12.027：核实学生身份

状态:

批准

有效:

2024年12月16日

由:

Bob Bulow |负责学生信息策略和大学注册的助理副校长

批准:

洛里·斯图尔特·冈萨雷斯b|总裁

档案副本上的签名和日期

  1. 介绍

    高等教育机会法案（HEOA），公法110-315要求提供远程教育或函授课程的高等教育机构有适当的流程，以确保注册课程的学生与参加课程并获得课程学分的学生是同一人。作为高等教育委员会（HLC）认可的成员机构，俄亥俄大学认识到在所有方式下验证学生身份的重要性，并对所有被录取和注册的学生实施了这一政策，无论教育方式如何。

  2. 目的

    使大学符合联邦对核实学生身份的要求，告知教职员工这些要求，并降低不合规的风险。

  3. 范围

    这一政策适用于所有大学学分课程，包括远程教育、函授和其他类似的课程；面对面和混合教学。它涵盖了从申请入学到毕业、转学或退学的所有阶段。所有教职员工和学生都有责任遵守这一政策。

  4. 定义

    1. 函授课程-由机构提供的一种课程，该机构通过邮件或电子传输向离教师很远的学生提供教学材料，包括对材料进行考试。
    2. 学分课程-由地区或国家认可的高等教育机构授予成绩单学分的课程或活动背景下的学术指导。
    3. 远程教育——利用技术向远离教师的学生提供教学，同时支持定期和实质性的互动（同步或异步）的教育。
    4. 讲师-就本政策而言，讲师是负责提供课程内容并符合认证机构设立的教学资格的个人。
    5. 敏感数据-用于描述必须保护以防未经授权泄露的中等或高度敏感数据的分类术语。

  5. 策略

    俄亥俄大学遵守联邦法规，核实所有形式的学生身份。大学采用身份验证流程，包括但不限于以下流程，这些流程可能会随着技术和最佳实践的进步而更新。

    1. 验证学生身份的方法
      1. 在初次入学时，学校确保所有新生的身份都得到验证。负责学生初始课程注册的个人必须确保所有新学生的身份都按照信息安全标准进行验证：学生身份验证。
      2. 安全登录和密码提供，因为每个学生收到一个唯一的用户ID（“俄亥俄ID”）和密码。
      3. 监考考试可用于在线或亲自验证学生身份。
      4. 教师使用有效的教学和相关实践来验证学生的身份。
      5. 使用大学认可的技术来验证学生身份。教师必须使用经批准的软件，但如有必要，可以根据大学的信息安全标准要求替代软件。

    2. 核实学生身份的相关费用

      联邦法规要求在注册或入学时通知学生任何与学生身份验证相关的预计额外费用。如果一门课程需要监考或有相关费用，学校会在学生注册时向他们披露这些信息。此外，根据《联邦法规》第34章第668.43节的规定，大学管理部门有责任确保入学和未来的学生能够随时获得上大学的费用。

    3. 隐私保护

      大学致力于保护学生的隐私，遵守适用的隐私法和相关的大学政策。用于验证学生身份的方法必须实施合理和适当的保护措施，以保护学生的隐私。

  6. 问题

    有关此政策或大学如何在尊重学生隐私的同时平衡学生身份验证的问题，请联系审计，风险和合规办公室universitycompliance@ohio.edu或privacy@ohio.edu。

  7. 报告违反此政策的行为

    虽然强烈鼓励通过包括部门领导在内的标准渠道进行初步报告，但违反这一政策的行为也可以通过由第三方运营的大学热线道德点进行善意报告。报告可以匿名提交。

    违反这一政策的行为将根据个人的分类通过适当的大学纪律程序处理。

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨：

  • 招生管理副校长
  • 负责区域高等教育和合作的副教务长
  • 本科入学指导主任
  • 负责传播和营销的副总裁
  • 负责学生信息策略和大学注册的助理副校长
  • 教、学与评估中心的执行主任
  • 助理副总裁兼学生经济援助和奖学金执行主任
  • 招生管理助理副校长兼本科招生执行主任
  • 负责机构有效性和分析的副教务长/认证联络官
  • 威廉希尔亚洲真人平台副教务长在线
  • 迪安的委员会
  • 国际学生和学者服务部主任
  • 大学合规处处长
  • 首席私隐主任
  • 首席信息官
  • 首席信息安全官
  • 教师参议院
  • 行政参议院
  • 教务长
  • 学生参议院
  • 研究生院

表格、参考资料和历史

  1. 形式

    以下表格适用于本保单：

    1. 填写ethicpoint表格的说明和链接可在/audit-risk-compliance/compliance/report-concern上获得

  2. 参考文献

    下列事项与本政策有关：

    1. 与遵守联邦法规相关的HLC政策可在线访问：https://download.hlcommission.org/policy/HLCPolicyBook_POL.pdf
    2. 有关HEOA - 2008的信息可在网上公开查阅：https://www2.ed.gov/policy/highered/leg/hea08/index.html
    3. 在达成认证决定的标准应用程序可在：https://www.ecfr.gov/current/title-34/subtitle-B/chapter-VI/part-602/subpart-B/subject-group-ECFR941656d458ef3eb/section-602.17
    4. OIT的网站上有关于保护大学数据的信息，请访问/oit/security/policy-and-practices/standards
    5. 俄亥俄大学的大学证书政策（91.004）可在网上获得：/policy/91-004
    6. 俄亥俄大学的可接受使用政策（91.003）可在网上获得：/policy/91-003
    7. 基于联邦定义的HLC术语的词汇表可在：https://www.hlcommission.org/General/glossary.html#regularsubstantive在线获得

  3. 历史

    在有密码保护的review站点上，可以找到该政策的草稿版本，它们的封面备忘录、表单以及评论者对它们的评论。

    此策略没有以前的版本。