部门保证备忘录- C03
目的
本程序旨在概述部门保证备忘录（DGM）的程序。
在获得奖励收据之前，要求获得部门担保备忘录（DGM），以确保支出，招聘，研究生合同等账户。如果发起人拒绝提案或拒绝支出，部门保证支付所发生的费用。DGM有两种类型：
奖励前帐户-在赞助商批准的授权下，在奖励开始日期前90天使用。在某些情况下，资助者将允许大学在实际开始日期之前支付赠款费用，通常称为奖励前帐户。根据一些资助机构授予该大学的扩大权限，在ORSP事先安排批准的情况下，他们将允许90天的奖励前支出。一旦ORSP授权事先批准，首席研究员/项目总监（PI/PD）或代表将启动DGM请求。
风险账户-在收到合同或增量之前的支出。如果在奖励或增量收据（有风险的奖励）之前发生了活动和/或成本，并且对奖励的到来有很高的期望，ORSP建议进行DGM。部门承担财务风险，未经批准（即IRB， IACUC等），首席研究员不得进行任何合规活动。当收到奖励时，ORSP还建议进行DGM，但由于情有可原的情况（例如，合规暂停），ORSP无法将奖励转发给拨款会计进行设置。
PI/PD将以书面形式声明，在收到Research Compliance的批准之前，他们不会参与任何需要监管部门批准的活动。
范围
本程序适用于所有符合威廉希尔亚洲真人平台立大学政策19.045管理外部资助和合同的资助项目管理外部资助和合同在威廉希尔亚洲真人平台立大学财务管理系统（FMS）中设置为单独账户。
过程
在收到ORSP完全批准的传输和提交提案后，PI/PD提交符合以下所有条件的DGM请求。ORSP将在验证后的一个工作日内审核并提交批准的DGM，并在美国东部时间下午3:00之前收到。赠款会计将在Oracle中设置帐户，并在收到有效DGM后的3个工作日内通知PI/PD帐户号码。补助金会计部将不会为有风险的奖励支出帐户上的支出开具发票。DGM的有效期为90天。如果ORSP在90天内没有收到奖励，PI/PD将要求延长DGM，或者拨款会计将费用从有风险的奖励支出账户转移到DGM中列出的账户。
验证条件
- 所要求的签署人必须批准传送。
- ORSP将向该机构提交提案。
- PI/PD或代表将启动DGM，所有必需的签署人必须批准。
- PI/PD或代表必须提供DGM的合法理由。
- PI/PD必须提供声明，证明他们不会在研究合规批准之前从事任何需要监管部门批准的活动。
- 如果赞助商拒绝提案或拒绝支出，DGM必须有一个有效的账户号码用于转移支出。
需要签署
- PI / PD
- 系主任/学校主任
- 院长/副总裁
- AVP用于研究
提交和附件所需信息（所有信息可能在收到获奖通知后更改）
- 赞助商
- CFDA#（如果联邦资助类型，当知道时）
- 建议履约期限
- 指示任务号
- 资助类型：联邦、州、私人、地方政府
- 与原始保荐人不同的传递保荐人
- 活动类型：研究、公共服务或教学
- 颁发奖项的单位
- 传输时显示的IDC速率
- 标准预算项目或提案中所允许的项目
- 识别和批准提案中所示的所有成本分担承诺（相关的拟议成本分担账户必须在DGM时建立）
问题
有关此程序的问题可发送至orsp@ohio.edu。
表格/模板
此过程没有表单或模板。
角色和职责
老板:
贡献:
批准人: