采购支持和活动策划技巧
威廉希尔亚洲真人平台平衡记分卡可以通过简化事件项目的获取和支付、处理演讲嘉宾的酬金支付、安排旅行等方式，在您计划活动时为您提供支持。要使用我们的服务，请访问我的山猫业务主页，并选择一个申请表来完成(如果您有多个活动请求，请选择任何表格并提供尽可能多的信息；我们将与您一起收集表格中未包含的任何必要信息)。许多人要求的活动策划支持超出了威廉希尔亚洲真人平台平衡计分卡服务的范围。创建本网站的部分目的是为规划目的提供指导，并指导您到校园的其他领域寻求支持。如果有任何其他问题，我们建议您联系您的规划部门。
最佳规划实践
购买及付款
- 尽早使用OHIO BSC的My Bobcat Business提交与您的活动相关的购买请求。您只需要为您的活动填写一张表格。不管用什么形式（酬金、旅行安排、购买物品）。请在备注和提交的材料中尽可能多地包含详细信息。
- 要注意餐饮供应商在员工数量上的最后期限，以避免变更处罚。
- 酒精:
- 所有项目必须由院长或副校长事先批准。
- 如果在校园供应，必须有许可证。
- 必须记入基金会帐户。
- 不允许用于针对本科生或研究生的活动。
- 只有中央财政合同办公室的工作人员才能签署协议。
- 餐饮和房间预订合同不能用PCard支付。
| 许可类型 | 在校园 | 在校外 |
|---|---|---|
| 院长/副校长允许饮酒 | X |
X |
| 存档的酒类许可证 | X |
|
| 酒钱花在基金会的账上 | X |
X |
| 大学餐饮所需的食品/饮料费用为500美元以上 | X |
|
| 允许在校园内出售或提供食物 | X |
与采购无关的其他规划考虑
- 在有未成年人在场的地方提供酒水时要考虑周全。全面审查大学的酒精政策。
- 确保你有一个计划，以防最后一刻的复杂情况；例如，餐饮供应商和交通工具的下班时间或手机号码。
- 与您的策划单位的沟通代表或行政人员一起为您的活动进行宣传。
- 看到其他资源和链接以下是更多信息
如果您计划聘请演讲嘉宾或表演者或付费服务（例如，DJ，乐队，充气），威廉希尔亚洲真人平台平衡计分卡可以帮助您：
- 在系统中建立一个新的供应商
- 向供应商付款
- 协调支付酬金
- 借给你一张私人信用卡，或者报销你在活动之外的客人晚宴或招待会的费用
- 为演讲者或表演者安排旅行（即航班、租车/地面交通、住宿、每日津贴）
如果您邀请国际嘉宾，请与国际学生和学者服务中心合作，以获得赞助和签证支持。
如果您只需要这些服务中的一个，那么最好使用以下表单：
所有其他安排由活动策划/委员会负责。
如果你计划在雅典校园的活动中提供食品和饮料，总费用为500美元，你必须使用俄亥俄餐饮，除非你想寻求豁免。你还应该提交在校园供应/出售食物的许可证。（如果你计划出售食品，请联系你的计划单位的首席财务和行政官员（CFAO）。）
威廉希尔亚洲真人平台平衡计分卡可以在以下方面提供帮助：
- 在不使用俄亥俄大学餐饮服务的情况下，订购或报销雅典校园活动的食品和饮料，费用不超过500美元
- 提交校外活动的餐饮协议和发票
- 提供与俄亥俄大学建立供应商的地区餐饮供应商的名称
要申请这些服务，请填写“购买物品”表格或“报销个人付款”表格。
OHIO BSC不从俄亥俄大学餐饮订购食品和饮料。这是活动策划/委员会的责任。
在活动中提供酒水
- 在校园时，需要许可证，必须通过俄亥俄餐饮协调
- 需要你单位的院长或副总裁的许可，并可以由你的规划单位的行政办公室协调
