电子邮件保留、备份和归档指南

电子邮件（e-mail）信息不是记录系列或类别，因为这些术语在大学政策93.002“记录管理和存档”中使用。相反，电子邮件是一种传递消息或信息的方式，类似于信件、电话信息和传真。符合威廉希尔亚洲真人平台修订代码对“记录”定义的电子邮件信息应按照威廉希尔亚洲真人平台大学记录保留政策或根据适用于类似主题和内容的非电子记录的一般或部门记录保留时间表进行保留。无论电子邮件消息是从大学还是从个人电子邮件帐户发送或接收，情况都是如此。

威廉希尔亚洲真人平台修订法典将“记录”定义为“任何文件、设备或物品，无论其物理形式或特征如何，包括电子记录……由州或其政治分支机构的任何公共办公室创建或接收，或在其管辖范围内，用于记录办公室的组织、功能、政策、决策、程序、操作或其他活动。”

某些类型的电子邮件消息通常不符合记录的定义。例子包括个人通信和从利益集团列表服务器收到的信息。不符合记录定义的电子邮件可以随时删除。

许多电子邮件消息虽然符合记录的定义，但有资格作为临时记录。临时记录不能制定政策、建立指导方针或程序、证明交易或成为收据。临时记录的示例包括电话消息、草稿，以及在电子邮件的情况下，设置会议的电子邮件消息。作为临时记录的电子邮件可能会在它们不再具有管理价值时被删除。

如上所述，记录办公室组织、职能、政策、决策、程序、操作或其他活动的所有其他电子邮件信息，应按照适用于类似主题和内容的非电子记录的一般或部门记录保留时间表进行保存。

负责管理电子邮件消息，包括确定哪些电子邮件消息构成重要的大学记录，哪些不是，必须是帐户用户的责任。大学档案管理员和记录管理员将为如何做出这些决定提供建议和支持，但如果记录被不当保留或过早销毁，则由部门及其员工负责。

负责任的电子邮件信息管理包括及时删除不符合记录定义的电子邮件信息，以及尽早在适当时间删除临时电子邮件信息。所有其他电子邮件消息的归档方式应该既增强其可访问性，又便于记录管理任务。一种归档方法是简单地打印电子邮件的硬拷贝，并将其与其他类似的纸质记录包含在一起。大多数电子邮件信息可以用电子方式归档。虽然大学的信息技术办公室可以协助开发电子归档解决方案，但该部门及其雇员承担适当管理电子邮件信息记录保留的责任。

当员工离开学校时，电子邮件帐户在终止日期后的一个月内仍然有效，然后才会被删除。在工作人员离开单位之前，主管应该与帐户所有者协商，以确定必须保留哪些电子邮件，单位内的谁应该保留这些电子邮件，并确保将电子邮件转移到适当的收件人以适当保留。如果此人还管理一个电子邮件服务帐户，则应安排将该帐户的控制权移交给单位内的另一个人。如果对应该保留哪些记录和可以删除哪些记录有疑问，请联系大学档案管理员和记录经理。如果有关于电子邮件帐户或其他电子资源管理的其他问题，请与信息技术办公室联系。

存储在大学官方系统上的电子邮件通常在用户删除电子邮件后保留不超过30天。与电子邮件消息相关联的日志文件（提供实际电子邮件事务的记录，但不提供电子邮件内容）的保存时间通常不超过90天。

在俄亥俄大学服务器上存储信息的电子邮件用户通常有能力将电子邮件“存档”到文件中。这有效地允许用户将任何电子邮件保存任何时间。前款规定的保留和处理准则不适用于个人完成的电子邮件存档和备份。

用户可以自行配置他们的官方俄亥俄大学电子邮件帐户，将所有电子邮件转发到外部电子邮件地址。转发到外部地址将阻止邮件存储在俄亥俄大学，但是转发事务的记录存储在大学电子邮件设施的系统日志中。转发电子邮件计划成为未来政策和程序的主题。

作为附件发送的电子邮件通信和相关文件可能被视为正式的大学记录，因此，可能需要保留比既定的电子邮件保留和处理政策指导方针更长的时间。这些电子邮件的发送者和接收者有责任确定所需的保留期限，遵守适用的大学政策和程序，并以电子或印刷形式保存这些电子邮件记录以及所有相关的标题和传输信息。