1. 概述

   俄亥俄大学对其教育使命和学生的承诺要求它保留各种学生记录。凡与本校基本宗旨无直接关系的学生档案，概不保留。管理学生记录的收集、维护、审查和发布的所有政策和做法将基于保密原则和学生的隐私权，符合1974年《家庭教育权利和隐私权法》，经修订，20 U.S.C.§1232g；34 CFR第99部分（“FERPA”）。这一政策应管理收集，维护，审查，并在俄亥俄大学的雅典和地区校区学生记录的发布。在此，学生的定义是指俄亥俄大学为其保存受FERPA保护的教育记录的任何正在或曾经就读于俄亥俄大学的人。

2. 记录类型

   大学承认两种一般类型的记录：受FERPA保护的教育记录和不受FERPA保护的记录。

   1. 受FERPA保护的教育记录

      受FERPA保护的教育记录被定义为任何形式的记录、文件、文件和其他材料，包括印刷、电子、缩微胶片、手写、计算机媒体、视频或录音带等，这些记录、文件、文件和其他材料包含与现在或以前的学生直接相关的信息，并由大学或代表大学的人维护。受FERPA保护的教育记录应遵守以下关于收集、维护、审查和发布的原则。

      受FERPA保护的教育记录包括：

      1. 招生记录由本科招生办公室、地区校区、骨科医学遗产学院和研究生院保存。本科招生主任、地区校区院长、传统骨科医学院院长或研究生院院长分别是这些记录的官方保管人；

      2. 学生所在学院院长保存的学习成绩；学术部门、学校和项目；大学教务处；和网络学习。大学注册处、学院院长、学院或部门的董事或主席，或负责电子学习和战略伙伴关系的副教务长分别是这些记录的官方保管人；

      3. 由社区标准和学生责任办公室维护的纪律记录，包括俄亥俄大学警察局向社区标准和学生责任办公室提供的任何信息。社区标准和学生责任办公室主任是这些记录的官方保管人；

      4. 财政援助和学生就业记录由学生财政援助和奖学金办公室维护。学生经济援助和奖学金办公室主任是这些记录的官方保管人；

      5. 除了由学生经济援助和奖学金办公室保存的学生就业记录外，与学生身份有关的就业记录由大学人力资源部、大学工资办公室和个别用人单位保存。根据记录的位置，负责记录所在办公室的大学官员是记录的官方保管人；

      6. 就业记录由职业网络保存。学生教务处是这些记录的官方保管人；

      7. 住房记录，包括合同和租赁协议，由住宅住房办公室保存。住宅房屋署署长是这些记录的正式保管人；

      8. 由发起、收集和记录评估和支付费用的办事处保存的财务记录。大学注册处和财务主管是这些记录的官方保管人；

      9. 国际学生档案。国际学生和学者服务主任是这些记录的官方保管人；

      10. 任何由医生、精神科医生、心理学家或其他公认的专业人士或准专业人士以其专业身份创建或维护的记录，如果出于治疗以外的目的而向他人披露（例如，向指导老师确认学生曾在健康中心就诊）。医疗主任（负责学生健康服务的医生）或咨询和心理服务主任是这些记录的正式保管人；

      11. 由学生无障碍服务办公室保存的任何记录。学生无障碍服务助理院长是这些记录的官方保管人；和,

      12. 由大学办公室或机构作为履行办公室或机构的基本目的和责任所必需而保存的、根据(A)(2)项未被明确指定为不受FERPA保护的记录的任何和所有其他记录。负责该办公室或机构的大学官员是这些记录的官方保管人。

      信息技术人员不是受FERPA保护的教育记录的官方保管人，而是协助创建和增强官方保管人使用的系统的雇员。

   2. 不受FERPA保护的记录

      不受FERPA保护的记录包括：

      1. 由机构、监督和行政人员及其附属的教职员和教育人员创建的记录，由其制作者单独拥有，除替代人员外，不得向任何其他人查阅或透露。替代者是指临时履行记录者职责的个人，不是指永久接替记录者职务的个人；

      2. 俄亥俄大学警察局创建的记录和文件，前提是这些记录和文件是由俄亥俄大学警察局为执法目的创建和维护的；

      3. 在正常业务过程中制作和保存的与大学雇员有关的记录，该记录仅与该雇员的雇员身份有关，不得用于任何其他目的。如上文(A)(1)(e)所述；然而，与大学雇用的学生身份有关的就业记录是受FERPA保护的教育记录；