- 基金会帐户必须收费，并可由您的规划单位的行政办公室协调
重要提醒:
- 餐饮协议只能由员工在合同中签署
- 餐饮协议不能使用PCard支付
- OU Inn被认为是校外的——在他们的会议室举办的活动和他们的餐饮需要服务协议，可以由OHIO BSC工作人员提交
二元同步通信支持
- 方便校外空间预订付款。注：空间协议只能由工作人员在合同中签署。不能使用PCard租用空间
- 购买装饰，或偿还你或提供一个可借的PCard为你这样做
- 协调校外活动或雅典校园活动的桌子、椅子和帐篷的租赁，当Moving and Surplus无法提供这些时
- 安排校外地点或校内户外空间的技术或技术服务协议。注意：对于校外活动，请与场地核实，以确定可用或能够设置的技术
- 协调移动厕所的租赁
要请求这些服务，请填写“购买物品”表单，或“报销个人付款”表单，或“借用PCard”表单。
非威廉希尔亚洲真人平台BSC支持
- 空间保留意见:
- 贝克大学中心、Galbreath教堂、纪念礼堂、沃尔特圆形大厅、纳尔逊公共场所、前厅和户外空间，可通过活动服务预订
- 教室请通过注册办公室预订
- 对于其他空间（例如，奥尔登图书馆，杰斐逊大厅），请联系监督该建筑的单位
- 桌子，椅子和帐篷：接触移动和剩余
- 技术：联系活动服务部门负责的所有空间
- 保管：联系保管服务部，电话：740.593.2911
二元同步通信支持
雅典城市街道：威廉希尔亚洲真人平台BSC可以协调袋装计量表的安排。要请求此服务，请填写“支付供应商”表单。
非威廉希尔亚洲真人平台BSC支持
雅典校区：联系交通和停车服务
二元同步通信支持
无障碍服务（例如，手语翻译）：OHIO BSC可以促进服务招聘。要申请这项服务，请填写“向供应商或个人（非学生）支付服务费用”或“请求酬金”
非威廉希尔亚洲真人平台BSC支持
- 打印邀请或节目：联系打印服务
- 现金处理或售票：与单位行政办公室协调
问：我如何知道我在威廉希尔亚洲真人平台平衡记分卡中负责采购和合同的联系人是谁？
答：访问威廉希尔亚洲真人平台BSC网站找到您的联系人，但如果您使用我的山猫业务，它将自动路由到正确的人。
问：为什么要花这么多的时间来安排新的供应商或演讲者，并由大学付费？
A：因为我们是公共机构，所以需要很多信息。有些信息是专门用于税务、保险或合规目的的。OHIO现在正在使用供应商管理系统PaymentWorks，方便、轻松地收集向我们的系统添加供应商所需的大部分信息。
问：卖方会被要求提供什么资料？
答：除了税务和银行信息外，对于餐饮和/或设施租赁，OHIO或PaymentWorks将收取：
- 保险证明书
- 餐饮及/或租赁协议
- 食品许可证
问：为什么我必须提前这么久计划我的活动？
A：你越早开始计划你的活动越好。当OHIO BSC开始与您的供应商就事件进行沟通时，有几个因素会影响这些沟通所花费的时间。
- 供应商响应时间：如果供应商不回复PaymentWorks或合同办公室的邮件，我们就无法继续。如果您与供应商有联系，那么与他们沟通及时响应的重要性是很有帮助的。
- 与合同办公室谈判和商定条款的速度有多快。
问：与我合作的供应商向我询问了大学的条款。你能告诉我更多吗？
A：付款条件为30日付清。除非在合同建立期间另有协商并在协议中注明，否则大学的付款将在发票日期起30天内到期。这些条款是与中央财政合同办公室商定的。威廉希尔亚洲真人平台平衡计分卡可以要求不同的条款，但我们不决定改变条款。