学生组织司库手册

1. 学生组织必须在俄亥俄大学保持良好的信誉。违反学生参与和领导中心（CSEL）和/或俄亥俄大学政策或联邦，州和地方法律将导致失去俄亥俄大学学生组织的认可。这种确认损失包括冻结一个组织的财务帐户。总裁和/或财务主管未能参加秋季和春季学期的强制性学生组织培训也将导致该组织失去认可。
   1. 所有注册的学生组织必须在CSEL保持他们的财务账户。严禁开立外部银行账户。
   2. 如果您的组织没有建立大学财务帐户，请发送电子邮件至involvement@ohio.edu进行设置。
2. 组织不得使用外部应用程序（Venmo， square card reader等）
3. 如果俄亥俄大学或附属机构要求，财务主管有责任提供收据、发票、存款单或其他财务文件的文件。财务主管应该保持全年的交易记录。
4. 组织资金不得用于任何组织成员或顾问的个人利益。
5. 零用现金是禁止的。
6. 禁止使用本组织资金使用酒精和其他麻醉品。
7. 在大多数情况下，CSEL可以使用大学采购卡（Pcard）为大型组织支出提供预付款。这种预付款选项通常适用于以下支出：
   1. 会议注册
   2. 交通预订
   3. 某些团体旅行安排（如团队旅行、实地考察等）
   4. 杂志订阅
   5. 机构存款
   6. 大额在线购物请联系学生组织财务助理，申请使用Pcard。
8. 必要的表格（凭证、存款单、W-9、供应商信息表等）可以在贝克330的学生参与和领导中心或财务表格网页上领取。除非学生参与和领导中心批准，否则禁止使用其他形式。

所有注册的学生组织都有资格获得俄亥俄大学的金融账户。查看下面的“帐户信息”部分，了解如何查找您的帐户号码。如果您的组织没有财务帐户，请发送电子邮件请求设置到involvement@ohio.edu。

学生组织帐户由实体类型“10”和“80”指定。您可以将这些实体视为学生组织帐户中的“桶”。这些桶在税收方面很重要。在许多要求你提供账户信息的大学表格上，你必须提供实体和你的四位数账号。下面是它是如何被分解的：

• 实体:
  • 10实体：你的学生组织的10桶被指定用于任何来自大学的资金。这可能包括SAC或作为俄亥俄大学实体运作的大学部门和办公室向您的组织提供的资金。
  • 80实体：你的组织的80桶被指定用于任何最初不是来自俄亥俄大学或税收的资金。这包括会费，资金筹集，和其他资金来源以外的大学。
• 四位帐号：如下图所示，四位帐号代码为帐号字符串组织段下的“XXXX”。所有学生组织的账号都以“79”开头，所以大学办公室通常只要求你提供唯一的4位数账号。作为财务主管，要注意这个四位数字的账户代码通常被称为你的“账号”，尽管有一个更长的账户字符串（见下文）。

如果需要您的学生组织的完整帐户号码，请在确定您使用的实体后使用下面提供的帐户字符串。将“XXXX”替换为您的4位帐户代码。

账户字符串	实体	源	组织	活动	函数
如果您使用来自SAC或任何大学实体（即大学部门或办公室）的资金，请使用您的10指定帐户。	10	110350	79 xxxx	0000	00
如果您使用的是来自会费、筹款或任何存入教会的款项，请使用您的80指定帐户。	80	800000	79 xxxx	0000	00

*如果您的组织接受或使用赠款资金运作，则实体为“50”。俄亥俄大学基金会负责拨款会计。

审计：学生参与和领导中心完成对所有学生组织账户的例行审计。CSEL保留暂停任何组织的负账户余额或交易不符合俄亥俄大学政策，联邦，州或当地法律的权利。

识别您的帐号：您的组织的帐号位于其BobcatConnect页面上。您还可以使用Oracle商业智能识别组织的帐号。甲骨文是俄亥俄大学的金融平台。

1. 请访问财经网站。
2. 滚动到页面底部，单击Oracle Business Intelligence （OBI）。
3. 使用您的OHIO ID登录，点击“仪表板”→“可用学生资金”
4. 点击“成本中心查找”
5. 在“ORG desc contains any”框中插入您的组织名称，然后点击“应用”。
6. 您的六位数帐号（79XXXX）位于“机构”下。

