1. 概述

   本政策确保由大学部门、学生组织、外部合作伙伴和大学财产的非大学附属用户赞助的重大活动以合理的方式进行，确保所有参与者的健康和安全，限制民事和经济责任，是合法的，并且与适用的大学政策一致。

2. 范围

   就本政策而言，“重大活动”被定义为预计至少吸引200名与会者的公共活动，和/或涉及三个或更多俄亥俄大学实体的服务和使用的活动（例如，停车和交通、设施、俄亥俄大学警察局OUPD、会议和活动服务等）。例子包括游行、街头集市、雅典社区活动等，或者如果一个活动被委员会的任何成员认为构成潜在的健康和安全问题或民事和/或经济责任。下列事件不包括在本政策范围内：

   1. 由大学单位策划或监控的活动，在该单位控制的设施中举行（例如，在校际体育（ICA）设施中举行的ICA活动，在校园娱乐设施中举行的校园娱乐活动，在坦普顿-布莱克本校友纪念礼堂举行的表演艺术系列活动，在贝克大学中心举行的任何活动等）
   2. 在学术设施中进行的以学术为导向的活动（例如，一个系的所有学生在一个大教室举行的会议）。

   如果对所提议的活动是否受此政策的约束有疑问，请与大型活动委员会的主席联系。主席的联系方式可在主要活动委员会网站上找到。

3. 事件

   1. 人员配备

      所有活动的人员配备必须达到一定的质量和数量，以确保在举办活动的设施和周围空间（包括停车场）对预期的观众进行充分的管理。

   2. 设施预订

      活动策划者必须直接向负责该设施的办公室或个人预订设施，以及由停车和运输服务部门管理的停车场。大型活动委员会的任何批准都取决于策划者是否获得了设施预订。在批准临时预订时，设施协调员将提醒活动策划人需要根据本政策获得批准。

   3. 责任

      活动策划者必须对活动制作过程中产生的费用承担全部责任。学生和外部组织不得以任何方式将俄亥俄大学置于经济责任的地位。

4. 大型活动委员会组成

   重大活动委员会的组成由学生事务副校长和财务行政副校长分配。委员会成员可以在重大活动委员会网站上找到。

5. 事件的建议

   大型活动委员会可能会要求活动策划者提交正式的活动提案。如果正在计划一个新的重大活动，活动策划者应尽快与重大活动委员会主席联系，非正式地讨论活动计划，以确保策划者了解此类活动所需的规划工作范围，并对委员会可能遵循的时间表有现实的期望。主席的联系方式可在主要活动委员会的网站上找到。

   大型活动委员会可要求正式的活动建议。完成后，应将提案表提供给重大活动委员会主席的重大活动提案表，并应包括：

   1. 主办机构名称
   2. 联系人的姓名、电话、地址、邮箱
   3. 事件名称
   4. 活动的建议日期和时间（开始和结束）
   5. 活动建议地点
   6. 对事件的描述
   7. 预计出席人数
   8. 对目标受众的描述
   9. 举办活动的计划——场地和设施后勤、人员配备、设备等。

6. 投票给委员会

   委员会主席应向委员会成员分发有关拟议事件的信息，并规定反对的截止日期。如无异议，主席可建议批准。如果主席或委员会的任何成员反对，主席应召集委员会与活动策划者会面，审查其他信息，并做出决定。

7. 通用标准

   委员会应审查提案，并可要求提案者提供更多信息。委员会应根据该活动能够以下述方式举行的程度来审议该提案：

   1. 合理保证所有参与者的健康和安全；
   2. 限制大学的民事和财政义务；
   3. 是合法的
   4. 与其他大学政策一致。

8. 规划标准

   在作出评估时，委员会须考虑该活动在何种程度上能够合理地保证所有参与者的安全和健康，并确保有足够的大学资源提供支持，具体考虑以下标准：

   1. 设施及受众

      1. 该设施在多大程度上适合活动的性质和规模以及预期的观众？
      2. 是否有适当的安排，以满足无障碍的需要，使所有人都能安全地参加活动？

   2. 停车

      1. 当地是否有足够的停车位，或者为与会者提供替代当地停车位的计划（例如，前往远处停车场的班车）？
      2. 当地是否有足够的停车位，或者为公共汽车、卡车和其他与活动相关的车辆制定替代当地停车位的计划（例如，到远处停车场的班车）。

   3. 生产

      1. 舞台、索具、音响、灯光等设备的结构完整性和操作安全性能否得到保证？
      2. 建议的声音、灯光和其他制作元素是否适合活动的规模、范围和性质及其建议的场地？
      3. 雇用或签约的技术人员是否有足够的技能和充分的监督，以安全地管理他们分配的任务？
      4. 与特效相关的潜在危险是否已被识别和处理？
      5. 赛事前后设备能否安全可靠的存放？
      6. 是否有其他的技术要求是大学不能合理满足的？

   4. 权力

      现有的电力容量能否满足电力需求？如果没有，活动策划者是否制定了可接受的条款来补充现有系统？

   5. 保安及其他人员

      1. 计划是否提供足够的保安人员和其他必要的工作人员，以合理地确保活动参与者的安全？
      2. 活动提案是否包括足够的安全和人员配备计划？

   6. 清理

      计划是否充分保证所有空间在维护、维修、清洁和其他保管服务方面恢复到原来的状态；清除垃圾及回收；地面维修（正常磨损除外）？

   7. 食品和饮料

      食品和饮料的准备、递送和服务计划是否符合法律和大学政策？

   8. 校园和社区影响

      该事件的发生是否会对当地社区、大学的正常运作（如课堂、实验室或办公室）或大学宿舍或公寓的学生造成不合理的干扰？

   9. 规划

      1. 复核委员会是否清楚地确定责任人，并可安排责任人？

      2. 最初的提案是否及时提出，以便对活动进行充分的规划？

         缺乏足够的时间来充分完成事件的计划本身就可能成为拒绝批准所提议的事件的充分理由。

      3. 申请人是否迅速回应覆核委员会的关注？

   10. 其他

       是否可以确定其他标准中未明确提及的其他预防措施，以确保计划活动中的火灾和生命安全？

9. 否认

   如果委员会拒绝批准拟议的活动，主席将向申请人提供委员会决定的解释。

   如有拒绝，可向主管学生事务的副校长提出申诉。

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨：

1. 负责学生事务的副校长
2. 大型活动委员会
3. 学生参议院
4. 研究生院

表格、参考资料和历史

1. 形式

   以下表格适用于本保单：

   1. 大型活动计划书可在此下载：/major-events-committee#

2. 参考文献

   下列事项与本政策有关：

   1. 政策01.025，“俄亥俄大学设施的使用。”
   2. 政策24.001，“在大学财产和兄弟会和姐妹会的房子里喝酒精饮料。”
   3. 政策24.012，“使用体育部控制的设施。”
   4. 政策24.020，“使用邓普顿-布莱克本校友纪念礼堂。”
   5. 政策24.030，“校园娱乐设施的会员资格和使用资格”。
   6. 政策47.010，“校园临时餐饮服务实践”
   7. 政策47.015，“餐饮”。

3. 历史

   在有密码保护的review站点上，可以找到该政策的草稿版本，它们的封面备忘录、表单以及评论者对它们的评论。

   1. 2012年4月17日
   2. 二零零三年七月三十一日