记录差旅费用

所有员工的差旅费用都记录在旅行和费用管理系统中。Concur报告将生成任何现金交易的报销。

记录旅行的报告应该遵循命名惯例，以TR开头。
我们建议名称的其余部分如下：
- 旅行者姓氏的前四个字母
- 4位数年份的日期（旅行的第一天，交易日期，如果有多个日期，最老的交易日期），例如TRSMIT04262024。
如果您为同一行程提交多份报告，请使用相同的报告名称，并在结尾处添加字母A， B， C等。不要等待旅行的所有费用打到您的Concur帐户，导致延迟交易在政策范围内。
包括所有费用，无论是通过大学信用卡支付还是由需要报销的旅行者支付。

一般实体化

任何75美元或以上的非住宿旅行费用都需要在旅行费用报告中附上收据。如果费用低于75美元，则不需要收据，例如出租车、火车、地铁、行李费、代理预订费、停车费。

所有其他的大学卡交易都需要收据。持卡人/旅客将被要求偿还任何没有收据证明的交易。

快速参考指南

收据

收据必须包括供应商名称，交易日期，购买或支付的物品，费用明细，以及支付的总额，如果适用的话，包括小费。

会议旅行必须包括议程、行程或类似文件，详细说明活动的日期和地点、开展的业务或主题、提供的餐食和任何其他相关信息。

请记住，Concur中的每个报告都必须单独存在。如果您有多个与特定旅行相关的报告，则应在每个报告中提供相关信息。行程不需要附在机票上，但所有记录实际行程的报告都必须包括此支持文件。

自付差旅费的报销是通过批准TR报告来处理的。一旦获得部门批准，财务部门每天都会处理报告。

旅行费用报告必须在旅行归来后15天内提交给审批人。如果您因个人旅行而延长您的旅行，您有15天的时间从旅行的商务部分结束后提交您的所有商务费用的报告。如果你不能及时证明你的差旅费，会给我们的负责任计划带来风险，该计划允许我们在免税的基础上为员工报销/支付费用。