      4. 由医生、精神科医生、心理学家或其他公认的专业人士或准专业人士以其专业身份创建或维护的记录，这些记录仅与向学生提供治疗有关，并且除了提供该治疗的人之外，任何人都无法获得；但是，在获得学生书面许可的情况下，这些记录可以由医生或学生选择的其他适当专业人员查看。（此类记录的隐私和机密性可能受到管理健康记录隐私的州和联邦法律的保护）；和

      5. 在他或她不再是俄亥俄大学的学生后创建的个人记录，即校友记录。

3. 保存记录

   受FERPA保护的教育记录只能由负责上述(B)中列出的每种记录的大学行政人员保存。根据本政策和FERPA的规定，所有参与处理和维护受FERPA保护的教育记录的大学人员，包括学生雇员，都应被告知此类信息的机密性及其责任。这个说明应该是每个办公室新员工入职培训程序的一部分，包括学生员工。

4. 被授权将材料放入记录档案的人员

   只有以下有资格的人员才被允许将信息放入受FERPA保护的教育记录中：负责维护文件的办公室或机构的人员（包括教职员工），以及应学生要求并因此征得学生同意的学生个人或其他人。

5. 检查和审查学生记录

   在俄亥俄大学就读或曾经就读的学生有权检查和审查受FERPA保护的教育记录的内容，仅受时间、地点和监督方面的合理安排的限制；但在任何情况下，该时间不得超过请求提出后的四十五（45）天。联系保存记录的相应大学办公室，以便作出适当的安排。如果学生不在通勤距离内，学生可以要求提供其教育记录的副本；负责保存记录的机关可以对这种副本收取合理的费用。如果一名学生的教育记录包含不止一名学生的信息，该学生可以查阅或只被告知该学生的具体信息。这种一般复核权的例外情况有：

   1. 学生家长的财务记录或其中所载的任何资料；

   2. 在1975年1月1日之前保存在学生教育档案中的保密信件和推荐信，只要这些信件或推荐信没有被用于特定目的以外的目的，并由负责保存记录的办公室或机构的行政官员确定；

   3. 如果学生在本政策和FERPA下签署了学生访问权的弃权书，则有关任何教育机构或机构的录取、就业申请或荣誉或荣誉认可的机密建议。

      学生或申请入学的人可以放弃查阅本项所述保密声明的权利，但这种放弃只适用于以下情况：根据要求，学生被告知所有提出保密推荐的人的姓名，并且这些推荐仅用于特定目的。学生可以以书面形式撤销先前放弃查阅机密声明或推荐信的权利。这种撤销只适用于撤销豁免后记录中的机密陈述或建议。这种豁免可能不需要作为入学条件，从大学获得经济援助，或从大学获得任何其他服务或福利。

6. 要求修改学生记录

   根据《FERPA条例》第99.20至99.22条的规定，学生有权举行正式听证会，对受FERPA保护的学生教育记录的内容提出质疑，以确保记录不准确、误导或以其他方式侵犯学生的隐私权，并为其中包含的任何不准确、误导或其他不适当的数据提供纠正或删除的机会。并在该记录中插入有关记录内容的书面说明。

   然而，学生应首先尝试通过系主任或学校主任、学院院长非正式地解决他或她的不满，或者在其他记录的情况下，通过记录的官方保管人。系主席或学校主任、院长或官方监护人在仔细审查了有关质疑的事实后，应在学生提出质疑后的五(5)天内以书面形式通知学生他或她的决定和将采取的任何纠正措施。

   如果学生不满意他或她通过系主席、院长或官方监护人提出的非正式质疑的结果，他或她可以选择继续进行本节第一段所述的正式听证会。对这些正式听询结果的上诉应按照组织层级向执行副校长和教务长提出。教务长的决定将是最终决定。

   《教师手册》第四节C部分“期末考试和改成绩”提供了学生挑战成绩的机制。除此之外，没有上诉的权利。

7. 公布学生档案

   为了学生的共同利益和学校的教育使命，俄亥俄大学的学生记录由学校托管。因此，除非事先得到学生的书面同意（可使用“发布教育记录同意书”），或下文另有规定，否则任何学生教育记录中的信息不得泄露给任何个人或组织。

   1. 记录保存人员可以根据上述(C)规定的条件访问受FERPA保护的学生教育记录。

   2. 证明合法教育利益的大学官员可以访问受FERPA保护的学生教育记录。大学官员是指大学聘用的从事行政、监督、学术、研究或辅助工作的人员（包括执法单位人员和卫生人员）；与大学订立合约，代表大学提供服务的个人或公司；在校董会任职的人；或在官方委员会任职的学生，如纪律或申诉委员会，或协助其他大学官员执行他或她的任务。如果大学官员为了履行他或她的职业责任而需要审查教育记录，那么他就有合法的教育利益。

