分包监控和管理- D11
目的
本程序的目的是在赞助资金用于向次级接受者发放次级奖励时，执行威廉希尔亚洲真人平台关于适当监督和管理赞助资金的义务。作为授予俄亥俄大学的条件之一，该大学有义务遵守适用的联邦、州和地方法规。当大学将俄亥俄奖下实质性工作的责任分配给次级接受者时，大学仍然对赞助商负责资金管理和实现绩效目标。因此，监测与次级受援国有关的技术和财务活动是联合国大学管理赞助资金工作的一个组成部分。
对于联邦拨款，威廉希尔亚洲真人平台将确保符合OMB 2 CFR§200.331分包方和承包商的决定以及§200.332对传递实体的要求。
主要研究者（PI）有责任监督次级接受者的计划和财务活动，以确保对赞助资金的适当管理，实现绩效目标（工作范围或特定目标），并遵守次级接受者协议的条款和条件。
威廉希尔亚洲真人平台将确保遵守联邦法律要求的与外国个人或实体交易的任何限制，例如2001年9月23日第13224号行政命令，禁止与实施、威胁实施或支持恐怖主义的人进行财产封锁和交易。
在子接受者实体中有重大经济利益的OHIO首席研究员或关键人员将向OHIO的研究合规办公室披露该利益，并在适当时准备并提交利益冲突管理计划以供审查和批准。
范围
本程序适用于所有受威廉希尔亚洲真人平台立大学政策19.045管理外部赠款和合同的资助项目，这些项目在威廉希尔亚洲真人平台立大学财务管理系统（FMS）中设置为单独的账户。
过程
分包方和承包商的决定
威廉希尔亚洲真人平台必须根据具体情况确定其为支付联邦项目资金所做的每项协议是否将资金接收方置于次级接受者、专业服务提供商或供应商的角色。为了处理成本类别的一致性，对所有赞助项目使用这些准则，包括非联邦资助项目。
当完成一个项目需要外部资源时，项目负责人/项目设计主任将确定提供的实体（如已知）、工作范围、成本、可交付成果等。PI/PD将参考联邦示范伙伴关系（FDP）在线工具，以确定采购是专业服务、供应还是分包，以及采购是否受融资采购合同指导方针的约束。软件开发服务在采购前由OIT进行进一步评估，请参阅OHIO技术审查以获取更多信息。
俄亥俄大学与次级接受者的关系记录在由研究和赞助项目办公室（ORSP）和次级接受者组织的授权代表代表大学谈判的协议中。
联邦示范伙伴关系（FDP）
威廉希尔亚洲真人平台使用FDP分奖模板和表格来加快和简化联邦分奖审查。这些模板被认为是正在进行的FDP演示。FDP工作小组监测联邦的发展并作出必要的更新。模板不能被编辑。
不合规风险评估
项目负责人将在项目预算的提案过程中确定次级接受者。ORSP赞助项目经理（SPM）将通过视觉符合性和SAM进行初步检查，以确定预算中列出的子接受者是否有权获得资金。
项目管理机构负责确保次级接受者提供所有必要的文件，以便纳入提案（进一步说明见程序B05.10预算编制-次级接受者费用）。
在收到赞助商的奖励通知（NOA）后，SPM将处理拨款会计的帐户设置请求，并转发内部次收件人发起文件给下级奖励经理。
SM将在收到NOA和内部子接收方启动文件后完成第二次目视合规性检查。如果符合条件，SM将继续分奖过程。如果不符合条件，SM将通知SPM，大学无法与供应商合作。SPM将与PI合作制定替代解决方案。
SM验证在BobcatBuy中建立的供应商/收款人（子收件人）。为了确保供应商/收款人被正确支付，合同中的供应商/收款人支付信息必须与Oracle系统中的信息匹配。如果子收件人未在BobcatBuy中列出，则SM将按照新的供应商/收款人设置流程进行操作。如果供应商/收款人已经在BobcatBuy中，则SM将继续分授过程。
SM将在SAM中查找分接受者，以确保有资格获得联邦基金。如果符合条件，SM将继续分奖过程。如果不符合条件，SM将通知SPM，大学无法与供应商/收款人合作。SPM将与PI合作制定替代解决方案。
SM通过使用子收件人风险分析工具来评估子收件人的财务状况和内部控制。基于这种评估，SM确定适当的监控策略，这反映在子接收方协议的条款和条件中。该策略与大学确定的风险水平一致。
新的供应商/收款人设置流程