账户余额：所有学生组织的财务信息都是公开记录，因此您可以查看您的资金余额。按照下面的说明来访问你的学生组织的账户余额或观看这个视频。

1. 请访问财经网站。
2. 滚动到页面底部，单击Oracle Business Intelligence （OBI）。
3. 使用您的OHIO ID登录，点击“仪表板”→“可用学生资金”
4. 在“机构之间”旁边的两个框中填写您的六位数帐户号码（79XXXX）。
5. 一旦你点击“申请”，你就可以查看你的学生组织的期末余额。

休眠账户：如果一个学生组织作为注册学生组织已经不活跃三年，没有任何账户活动，CSEL将把该组织账户中的任何剩余资金转移到学生组织应急基金。该基金仅用于有利于学生组织和活动的项目。提取资金后，学生组织账户被关闭。如果休眠账户在三年后重新注册，从休眠账户中取出的任何资金将不会回到该组织。

学生组织可能会以各种方式产生收入，包括会费，筹款人，SAC资金，助学金或其他大学资金支持。如果财务主管希望为创收活动举办战略会议，请发送电子邮件至involvement@ohio.edu。

存款单：请于领取款项后24小时内到堂一楼办理存款手续。所有的钱都必须清点和分类。大量的硬币必须滚动，并在滚动上列出该组织的账号。支票可以开给学生组织，并且必须用4位数字的组织账号背书。存款单应填写如下：

• 请注明机构名称（不得缩写）、帐号和存款日期。
• 说明货币、硬币和支票的数量。合计存款金额并签字（需存款人签字）。
• 将押金交至会所一楼窗口。确保你在组织预算中记录了存款。
• 在教堂大厅窗口关闭期间收取的款项可以存放在夜间存款箱中。夜间寄存箱位于丘布大厅南院街入口内。收据可以在第二天索要。

筹款活动：学生组织被允许举办筹款活动。只有注册过的学生组织才可以在校园举办募捐活动和/或使用学校资源。主办单位对本次活动承担全部责任。筹款必须遵守俄亥俄大学的政策和所有地方，州和联邦法律和条例。俄亥俄大学对创收项目（筹款人）的定义如下：“任何产生收入的项目，包括门票销售；任何自愿捐献的物品。”创收项目可能包括，但不限于，烘焙销售，电影，舞蹈，抽奖，捐款，以及出售食品，饮料或零食。

• 收款：您的组织可以收取现金作为押金，但您不能使用信用卡读卡器或其他应用程序（如Venmo）进行收款。
• 税务编号：学生组织不能使用俄亥俄大学税务编号筹款（这是通过Chipotle， Buffalo Wild Wings等筹款者的常见要求）。
• 促销/竞赛：购买促销物品（马克杯，衬衫等）是允许使用您所在组织的学生组织资金。该活动或促销活动必须与推广特定的和授权的大学活动、组织或项目有关。
• 现金或礼券：容易兑换成现金的现金和礼券都被认为是“现金”。现金只允许作为比赛奖励送给学生和公众人士（不能用作服务费）。比赛必须得到指导老师和组织的批准，并且必须为组织或大学带来利益。现金奖的获得者必须承认奖金为应税收入。有问题请联系CSEL。
• 捐款：所有筹款活动所得款项必须于筹款后24小时内存入慈善机构于会所的银行户口。

参议院拨款委员会：学生组织有资格通过参议院拨款委员会（SAC）申请资助。SAC是“参议院负责接受资金申请，评估资金申请，并为俄亥俄大学注册学生组织的项目和活动分配资金的分支机构”（7.02）。学生团体可申请以下活动：

