俄亥俄大学紧急通讯中心
在任何紧急情况下，威廉希尔亚洲真人平台最初的重点将始终集中在传播准确和清晰的信息，以保护我们社区的健康和安全。
威廉希尔亚洲真人平台的紧急通信计划是对大学紧急行动计划的补充，该计划指导威廉希尔亚洲真人平台在紧急事件期间的行动响应。
应急通信计划侧重于概述一般角色、责任和协议，这些协议将指导大学在对雅典大学社区和/或其区域校区、扩展校区或中心构成新出现或迫在眉睫威胁的情况下的通信和信息分发工作。
紧急情况下的通信：指导原则
紧急情况被定义为事件（发展中/新出现的威胁）或关键事件（迫在眉睫的威胁），其中：
- 可能对或已经对俄亥俄大学的学生、教职员工和/或校园客人/访客的健康、安全或福利产生负面影响。
- 严重阻碍或限制大学的核心功能。
- 有破坏校园正常运作的风险。
- 可能或已经对公众对机构的信心产生负面影响。
如果发生已被确定为正在发展或正在出现的对雅典校区的威胁的事件：
- UCM将作为应急通信的主要领导机构。
- 根据情况的性质，可能会向大学社区内的选定小组或地点或整个大学社区发出紧急通知。
- 根据情况的性质，威廉希尔亚洲真人平台的关键事件响应小组（CIRT）和/或确定的子小组可以集合起来，作为协调响应的资源。
如果发生对雅典校区的安全构成迫在眉睫威胁的重大事件：
- 俄亥俄大学警察局（OUPD）负责发布初步校园通知。
- 在雅典校区发生迫在眉睫的威胁时，OUPD首先发出校园通知：
- UCM将作为应急通信的主要领导机构。
- OUPD将继续领导事故指挥部。
- 应急管理和安全部门将提供规划和支持。
- 威廉希尔亚洲真人平台的关键事件响应小组（CIRT）作为事件指挥部的资源，协助协调响应。
如果在俄亥俄大学雅典校区以外发生了确定的重大事件：
- UCM将与相应社区合作伙伴/机构内的通信对应方合作，确定雅典市或县内可能对大学社区和/或其周边地区构成直接威胁的紧急情况或关键事件。
- CIRT和适当的社区机构将共同努力，根据手头的情况确定沟通线索。
如果在俄亥俄大学的某个区域校区发现了迫在眉睫或正在出现的威胁：
- 在一次迫在眉睫的威胁，威廉希尔亚洲真人平台的每个威廉希尔亚洲都雇用了一名通讯员，该通讯员将与校园内确定的紧急情况负责人合作，提供紧急通信。
- 在一次新兴威胁，区域校园传播者将与大学传播和营销部门合作，根据情况的性质确定适当的传播方法。
- 此外，威廉希尔亚洲真人平台的每个地区校区都与所有地方、州和联邦执法机构保持着密切的合作关系。
紧急通信：程序（评估、操作、通信）
1. 评估形势
紧急情况被定义为事件（发展中/新出现的威胁）或关键事件（迫在眉睫的威胁），其中：
- 可能对或已经对俄亥俄大学的学生、教职员工和/或校园客人/访客的健康、安全或福利产生负面影响。
- 严重阻碍或限制大学的核心功能。
- 有破坏校园正常运作的风险。
- 可能或已经对公众对机构的信心产生负面影响。
值得注意的是，俄亥俄大学警察局（OUPD）负责在任何紧急情况下及时发布初步校园通知，这些紧急情况对雅典校区的安全构成迫在眉睫的威胁。
无论何时，俄亥俄大学都会发出及时的警告：(1)向俄亥俄大学警察局（OUPD）、校园安全局（CSA）或执法合作伙伴通知俄亥俄大学，报告珍妮·克莱里法案（克莱里法案）规定的犯罪；(2)犯罪对学生和员工构成严重或持续的威胁；(3)犯罪发生在《克莱利法》规定的可报告地点。
威廉希尔亚洲真人平台还可能发送克莱里法案未要求的额外安全通知，以提高整个俄亥俄大学社区的安全和意识。
2. 落实大学回应
如俄亥俄大学政策44.100：关键事件所述，俄亥俄大学建立了一个关键事件响应小组（CIRT），其任务是在紧急情况或关键事件发生之前、期间和之后为校园社区提供领导。
在宣布重大事件后，CIRT主席将根据事件的性质任命适当的成员加入扩大的CIRT。在大多数情况下，扩大的CIRT将包括常设CIRT组的所有成员。
在被确定为需要校园通知的事件或关键事件的整个情况下，威廉希尔亚洲真人平台的执行响应小组（ERG）将根据手头的情况充分了解大学的运营响应和所有计划的沟通策略和消息传递。