   3. 以下信息被认为是公共信息或目录信息，可能会在大学刊物上发布或以其他方式发布：

      1. 学生的名字，

      2. 宿舍，邮寄地址和家庭住址，

      3. 本地或固定电话、移动电话（如果指定为公用电话）和固定电话号码；

      4. 大学电邮地址：

      5. 目前主修课程；

      6. 参加官方认可的活动和体育项目；

      7. 运动员的体重和身高，

      8. 在俄亥俄大学的入学日期，

      9. 从俄亥俄大学获得的学位和奖励，包括日期和主要项目，

      10. 学生曾就读的教育机构或机构；

      11. 学生的“也称”（AKA）名字，

      12. 学生地位和学位水平（本科一年级，研究生二年级等）；

      13. 注册情况（全日制等），包括按学期注册的总学时；

      14. 初级顾问,

      15. 预计毕业日期；

      16. 目前的学院和校园，

      17. 居住身份（威廉希尔亚洲真人平台居民，州外），

      18. 入学状态（新、续等）；

      19. 记录(s),

      20. 已故的地位。

      大学应将应被视为公共信息或目录信息的信息类别发布给公众，并应在该通知发出后的合理时间内允许学生通过向大学注册办公室提交保密状态请求来通知大学，未经学生事先同意，任何指定的信息都不得发布。

   4. 直接访问纪律文件仅限于社区标准和学生责任办公室、法律事务办公室和学生主任的工作人员。此外，当发现学生违反《学生行为准则》时，社区标准和学生责任办公室应通知所就读的学院，以协助学院对学生的工作。本条款不应被解释为禁止社区标准和学生责任办公室向适当的大学办公室提供建议，以证明对特定纪律案件的事实和处置具有合法的教育利益，也不应被解释为禁止社区标准和学生责任办公室向任何证明需要了解纪律文件是否存在的人提供建议。

   5. 医疗和心理治疗记录在法律上是保密和享有特权的。没有相关学生的明确书面授权，除了负责医疗和心理信息的专业人员和文职人员外，他们不会向任何人发布。在这种情况下，学生必须指定要发布哪些信息以及该信息要发布给谁。

8. 公布学生记录的例外情况

   尽管有上述规定：

   1. 教育记录将根据司法命令或根据任何合法发出的传票公布，条件是大学做出合理的努力，在大学遵守这些命令或传票之前通知学生，除非法院或签发机构下令不披露传票的存在或内容或响应传票而提供的信息。此外，如果学生对大学提起法律诉讼，大学可以在没有传票或法院命令的情况下，向法院披露学生的教育记录，这与大学为自己辩护有关。

   2. 包含个人身份信息的记录或记录中的信息可应要求提供给学生寻求或打算注册的其他学校或学校系统的官员，条件是学生应要求收到记录的副本并有机会对记录的内容提出质疑。

   3. 包含个人身份信息的记录或记录中的信息可能会与学生申请或收到经济援助有关。

   4. 根据1986年《国内税收法》第152条的规定，记录或记录中的信息可以向受抚养学生的父母或监护人公开。这所大学仅为此目的假定所有学生都是独立的。根据1986年《国内税收法》第152条的规定，学生的父母或监护人有责任向大学注册办公室提交抚养证明表格，以证明其受抚养身份。受抚养学生将通过电子邮件通知，已收到抚养证书表格。根据1986年《国内税收法》第152条的规定，学生有权签署并向大学注册办公室提交无依赖证明表格，表明他或她不再是父母或监护人的依赖人。

   5. 记录或来自记录的信息可以发布给20 U.S.C.§1232g指定的人员或机构类别；《联邦法规》第34章第99部分，以及随后颁布的具体指定受助人的联邦立法。

   6. 为下列目的，可向为或代表教育机构或院校进行研究的组织发放记录或记录中的资料：

      1. 开发、验证或管理预测性测试；

      2. 管理学生资助项目；和

      3. 改善教学;

      前提是此类研究的进行方式不允许该组织代表以外的人对学生或其家长进行个人身份识别，并且该等信息将在不再需要其发布目的时被销毁。

   7. 记录或记录中的信息可以向认证组织发布，以履行其认证职能。

   8. 如为保障该学生或其他人士的健康或安全，必须知道有关纪录或纪录中的资料，则可向有关人士公布。

   9. 如果学生被指控犯有暴力犯罪或非强迫性性犯罪，并且就对学生的指控而言，该学生被发现违反了学生行为准则，则大学可能会披露纪律处分程序的最终结果。就本条款和以下条款而言，“最终结果”是指根据《学生行为准则》中规定的程序做出的决定，仅包括学生的姓名、所犯的违规行为以及学校对该学生实施的任何制裁。