• 新机构补助金：新注册的学生组织可以申请150美元的资助。为了有资格获得这项资助，学生组织不能超过15周。要求和使用说明如下：
  • 参加每学期开始时的强制性学生组织培训。9
  • 申请方式：登录BobcatConnect→在参议院拨款委员会页面，进入“表格”→“新组织拨款”→完成申请。
  • 如需SAC的进一步协助，请发送电子邮件至sac@ohio.edu。
• 每两周和每学期资助学生组织可以通过SAC申请每两周和每学期的资助。申请每两周或每学期资助，学生组织必须完成以下事项：
  • 参加每学期开始时的强制性学生组织培训。
  • 申请方式：登录BobcatConnect→在仪表板上点击“管理”→点击您的组织，进入编辑工具栏→“财务”→“创建新申请”→“创建预算申请”→选择“SAC双周资助”或“SAC学期资助”申请流程→完成申请。
  • 有关SAC资金的官方和最新指导方针，请参阅位于俄亥俄大学学生参议院BobcatConnect页面“文件”下的学生参议院手册。
  • 如需SAC的进一步协助，请发送电子邮件至sac@ohio.edu。
• SAC审计：SAC全年进行例行审计。不当使用或未使用的资金将被审计回SAC。有关SAC审计的更多信息，请发送电子邮件至sac@ohio.edu。
• 研究：俄亥俄大学为有兴趣获得个人研究资助的教职员工和学生提供机会。

付款凭证：所有付款请求必须提交一份完整的付款凭证。在任何情况下，不要直接用现金支付会费、社会评估、筹款等费用。在提交付款凭证之前，请考虑以下事项：

• 凭证必须清晰可读，以便处理。
• 完整填写日期、组织名称（无缩写）和账号。
• 它必须注明收款人的姓名和地址（支付款项的人或供应商）。
• 说明费用分配情况。如果您有同一个人/供应商的多个收据，您可以在单独一行列出每个收据总额。
• 列出所有收入的总和。
• 必须列出费用的详细说明。
• 附上分项收据。不接受未详列的收据或信用卡单据。在特殊情况下，如果代金券代表印刷促销传单的账单，则需要提供相同的副本。
• 支付国家会员费需要一份登记表的复印件或该组织的国家手册的复印件，显示每个成员的会费。

一旦付款凭证填写完整，并有顾问和财务主管的签名和适当的附件，将表格退还给CSEL （Baker 330）。

学生组织付款附件要求：根据您的付款要求，您的付款凭证必须附上不同的表格。表格可在CSEL或财经网站上获得。付款凭证可能需要长达30天的时间来处理。

费用	W9	供应商资料表	发票/金额证明	简易服务协议	酬金协议表格	分项收据	会议议程
付给外部人员酬金	是	是	是		是
向外部供应商支付服务费用	是	是	是	是
用品、食品、费用等。						是	是

*如果您的学生组织想要向学生支付服务费用（DJ，摄影师等），请联系CSEL了解具体说明。

支票：财务主管和/或其指定人员负责提取所要求的支票并将其分发给适当的人员。支票直接邮寄给收件人，除非有直接存款。如果学生之前有直接存款，退款将直接存入他们的个人账户。

• 无效支票：如果一个组织要求一张支票，后来确定支票是错误的、丢失的或被盗的，该组织必须将该支票归还给CSEL，并填写“无效支票/停止付款请求”表格。如果需要签发新的支票，组织需要重新提交原始凭证的文件副本以及收据。

如果学生组织成员使用自己的车辆旅行，如果组织批准，学生可以报销里程。里程被要求，但可以减少到购买的汽油量。学生必须保存他们的汽油收据，并填写“学生旅费报告”。如果组织使用自己的车辆，则任何旅行责任与俄亥俄大学无关。

如果组织预订的房间少于10间，可以使用大学购房卡预订酒店房间。如果预订的房间数量超过10个，则视为团体旅行，需要签订合同。合同可以在财务客户服务的协助下通过山猫购买处理预订。