40.007：公共记录请求
批准
2025年2月17日
Stacey Bennett b|总法律顾问
洛里·斯图尔特·冈萨雷斯b|总裁
范围和概述
该政策旨在确保符合威廉希尔亚洲真人平台公共记录法，威廉希尔亚洲真人平台修订法典第149.43条，并促进公众访问大学的公共记录。大学档案是根据大学档案保存时间表进行组织和维护的。所有大学员工都有责任协助大学的公共记录流程，以确保及时生成公共记录。任何收到公共记录请求的大学员工都必须立即通知公共记录合规协调员，如果请求是书面的，则将其转发给公共记录合规协调员。正如本政策中进一步描述的那样，俄亥俄大学警察局（OUPD）可能会收到关于执法记录的公共记录请求。
定义
- “记录”：任何形式的文件-纸质或电子（包括大学电子邮件），由大学创建，接收或在大学管辖范围内，记录大学的组织，职能，政策，决策，程序，操作或其他活动。电子记录包括电子邮件、文本、语音邮件、社交媒体和其他形式的通信技术。
- “公共记录”：在威廉希尔亚洲真人平台或联邦法律规定的豁免披露的情况下，当提出公共记录请求时，由大学保留的“记录”。公共记录不包括学生教育记录、律师-客户特权记录、个人笔记、保密执法和调查记录、知识产权记录、捐赠者档案记录以及修订法典第149.32条(A)(1)节中所述的其他记录例外。
负责大学办公室和公共记录合规协调员
法律事务办公室是指定的大学办公室，负责接收和审查俄亥俄大学公共记录和俄亥俄大学基金会公共记录的请求。OUPD可以接收、审查和响应执法记录的请求，例如交通事故报告、事件报告和其他公共执法记录。
法律事务办公室的一名员工将担任该校公共记录合规协调员，其职责包括协调和跟踪该校的回应。OUPD将有一名指定的员工来管理部门的公共记录请求，并作为与大学公共记录合规协调员的联络人。
公共记录请求流程
索取公共记录的请求可以亲自、通过电话或以书面形式提出。最方便的方法是通过电子邮件向公共记录合规协调员legalaffairs@ohio.edu或通过电子公共记录请求表格提交书面公共记录请求。有关执法记录的要求也可通过policerecords@ohio.edu向公共卫生署提出。
也可以向大学传播和营销办公室提出请求，地址为media@ohio.edu。
通过其他方式（包括电话和亲自）提出请求的信息可在大学的公共记录网页/legal/public-records-requests上获得。
响应时间
根据威廉希尔亚洲真人平台法律的规定，大学努力及时提供公共记录以供检查，并在合理的时间内向请求者提供所要求的公共记录的副本。“及时”和“合理”考虑到要求的广度和清晰度、要求的记录数量、记录的位置、记录的存储媒介以及法律审查和修订的必要性。在响应记录大量且生产需要大量时间的情况下，生产可以分阶段进行，直到响应完成。
记录请求内容
公众纪录要求只可查阅现有纪录。虽然不需要特定的语言，但请求必须足够具体，以便大学合理地识别所寻求的记录。
虽然没有义务，但我们鼓励申请人以书面形式提出公开记录请求。申请人不需要透露他们的身份或他们的请求的目的，虽然大学可能会要求他们这样做，如果这些信息可能有助于识别所寻求的记录。
否认和修改记录
索取资料的要求不被视为适当的公共纪录要求，可能会被拒绝。如果没有回应性记录存在或不能合理识别，大学没有义务创建记录。在某些情况下，大学可以自行决定，在认为可行的情况下以书面形式汇编和提供信息（创建记录）。
大学也可以拒绝含糊不清或过于宽泛的请求，以及那些缺乏足够清晰度以合理识别所寻求的公共记录的请求。在这种情况下，请求者将有机会修改请求。虽然不是必需的，但提供请求的目的可以帮助大学确定正在寻求的记录。
所有为回应公共记录请求而检索的记录都要经过法律审查。如果学校扣留、修改或以其他方式拒绝申请的全部或部分记录，将提供包括法律权威在内的解释。任何修订都将对请求者可见。如果申请者不同意或不满意大学的答复，我们鼓励申请者联系法律事务办公室。
如果法律要求或授权，允许在记录中编辑信息。允许编辑的示例包括社会安全号码、学生教育记录、知识产权记录、捐助者简介记录和机密的执法记录。
收取副本及邮寄费用
根据威廉希尔亚洲真人平台的法律，大学可以收取与制作副本和交付相关的实际费用。大学员工处理申请的时间不收费。以电子形式创建和保存记录的电子副本也不收费。大学可能会要求学生提前支付费用。
人事档案
当要求公开记录员工的人事档案时，大学将在可行的范围内通知该员工其人事记录已被要求，如果知道请求者的身份，则通知该员工。
相关政策及其他资源
还应酌情参考下列资源：
- 12.020政策。
- 93.002政策。
- 公众可以访问威廉希尔亚洲真人平台总检察长的网站，并在出版物部分获取关于“威廉希尔亚洲真人平台阳光法”的完整手册。