- 根据危机的性质，威廉希尔亚洲真人平台的高级通讯主任或威廉希尔亚洲真人平台的紧急项目经理负责通过总统办公室的参谋长通知大学的ERG。
3. 传达大学的回应
一旦确定了紧急通信的需要，UCM将与CIRT和/或大学行政响应小组协调，评估目标受众和适当的通信方法。在整个过程中，将确保遵守克莱利法案，HIPAA和FERPA。
- 基于已知的事件范围，以及来自事件指挥部、CIRT和大学领导层的指导，UCM将利用以下部分或全部的分发渠道（参见附录B了解更多的分发渠道细节）：
- 俄亥俄大学警报（www.ohio.edu/alert）
- 短信
- 校园邮箱（@ohio.edu帐户）
- 户外紧急通知系统
- 非技术方法（现场团队、扩音器、张贴警报等）
- 俄亥俄大学的脸书和推特账号
- 警报将立即发布，除非根据OUPD，其他急救人员或校园官员的判断，通知将损害帮助受害者或控制，响应或以其他方式减轻紧急情况的努力。
个别UCM团队成员的具体角色和职责概述在附录A中；然而，沟通计划可能包括以下一些或全部措施：
- UCM将协调所有外部机构沟通的发布，包括适当大学官员的官方声明。
- 基于事件的性质，以及来自事件指挥部、CIRT和大学领导层的指导，UCM将利用以下部分或全部的分发渠道（参见附录B获取额外的分发渠道细节）：
- 俄亥俄大学警报（www.ohio.edu/alert）
- 短信
- 校园邮箱（@ohio.edu帐户）
- 户外紧急通知系统
- 非技术方法（现场团队、扩音器、张贴警报等）
- 俄亥俄大学的脸书和推特账号
- 指定一名官方发言人。根据情况的性质，威廉希尔亚洲真人平台的警察局长、紧急项目经理或高级通讯主任（或其指定人员）通常将作为威廉希尔亚洲真人平台官员与媒体沟通的主要负责人。
- 在某些情况下，可指定专家或其他来源补充联合国大学的正式答复。
- 沟通定期和持续的更新
- 汇报和评估事件或关键事件后的沟通
附录A：应急通信：UCM角色/职责
大学传播与营销副校长
- 担任UCM在威廉希尔亚洲真人平台行政响应小组的代表
- 指导行政领导对新出现的和即将发生的关键事件
- 作为高级传播总监的后备发言人
- 协助开发和分发适当的消息
- 支持整个校园的沟通成果，并帮助确保它们与大学的优先事项保持一致。
通讯高级总监
- 领导大学内部和外部沟通的战略方向
- 制定和传播战略信息和沟通计划，明确威廉希尔亚洲真人平台的使命、愿景、目标和战略重点
- 担任大学声誉和高层事务的发言人
- 预测潜在的声誉问题，并与高层领导协商管理信息传递
- 就必要的紧急通信向领导提供建议
- 与员工和领导合作，识别内部和外部沟通的机会和解决方案，并定义和执行适当的策略来支持他们
- 确保部门各方面的组织和人员配备达到最大的成功
- 管理部门的日常工作
- 支持校园内的通信专业人员，确保通信结果与大学的优先事项一致
- 在校内和校外活动中代表威廉希尔亚洲真人平台
传播与公关策略师
- 负责策划和执行媒体关系项目，旨在为俄亥俄大学创造和维护良好的公众形象
- 制定全面的媒体关系策略，并按照这些标准管理媒体关系团队
- 制定并实施与当地、州和全国媒体成员建立关系的策略
- 媒体宣传项目的团队领导-制定宣传策略
- 高等教育报告趋势的研究和报告
- 积极维护和更新俄亥俄专家目录
- 监督报纸、电视新闻广播和其他渠道，了解媒体对威廉希尔亚洲真人平台的报道，并制定策略，解决媒体对威廉希尔亚洲真人平台代表性的错误信息和报道
- 管理团队，作为与大学问题，活动和倡议相关的传入媒体咨询的主要联系人
- 为整个大学的同事提供战略沟通咨询
- 如有需要，担任中学发言人
- 在校内和校外活动中代表威廉希尔亚洲真人平台
- 发展并参与通讯服务团队的电话轮转，以便在下班后访问
- 管理电影外景协议，并与学校相关人员协调安排学生或外部公司的拍摄。
- 监控排名网站，以确定推广的最佳选择。
三级传播专员，媒体关系
- 促进地方、区域和国家媒体与内部利益相关者之间的各级内部和外部沟通
- 与当地、区域和国家媒体以及大学的嵌入式传播者建立并保持积极的关系
- 在校内和校外活动中代表威廉希尔亚洲真人平台
- 撰写新闻稿，并与沟通专家III合作，专家在推销策略
