大学职员及学生出差旅游须知

威廉希尔亚洲真人平台商务服务中心（OHIO BSC）可以协助安排使用我们的采购和旅行服务的合作单位的教职员工和学生的旅行。当威廉希尔亚洲真人平台平衡计分卡帮助你制定旅行计划时，以下是你可能会发现有用的旅行提示。请注意，这些信息包含一般提示，可能不包括协调或处理您的商务旅行所需的所有信息。咨询威廉希尔亚洲真人平台平衡计分卡，确保考虑到所有基本要求。

从威廉希尔亚洲真人平台BSC期待什么

根据您的旅行请求，在您旅行之前，威廉希尔亚洲真人平台平衡记分卡将通过统一的电子邮件提供以下文件和信息（根据您的具体旅行情况而定）。我们鼓励您保存电子邮件，并确保在您的旅行中可以访问所有需要的文件：

  • 旅行路线
  • 会议注册确认
  • 免税信息
  • 其他相关文件（租车、酒店授权书等）

在你离开之前
  • 核实所有预订和行程信息的准确性。
  • 保存所有预订和行程文件的副本，以便旅行时随时可用（包括确认、信用卡授权和免税证明）。
  • 如果你通过学校的合同旅行社之一预订了旅行，确认和/或更新你当前的联系信息，以便在旅行时获得帮助（例如，航班更改，延误等）。
  • 如果您计划在哥伦布机场（CMH）停车，请注意，the Parking Spot是首选供应商。如果您还没有下载应用程序和设置帐户，请在本文档中查找相关信息。
  • 使用大学卡背面的号码通知美国银行你的旅行计划，以避免可能因涉嫌欺诈性国际交易而被暂停。
  • 无论行驶的距离如何，里程都可以报销，但驾驶与飞行规则要求提供支持文件的成本比较，威廉希尔亚洲真人平台BSC可以在需要时帮助获得价格比较。
  • 如果将商务旅行和个人旅行结合起来，学校只承担与商务部分直接相关的费用。TMC将向大学收取商业部分的费用，并收取个人卡的个人部分费用。
  • 检讨个人膳食/杂项津贴的每日津贴率。
  • 信息技术-国际旅行安全指南：/oit/security/secure-workspaces/secure-international-travel

旅行时
  • 如果威廉希尔亚洲真人平台的BSC预订了您的住宿，请在入住时出示信用卡授权表的副本。您还需要提供一张信用卡以支付杂费。
  • 按照旅行政策的要求保存所有的明细收据。任何75美元或以上的非住宿旅行费用都需要在旅行费用报告中附上详细的收据。75美元以下的费用不需要收据的例子包括过路费、出租车费、火车费、地铁费、行李费、代理预订费和停车费。
  • 把所有的旅行证件（驾照、护照等）、信用卡和现金放在安全的地方。
  • 随身携带一张紧急联络卡。
  • 与捐赠者，客人和与大学有关系的个人（包括学生）的商务用餐是允许的PCard费用。需要详细的收据、与会者名单和议程作为文件。
  • 个人用餐是不允许的PCard费用，您将在返回时报销个人/用餐附带津贴的每日费用。
  • 优步/Lyft可以向PCard收费或报销。
  • 在旅行时，请联系CBT或OHIO BSC寻求帮助：

当你回来
  • 提交所需的收据、报销和证明文件证实PCard购买和报销差旅费请求的形式。注意：如果您通过威廉希尔亚洲真人平台BSC安排旅行，您可以将所需的文件提交到您已经提交的旅行安排机票上。
    • 报销的例子包括地面交通、每日个人餐费和里程。
    • 支持性文档示例包括会议日程安排、会议议程和价格比较。
  • PCard交易必须在28个日历日内证明。如果您要长时间旅行或前往偏远地区，请提前通知我们，以便我们可以向PCard管理员申请延期。
  • 非pcard旅行费用必须在旅行返回后15天内完成。