当子收件人未在BobcatBuy中列出时，SM将供应商表单、W-9、3B表单发送给子收件人组织POC完成。表单返回后，SM将表单保存在为供应商和W-9表单指定的安全文件夹中。如果有疑问，这些表格将保留到建立采购订单为止。SM完成不合规风险评估。
准备好协议并将其发送给子接收方进行审查和签署。在某些情况下，分收件人可以不签署协议；因此，在协议完全执行之前，ORSP不会向采购部门发送供应商设置请求。
一旦协议被完全执行，采购经理将供应商和W-9表格通过电子邮件发送到supplier.management@ohio.edu。采购部门将在系统中设置供应商，并在完成后通过电子邮件通知ORSP。然后，SM向赠款和合同会计发送采购订单请求。
分包协议的谈判和执行
当子收件人已经在BobcatBuy中建立时，SM将把附件3B发送给子收件人组织POC以完成。SM将使用适当的FDP模板起草分包协议。
分包协议将定义分包接受者必须遵守的条款和条件。它还将包括必要的流向条款，根据主要奖励协议的要求；其副本将包含在分判协议中。采购经理将把分包包转发给双方的授权机构代表（AOR）签署。
在收到完全执行的子合同后，项目经理将向拨款会计申请采购订单。资金将在接受分奖项并由分接受者的机构官员签署以及俄亥俄大学机构官员最终签名时记入账户。
联邦资金问责和透明度法案（2006年）
根据《联邦采购条例》第52.204-10条（报告高管薪酬和一级分包合同），获得联邦合同或订单的主承包商必须在授予任何超过30,000美元的分包合同的次月底之前提交FFATA分包报告。
FFATA次级合同报告系统（FSRS）是联邦主要合同获得者（即主要承包商和主要赠款接受者）用来获取和报告有关其一级次级合同的次级合同和高管薪酬数据的报告工具，以满足FFATA报告要求。主要合同的获奖人将报告已授予的分包合同，主要补助金的获奖人将报告已授予的次级补助金。在FSRS中输入的次级奖励信息将显示在www.USASpending.gov上，与主要奖励相关，进一步提高联邦支出的透明度。根据法规要求，经理每月准备FFATA分奖项报告。
付款发票
子收件人将遵循子奖励中指示的发票指示（FDP模板中的第2行）。除非另有说明，分接收方应提交不多于每月、不少于每季度的允许费用发票。在收到适当的发票后，俄亥俄大学同意根据本次级奖励和2 CFR 200.305-付款处理付款。所有发票均应使用分收件人的标准发票提交给finance.grants@ohio.edu，但至少应包括当前和累积成本（包括成本分担）、按主要成本类别分列的明细、分奖编号和认证，如2 CFR 200.415(a)-所需认证所要求的。未引用俄亥俄大学采购订单编号的发票应退还给分收件人。发票和有关发票收据或付款的问题应直接提交给分包合同附件3A所示的一方财务联系人（附样品）。
非联邦合同项下的发票：必须在最终预算期结束日期或每个预算期结束日期后不迟于60天（或按分合同所示）向finance.grants@ohio.edu提交一份标有“final”的累积成本最终报表，包括成本分摊。费用决算表构成分接受方的决算财务报告。最终报告应包括分接受者的以下声明：“通过签署本报告，我证明我所知和相信的报告是真实、完整和准确的，支出、支出和现金收入都是为了奖励条款和条件中规定的目的和目标。”
联邦奖励下的发票：如分奖励协议第3条所述，必须向俄亥俄大学的财务联系人提交一份标有“final”的累积成本的最终报表（次级奖励-2 CFR 200.415所需认证中的第2行）。费用决算表构成分接受方的决算财务报告。最终报告应包括分接受者的以下声明：“通过签署本报告，我证明我所知和相信的报告是真实、完整和准确的，支出、支出和现金收入是为了联邦奖励条款和条件中规定的目的和目标。我知道任何虚假、虚构或欺诈性信息，或遗漏任何重要事实，可能使我因欺诈、虚假陈述、虚假索赔或其他原因而受到刑事、民事或行政处罚。（美国法典第18卷第1001节和第31卷第3720- 3730节和3801-3812节）。
