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威廉希尔亚洲真人平台FlexWork

俄亥俄大学正在采用一种工作场所模式,该模式能够实现灵活性,适应不断变化的团队和大学需求,优化协作工作,同时尊重个人努力的需要,并无缝集成我们的虚拟和物理环境。利用早期采用者,这个项目的目的是开发创新的和财务上可持续的工作场所模型,可以很容易地在俄亥俄系统中扩展。除了创建设计的空间原型,模型将包括一个过程,通过基本的讨论和决策作为一个团队,使Flexwork模型为您工作。

鼓励学院、系和行政单位的领导根据以下原则和指导方针来规划灵活的工作安排。计划应该让员工实现他们工作的成功成果。大学规划和大学人力资源可以为领导和主管提供决策咨询。

在关于OHIO FlexWork页面上了解更多关于成功措施、实施过程和工作组的信息。

大学FlexSpaces

大学弹性空间是校园内指定的区域,由私人、半私人和开放的工作站组成,供大学员工使用。有些工作站是可保留的,而其他工作站则指定为临时使用。

大学Flexspaces

 

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管理弹性安排:资源,技术指南和工具

大学认识到工作场所的灵活性对招聘、保留、士气、参与和生产力的积极影响。鉴于对雇员和机构的互利影响,强烈鼓励主管和部门/规划单位负责人尽可能利用以下概述的灵活协议。

为了支持这些协议,我们鼓励监事使用本网站作为成功的工具。下面,请找到相关的官方威廉希尔亚洲真人平台政策,UHR的指导方针,协议表格和其他有用的工具。

如有任何问题,请联系您的人力资源联络员。

建议及指引

合规

州和地方所得税

考虑到学校对每个员工适当征税的要求以及我们向更灵活的员工队伍的机构方向,学校将对大学员工所在的每个地点实施州和市的预扣税,包括远程工作人员、校园员工和分散工作地点的员工。在校园工作的员工将有市政代扣代缴。远程工作的员工将为他们的家庭/工作地点缴纳州和地方的预扣税。所有员工都应该使用我的个人信息(MPI)中的FlexWork跟踪器来保持他们的安排是最新的。

国家失业保险

失业率因州而异。学校在每个有工作人员的州都设立了失业保险。欲了解更多信息,请联系大学人力资源部uhr@ohio.edu。

工人的补偿

俄亥俄大学致力于为所有员工创造安全健康的工作场所,包括那些远程工作的员工。与失业问题一样,各州的工人赔偿也各不相同。一般而言,雇员必须在受雇期间或在受雇期间生病或受伤,才可享有工伤赔偿。每个工人赔偿情况都是独特的,将根据具体情况进行评估。欲了解更多信息,请联系大学人力资源部uhr@ohio.edu。

员工和家属病假

虽然大学遵守所有适用的威廉希尔亚洲真人平台和联邦休假法,但几个州对休假有不同的要求。欲了解更多信息,请联系大学人力资源部uhr@ohio.edu。

各州的额外差异

各州之间还有其他一些法律差异,包括工资合规性、医疗保健福利、COBRA法律、招聘法规和工时法规。俄亥俄大学致力于为所有员工遵守所有州法律。欲了解更多信息或有具体问题,请联系大学人力资源部uhr@ohio.edu。

家庭办公和通勤相关费用

发放办公家具,电脑和其他设备是由你的单位的自由裁量权。更多信息请联系你的主管。

以下项目不被视为远程/混合雇员的应纳税所得额:

  • 报销网络和电话服务的业务部分
  • 报销与运输、标准邮资和印刷有关的自付费用
  • 商务和办公用品的报销

商务或办公用品的使用必须是合理和必要的,以完成工作职能。欲了解更多信息,请与您的主管联系。

所有员工都应妥善管理大学的资源,并注意与大学业务相关的差旅和用品费用。

根据弹性工作协议(使用弹性工作跟踪器),在替代工作地点工作的员工不被视为处于旅行状态,因此,不允许报销政策41.121报销公务旅行和娱乐费用所涵盖的旅行或餐饮相关费用。

在你的传统大学工作地点(也被称为主要校园地点)和你的替代工作地点(例如,你的家)之间的旅行被认为是正常的通勤,并且不报销(这包括里程,停车,通行费和其他正常的通勤相关费用)。即使你被安排在一个地方工作,但由于任何原因需要在另一个地方工作,这也适用。

如果您处于已批准的旅行状态(即出差或参加非现场会议或会议),则应根据您当前计划的工作地点(传统或替代)计算差旅费。如果从你的替代工作地点(例如,家)出发,你应该扣除你的通勤里程(因为这些是不可报销的)。这是最经济的方法,因为它涉及到里程报销。

技术

科技使工作可以从任何地方获得,所以我们必须优化我们的部门,以实现共享和协作。在为FlexWork选择技术时,部门应该关注协作和共享。为您的员工提供一个交流和分享想法的地方,可以创建一个协作和分享的中心,使我们的团队能够专注于取得成果。此外,部门应该选择能够增强灵活性的技术。灵活的技术选择允许移动员工在远程工作或在工作场所有效地工作。

信息技术办公室(OIT)为采用FlexWork的部门推荐以下技术。

设备

在一个灵活的工作场所,笔记本电脑成为首选设备。它们便于携带、价格合理、可靠、功能强大、坚固耐用。山猫仓库提供了各种屏幕尺寸和键盘布局,让您选择不同类型的工人和他们不同的要求。建立一个使用笔记本电脑作为主要设备的技术标准,为该部门提供了设计创新共享空间的灵活性,并使团队成员能够在任何地方工作。

协作

虽然Microsoft Teams非常适合个人交流,但您也可以为您的部门创建一个团队,通过提供部门控制的空间来聊天、共享文档和具有视频和音频功能的会议,从而改善协作和沟通。Teams Whiteboard应用程序允许通过使用笔或鼠标设备的共享白板进行远程头脑风暴。在你的团队中创建社交渠道,让人们可以聊天,并复制茶水间聊天,这对于发展专业网络和共享兴趣至关重要。此外,还可以用作电子邮件、文件和事件的共享工作区,从而进一步增强Microsoft Groups的通信和协作。

手机

员工可以在远程工作时使用他们的商务手机。OIT的网站为需要电话履行工作职责的团队成员提供了有用的资源和说明。员工也可以考虑在微软团队中使用呼叫应用程序。

虚拟专用网(VPN)

俄亥俄的虚拟专用网络(VPN)允许快速、安全、校外访问在线资源,如远程桌面、远程打印或共享网络存储,这些通常需要连接到校园网。VPN创建一个加密的“隧道”,保护您的网络流量不被未经授权的个人捕获。

安全

每个员工都有责任保护他们用于履行工作职责的电子资源和数据。灵活的工作场所允许我们的团队在传统工作地点之外的区域工作,团队成员在访问这些环境中的敏感数据之前应该考虑风险。信息安全办公室为您的团队在远程工作时提供了最佳安全实践指南。

护理注意事项

员工应该在一个安全和富有成效的环境中工作,这样他们才能保持专注。员工在使用FlexWork安排时,应与在办公室工作时保持相同的工作职责水平。要做到这一点,我们建议所有员工与家人建立一个时间表,包括他们在工作时间内什么时候有空,什么时候没空。员工在专注于工作职责时,应作出适当的儿童保育和其他照顾安排,以确保家人的安全和幸福。

然而,我们认识到,儿童保育、上学和其他照顾安排对每个家庭来说都是独一无二的。虽然FlexWork不能代替在工作时间安排适当的照顾,但单位应该努力为员工提供灵活性,以满足间歇性的照顾需求,如生病、下雪天等。

给主管的建议

我们认识到,对一些部门领导来说,过渡到FlexWork模式似乎令人生畏。作为灵活工作场所项目的一部分,一群来自校园各个部门的员工组成了一个劳动力管理团队。这个团队致力于解决FlexWork对员工和我们的人力资源管理流程、实践和政策的影响。我们鼓励主管们阅读人力资源网站FlexWork上的资源,其中提供了许多关于如何实施灵活工作模式的实用建议。欲了解更多关于灵活工作环境的管理信息,请联系大学人力资源部uhr@ohio.edu。

常见问题

什么是弹性工作制?

灵活的工作场所可能意味着根据单位的角色和职能以及组成其劳动力的个人的不同,有许多不同的计划。

虽然没有放之四海而皆准的方法,但灵活计划的一些要素可能包括:

  • 灵活的安排
  • 远程工作空间
  • 注重协作或创造性交互的共享工作空间
  • 可在我们校园的不同地点预订
  • 轮换或可变时间表

灵活的工作场所计划将根据员工与他们所服务的校园的互动方式而有所不同。例如,一些主要是“后台办公室”的办公室可能能够有效地与部分或完全远程的员工一起工作。其他面向学生、同事或公众的“正面”办公室可能会有效地修改远程时间表。

一些与弹性工作制相关的重要术语:

  • 远程工作——员工在家工作,或者在其他不是组织通常办公地点的地方工作的做法。
  • 现场工作-员工在组织通常的办公地点工作的做法。 员工可以有一个固定的工作地点,或者一个灵活的工作地点提供给部门,并由员工调度。
  • 混合型工作——员工根据需要将远程和现场工作结合起来,以履行其工作职责的做法。
  • 核心工作时间-每天/每周部门人员必须保持在适当水平的时间段。
  • 高峰时段-一年中业务活动或工作量高的周期性时段,部门必须在指定水平上派驻人手。 员工可能会被要求在校园内工作。 *
为什么威廉希尔亚洲真人平台发起灵活工作场所项目(FWP)?

传统上,俄亥俄大学一直是现场雇主,我们的教职员工会到他们的工作地点履行他们的工作职责。2019冠状病毒病大流行要求我们将大部分员工迁移到远程工作,以降低山猫同事的风险,大学投资了工具和技术,以促进我们新的远程工作场所的协作。

灵活工作场所项目的目标是为机构提供一套政策和指导方针,使管理者能够根据员工的工作职责为员工提供灵活的工作地点。该项目最初是一个小型试点办公室,但由于疫情需要迅速转向更远程的工作,该大学决定为整个大学研究、设计和实施一个项目。

FWP的一些目标:

  • 为了满足大学不断变化的需求,并在更灵活的工作环境中支持个别员工的兴趣
  • 招聘和留住需求高或难以在当地招聘到的专业领域的员工
  • 开发协作和创造性的环境,提供比标准的私人、共享办公空间或会议室更灵活的资源和工作空间
  • 通过优化空间利用来减少大学的占地面积
谁有资格参加?

鼓励所有行政和学术单位探索灵活工作场所的某些方面是否适用于该单位。虽然由于工作类型、所需的设施或设备或提供的服务类型,一些功能可能只能在校园内完成,但可能有一些职责可以在灵活的时间表或灵活的空间安排下完成。如果你有兴趣为你自己或你的单位探索FW的安排,请告诉你的主管你的兴趣和想法。

员工必须不断满足职位的要求和办公室或部门的需要。在现场或远程工作的员工必须对他们的表现负责,无论工作地点或工作时间表如何。

所有校园都可以参加FWP。

FWP何时完成?

FWP于2021年1月启动,预计将于2021年秋季学期完成,每个工作组都将实现更新政策、实施支持灵活工作安排的技术以及创建“一站式”信息网页的目标。俄亥俄FlexWork将继续成为大学承诺的一部分,为员工提供合理的灵活性,并为俄亥俄校园减少物理足迹。俄亥俄FlexWork将继续发展,从早期采用者的实施中学习,以改善员工和规划单位的成果。

早期采用者办公室于2021年夏季开始搬进新的工作空间,并将继续过渡到2021年底。第二波和随后的采用者将与大学合作制定他们的FWP计划。

 

 

在威廉希尔亚洲真人平台的校园里,我在哪里可以找到灵活的空间?