- 促进新闻发布策略
- 在适当的情况下安排和促进新闻发布会
- 分类和跟踪每日媒体询问；适当时升级
- 安排媒体采访，回应媒体
- 为整个大学的同事提供战略沟通咨询
- 为领导准备和分发每日新闻剪报
- 积极维护和更新当地、区域和全国的媒体关系
- 关注高等教育领域的突发新闻，特别是俄亥俄大学的时事新闻
- 向当地、地区和国家媒体推销故事创意
- 参与通讯服务小组的随叫随到电话轮转，以便在非工作时间接通
- 管理事件发布到大学事件日历
副主任，社会媒体战略和/或高级经理，大学社会媒体
- 有助于评估实时社交媒体报道/对话
- 在潜在的或正在发生的重大事件中，根据需要与传播高级总监兼大学传播和营销副总裁合作，通过大学的官方社交媒体渠道（主要是通过X（以前的Twitter）和Facebook）进行沟通
学术社交媒体经理
- 有助于评估实时社交媒体报道/对话
- 与传播高级总监和大学传播与营销副总裁合作，在潜在或正在发生的重大事件中，根据需要通过大学的官方学术学院社交媒体渠道进行额外的沟通。
在确定为事件和/或关键事件的情况下，俄亥俄大学的其他角色和责任可在威廉希尔亚洲真人平台的紧急行动计划中获得。
附录B：紧急通信：资源/车辆
以下通信方法在威廉希尔亚洲真人平台各地可用，并可在校园紧急情况下使用。重要的是要注意，这些工具的使用将取决于在情况或事件中出现的特定情况-并不是每种通信工具都可以在每种情况下使用。
威廉希尔亚洲真人平台警报（网页/文字/电子邮件）
俄亥俄大学的俄亥俄警报系统允许授权用户在必要和适当的时候通过网络、电子邮件和短信向俄亥俄大学的每个校区发送自动紧急通知。
威廉希尔亚洲真人平台警报（Web）
俄亥俄警报通知系统是俄亥俄大学最常用的方法，用于向大学社区通报俄亥俄大学一个或多个校园地点潜在或正在发展的生命、健康和安全状况。该系统的设计目的是在发生紧急情况时及时传递重要的校园信息。威廉希尔亚洲真人平台警报根据事件的严重程度和任何生命/健康/安全影响进行颜色编码
- 资讯及一般校园安全/运作更新(恶劣天气预报监测；例行的校园维修、计划的校园关闭、计划的紧急训练演习等)
- 黄色：可能影响校园安全和/或运营的紧急信息（恶劣天气警告、计划外的校园延误、影响校园正常运营的紧急校园维护）
- RED：需要大学社区立即关注或采取行动的紧急情况（紧急校园关闭，校园生活/健康/安全面临迫在眉睫的威胁，需要社区立即采取行动和关注）
威廉希尔亚洲真人平台警报（文字）
俄亥俄大学利用并维护一个紧急通知系统工具，使其能够在必要时直接通过大学社区的手机号码与大学社区分享重要的生活，健康和/或安全信息。这些文本警报在可能影响大学社区福祉的潜在或迫在眉睫的情况下提供重要信息和指导。
注意：我们鼓励所有学生，教师和工作人员保持他们的联系信息，以帮助我们确保威廉希尔亚洲真人平台能够在需要时及时分享消息。查看和更新您的联系信息的说明可以在网上找到。
威廉希尔亚洲真人平台警报（电子邮件）
俄亥俄大学的官方电子邮件通信平台经常在需要通过网络或文本提供俄亥俄警报之外的额外背景或见解的情况或关键事件中使用。这种沟通方式也被用来帮助扩大与大学社区共享的任何校园安全指示和/或其他保护措施。
其他通信方法
俄亥俄警报（社交媒体）
在通过大学的主要渠道（网络、文本和电子邮件）进行沟通之后，俄亥俄大学可能会通过其官方社交媒体渠道进行沟通，主要是通过X（以前的Twitter）和Facebook，在潜在的或正在进行的关键事件期间。
户外紧急通知系统（警报器/广播系统）
雅典校园有一个户外紧急通知系统（可听警报器/PA），可用于通知校园社区与天气有关的情况或大学认为必要的其他紧急情况。户外紧急通知系统将从六个地点发出声音（或者每个地点可以独立启动）。户外紧急通知将以预先设定的声音开始，然后以预先录制的或现场的口头通知继续。每学期对户外紧急通知系统进行一次声音教育测试。
数字标牌
俄亥俄大学可以通过数字显示系统共享关键事件通信，这些系统安装在雅典校区的大多数建筑物中，以及区域校区的许多建筑物中。
注：如有需要，大学也可以使用非技术通讯手段，包括：现场通知小组、户外扩音器、印刷警报等。