在收到报告、成本分担文件和/或结账文件之前，付款可能会被扣留，这些文件与批准的子合同接受者的合同和预算相一致（子合同中的第4行项目）。分收件人保留所有费用文件和俄亥俄大学要求的详细发票。
俄亥俄大学PI/PD将根据分包合同发票付款清单审查分收件人的发票。
PI负责确保分包方按照分包协议提交所有所需的技术报告以供批准。PI保留这些报告作为他/她的项目的支持文档。
修改
如果分奖接受者要求对原始分奖协议或采购订单进行更改，SPM将审查主要奖励条款和条件，并获得PI对所请求更改的批准，并寻求主要赞助商的许可（如果需要）。一旦所有细节都得到管理，SM将发布修订或修改，以解决协议和相关材料中需要更改的方面。
监控
利益冲突委员会将确定并建议消除或管理由大学向大学或俄亥俄大学教员与之有经济利益或信托关系的实体拟议的分奖励所产生的任何利益冲突的方法。
项目负责人/项目执行主任负责监控子接受者的成本和活动，以确认提供给子接受者的资金用于已执行的协议授权的目的，并确保实现了绩效目标（工作范围或具体目标）。
根据分授予的条款和条件，每个分接受者将允许俄亥俄大学的赞助商和/或大学资助会计办公室及其审计员/代表在必要时访问分接受者的相关记录和财务报表。如果一个次级奖励被选中进行审计，拨款会计将通过电子邮件通知首席研究员和ORSP，通知被选中的次级奖励，谁正在执行审计，何时进行审计，以及需要审查哪些文件。
被选中进行审计的子奖项需要提供文件以供审查，以证明：
- 遵守联邦/州的要求，重点是审计特定财政年度的支出。可要求的文件示例包括但不限于以下文件：
- 每次付款的发票复印件和相应的系统生成的财务报告。
- 唯一来源与竞争性投标请求的副本
- 分包合同预算谈判文件的复印件和支持分析
- 向次级接受者支付的款项是在主要奖励准则和次级奖励的条款和条件内进行的。可以要求的文件示例：
- 分包付款授权表格，以验证是否为每笔付款提供了适当的审查和签名。
- 可要求提供交付成果证明。
- 遵守次级奖项的条款和条件以及从主要奖项降下来的条款和条件。
- 审查分包文件，以确保执行适当的联邦/州合规性审查并相应地记录。
- 符合子收件人监控要求。可以要求的文件示例：
- 验证是否执行了适当的监视的电子邮件或任何通信。
如果不可能获得这种访问权，则可以考虑其他解决方案，但通常需要获得主要发起人的批准。
补助金会计将确认在联邦补助金的分受助人财政年度内花费75万美元或以上的分受助人，根据2 CFR 200子部分F -审计要求，对该年度进行单一或特定项目的审计。赠款会计将确定任何重大缺陷或报告条件，从单一审计结果。因为次级接受者必须接受这些定期审查，以审计和监测的形式，以确保遵守所有适用的要求。此类评审可能导致需要制定子接受者纠正措施计划（CAP），该计划向子接受者提供有关与评审的“发现”相关的纠正措施要求的指导。每当发现被发布时，子接受者被要求正式回应并证明子接受者提出和/或完成了纠正措施。通过回答这些问题，子接受者制定了一个计划，该计划为已完成或计划的活动提供详细信息，以解决调查结果中提到的问题。
如果分接受者未能遵守分包合同的条款和条件，包括报告和发票要求，或未履行其纠正行动计划，则传递实体可对分接受者实施制裁，包括但不限于扣留付款、暂停或终止分包合同，或其他法律上可用的补救措施（2 CFR§200.332(h)）。
收尾
子授活动完成后，子接受者必须遵循子授协议中规定的交割程序。最终发票和结账文件必须发送至finance.grants@ohio.edu。PI对最终发票的批准将作为对分包协议完全结束的批准。拨款会计将处理付款的最终发票，并要求PI通知subward@ohio.edu关闭采购订单。
在最终付款和结账之前，PI、ORSP和拨款会计必须确保威廉希尔亚洲真人平台从次级接受者那里收到所有财务、财产、专利和其他赞助所需的报告，并核实每一份报告的准确性。
问题
有关此程序的问题可发送至subaward@ohio.edu。
表格/模板
角色和职责
老板:
贡献:
批准人:
参考文献
OMB 2 CFR§200.331分包商和承包商的决定
OMB 2 CFR§200.332直通实体要求
OMB 2 CFR§200.415要求的认证