供文件，包括贝蒂·山猫的名字、电子邮件、捐赠金额（50美元），以及确认收到礼品卡的签名。
- 招生部门还需要提供购买礼品卡的明细收据。
- 最后，招生部门将需要提供文件，显示他们的图纸的商业目的。
简·史密斯正在进行一个分三个阶段的研究项目。参与者将在项目的每个阶段收到一张礼品卡。完成第一阶段后，参与者将获得一张价值25美元的亚马逊礼品卡。完成第二阶段后，参与者将获得一张价值25美元的亚马逊礼品卡。完成第三阶段后，参与者会收到一张价值75美元的亚马逊礼品卡。
Jane需要提供参与者的姓名、电子邮件、每个阶段的金额以及确认每次分发礼品卡的签名
Jane还需要提供一份IRS W-9表格，因为三者的总和超过了100美元。
最后，Jane需要提供购买礼品卡的明细收据。
给外国人的礼品卡
在向外国公民发放任何价值的礼品卡之前，该部门需要联系：(a)税务部门（tax@ohio.edu），了解预计的礼品卡金额，以确定他们的税务状况和税务后果；(b)国际学生和学者服务办公室（isss@ohio.edu），以确保他们也符合移民要求（如果适用）。
当赠送礼品卡而不是现金支付时，大学仍然需要遵守预扣税和报告要求。因此，该部门将负责支付预扣税。