大学车辆购置与处置流程

大学车辆购置与处置流程

以下概述为俄亥俄大学各院系从事车辆采购、使用和处置支持活动提供了最佳实践考虑因素，符合大学政策47.001（大学车辆的安全、采购、操作、维护和处置）。该指南涉及大学拥有的机动车辆、重型设备、公共汽车、船只、高尔夫球车、低速车辆和拖车。

车辆购置流程

购买任何新的、使用过的、捐赠的或租赁的机动车辆都需要获得授权部门的副校长、院长（与教务长一起）、CFAO和运输与物流执行主任的批准。在车辆购置表格完成和所有既定批准到位之前，部门不得承诺购买车辆。

在购买新车或二手车之前，俄亥俄大学的院系必须利用交通和停车服务（TPS）作为车辆规格审查的资源。TPS将确保标准车辆的安全功能符合大学的操作要求，并提供适当的维护注意事项或车辆安装指导。大学院系禁止购买15座面包车。

在参与RFP流程或购买新车、二手车或租赁车辆资产时，应遵守以下采购准则：

1. 采购部门在作为RFP流程的一部分生成PO请求时，必须在BobcatBUY中包含车辆规格表、销售清单和车辆采购表。如果车辆采购没有通过RFP流程与采购部门协调，采购部门应通知TPS已创建车辆采购订单并附带文件。
2. 卖方必须将购买和交付所需的所有表格/文件提交至TPS进行审核。表格必须在交付/检查前至少3个工作日提交，最好是让供应商提供表格作为RFP过程的一部分。
   1. 俄亥俄大学在法律上不能同意某些车辆购买条款和文件考虑，提前审查文件可以有时间进行必要的修改和反馈给供应商。
3. 供应商将在完成文书工作之前将车辆交付给TPS（工厂街100号）进行检查。交货日期/时间必须在周一至周五的上午8点至下午3点之间，并提前与TPS协调。采购部门必须安排一名联系人在车辆、交货和检查时在场。
4. TPS将在检验、文书工作完成和任何必要的处理活动后通知采购部门车辆放行日期。二手车在交付本署使用前，必须每年进行一次车辆安全检查。TPS将协调所有的所有权、注册和许可活动。
   1. 车辆的名称必须是俄亥俄大学的-个人姓名或院系不能包括在名称上。
5. 在收到TPS的车辆验收/检查通知后，采购部负责将签署的销售账单提交给应付帐款以供供应商付款（俄亥俄大学采用净付款方式，除非供应商合同/协议中另有规定）。

授权和标题

交通及停车服务完成所有大学自有车辆的所有权，登记和许可活动。这还包括高尔夫球车和部门选择许可的低速车辆。所有车辆的名称必须是俄亥俄大学的-个人姓名或部门不能包括在标题上。TPS应维护所有大学拥有的车辆名称，证书或原产地，制造原产地证书等的中央存储库。

车辆安全、操作与维护

1. 大学政策47.001对车辆安全和操作事项提供了额外的指导。鼓励各部门审查这一政策，并与管理或使用大学车辆资产的任何员工分享。
2. 预防性维护是维护装备良好的车辆的重要组成部分，安全检查应每年完成，各部门应酌情与TPS运营的俄亥俄大学车辆维护中心协调日常和非计划维护需求。经TPS事先批准，地区校区可以使用当地的维护和检查服务。
3. 所有的燃料需求也应该通过运输和服务办公室进行协调。

车辆配置

1. 根据以下标准之一确定大学车辆的处置。
   1. 指定的大学部门已经根据运营需要、财务或其他考虑决定不再需要这辆车。
   2. 该车未能通过年度安全检查，届时被认定有缺陷的部件将无法修复，并构成安全风险。
2. 指定的大学部门将从车上卸下所有个人物品，并将其转交给TPS办公室。所有的钥匙、绿色燃气钥匙卡和航海家卡也要在这个时候上交。
3. TPS将完成EI-8设备状态变更表，并将其提交给移动和剩余以及库存办公室。
4. 租置计划会将下列资料提交给搬家及剩余：
   1. 车辆标题
   2. EI-8设备状态变更表的纸质副本
   3. 所有的车钥匙
   4. 一份书面摘要，说明任何已知的车辆缺陷，当前里程，VIN，年份，品牌，型号，颜色，车辆联系方式，以及销售收入的适当账号。
   5. TPS将从车辆、牌照和部门要求保留的任何其他专用设备（即OUPD专用设备等）上移除任何贴花或识别标记。
   6. 一旦所有准备工作完成，TPS将把车辆交付给搬家和剩余公司。
   7. 将符合条件的采购的销售收入进行会计更正/开票/存入指定部门。