目前正在设计的灵活空间类型:

  • 集线器空间(专用于特定单元)
  • 灵活预留空间(对所有大学员工开放)

灵活的工作空间位于雅典校区的三座建筑中:

  • 山脊大楼13,14,18,位于山脊绿地,将于2021年7月中旬开始开放预留空间。这个工作空间位于二楼,包括50多个工作站,包括私人、半私人和开放的工作配置,以及众多的会议室和协作室。
  • Grosvenor West位于West Green,将于2021年9月开业。这个工作空间位于一楼,将包括私人和开放式工作站,以及小型会议室。
  • 格罗夫纳大厅,位于西格林,将有一些会议室,将被安排在第二层,第三层和第四层。
  • 位于学院绿地上的林德利大厅将于9月开始在一楼提供工作空间。空间将包括大约10个私人工作站和小型协作室,以及1个会议室。

除了上面列出的灵活工作空间之外,许多部门还有专门用于特定单位或部门的额外“中心”空间。许多集线器空间包括额外的插入式或可预订的工作站、会议室或协作室,可供特定用户组使用。

我可以怎样取得FWP的最新资料?

如果你是早期采用者或第二波/队列组:

  • 和你的主管谈谈你所在单位在项目中的进展情况

如果您有兴趣了解更多关于如何加入灵活工作场所项目的未来阶段:

  • 和你的主管谈谈你所在单位对灵活工作场所规划的选择
  • 询问灵活工作场所项目负责人(Shawna Bolin Wolfe和Christopher Ament)
灵活工作场所项目与疫情相关的返校有何不同?

灵活工作场所项目是一项长期计划,旨在利用工作场所的灵活性来提高参与度和生产力。“重返校园”是一项短期计划,旨在通过不断发展的公共卫生指导和COVID-19安全协议,安全地重新密集校园。

2020年3月,由于COVID-19大流行和旨在减少病毒传播的公共卫生指令,俄亥俄大学突然转向几乎完全远程工作。虽然有些员工由于其职责的性质,没有远程工作,但许多办公室和工作区域仍然完全或部分远程。随着疫苗的广泛可用性以及根据需要进行持续检测、追踪和隔离的计划,俄亥俄大学将在2021年秋季恢复更正常的校园体验。因此,更多的员工,包括教职员工,将在我们的校园恢复工作。

所有单位目前都在考虑如何返回校园。正如校园社区从我们过去一年的经验中学到的那样,我们已经了解了远程工作的众多优势:通过Teams或Zoom召开会议,可以让来自不同地点的教职员工充分参与和包容,学生服务,如建议,对学生、学生支持人员和教职员工都很方便。虚拟办公时间也很受学生欢迎。因此,我们试图辨别哪些与大流行病有关的远程做法也是方便和参与互动的最佳做法。其中一些决定将在近期内做出,作为秋季返校计划的一部分。其中一些决定将成为影响办公空间和个人工作安排的正式灵活工作场所计划的一部分。

灵活的工作场所项目是对未来工作环境的一种有计划的方法。FWP寻求优化空间和人才的长期途径。作为早期采用者群体的一部分,领导和主管与大学计划一起评估个人员工的职责和责任,以及他们所服务的学生和同事或与他们合作的人的需求,以优化他们将居住的工作空间。

一些“早期采用者”将在新的“灵活工作场所模式”中回归,因为他们已经研究、审查了管理需求,并完成了空间项目,以实现这一变化。如果你的单位还没有通过灵活的工作场所模式战略,并且你正在为与大流行相关的返校做准备,请联系你的主管来审查计划。此外,如果你的单位有兴趣参与灵活的工作场所模式,与你的主管或单位领导讨论与大学规划发起规划讨论。

教师是否可以使用灵活的工作场所?

FWP目前的重点是行政单位和办公室。有兴趣寻找机会的部门、学校和项目可以联系克里斯·阿门特和肖娜·沃尔夫。