   10. 纪律处分程序的最终结果应向暴力犯罪或非暴力性犯罪的被指控肇事者的受害者披露，无论被指控的肇事者是否被发现违反了学生行为准则。

   11. 记录或记录中的信息可能会在披露时发布给违反学生行为准则的21岁以下学生的父母或监护人，这些学生违反了任何联邦、州或地方法律或大学的任何规则或政策，使用或拥有酒精或受管制物质。

9. 实施责任和申诉权利

   负责实施学生档案政策并确保遵守FERPA的大学官员是执行副校长和教务长，在总法律顾问和学生院长的协助下。关于执行这项政策的问题应直接向总法律顾问提出。

   学生有权就大学未能遵守FERPA的要求向教育部提出投诉。书面投诉应发送至：家庭政策合规办公室，美国教育部，400马里兰大道，SW，华盛顿特区20202-5920；电话：（202）260-3887；传真：（202）260-9001；电子邮件:ferpa@ed.gov。

10. 存取记录

    每个办公室应在FERPA保护的每个学生的教育记录中保留一份记录，该记录将明确表明每个访问信息的个人、机构或组织在获取该信息时的合法利益。此类访问记录应仅供学生、负责保管此类记录的学校官员及其助理，以及根据FERPA授权进行审计的个人或组织使用。该记录应包括请求信息的个人或机构的名称、请求的理由、请求的日期以及请求的处理。负责记录的办公室应根据学生的书面要求，提供披露记录的副本，并因此收取适当的费用。如要求是由学生提出或披露是向学生披露，则本段的规定不适用；学校官员及上文第(G)项（“发放学生档案”）指定的其他人士；或根据联邦大陪审团或其他执法机构传票的指示寻求或接收记录的一方，并且签发机构已下令不披露传票的存在或内容或响应传票而提供的信息。

    受FERPA保护的教育记录或来自FERPA的信息，只有在未经学生书面同意或司法命令的情况下，该第三方不允许任何其他方访问该等信息的情况下，才能转移给第三方。本段的规定不适用于根据第VII条、(F)条、(4)条以及(G)条、A、D、I、J和K项作出的披露。

11. 保留记录

    在学生离开学校后，各档案保存办公室应制定并提供合理合理的档案保存政策。在法律法规规定留用的地方，这些政策应符合这些法规。

12. 保留发布记录

    未履行大学义务，或未决的纪律案件，可能导致学生记录的发布被搁置。

13. 纳入联邦法律

    经修订的《1974年家庭教育权利与隐私法》、《美国法典》第20编第1232g条以及根据该法案在《联邦法典》第34编第99部分制定的相应法规，特此通过引用并入本政策；本政策与法律、法规相抵触的，以法律、法规为准。

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨：

1. 首席信息官

2. 教务长

3. 研究与创意活动副院长兼研究生院院长

4. 所有其他学术和威廉希尔亚洲院长

5. 电子学习和战略合作副教务长

6. 社区标准和学生责任办公室主任

7. 学生经济援助和奖学金主任

8. 助理副教务长兼本科招生主任

9. 住宅房屋署署长

10. 财务主管

11. 国际学生和学者服务部主任

12. 学生无障碍服务助理院长

13. 医务主任（负责学生健康服务的医生）

14. 心理咨询和心理服务主任

15. 负责机构研究和有效性的副教务长

16. 教师参议院

17. 行政参议院

18. 学生参议院

19. 研究生院

表格、参考资料和历史

1. 形式

   以下表格适用于本保单：

   1. 保密状态请求：此表格可从/registrar/forms.cfm在线获得。

   2. 发布教育记录同意书：此表格可从/registrar/forms.cfm在线获取。

   3. 抚养证明书：此表格可从/registrar/forms.cfm网上获得。

   4. 无依赖证明书：此表格可从/registrar/forms.cfm网上获得。

2. 参考文献

   下列事项与本政策有关：

   1. 政策12.010，“访问学生信息系统（SIS）。”

   2. 政策40.007，“公共记录请求。”

   3. 政策93.001，“数据分类”。

   4. 政策93.002，“记录管理和存档”。

   5. 1974年的《家庭教育权和隐私权法案》

   6. 20 U.S.C.§1232g （159 KB PDF文件）。

   7. 34 CFR Part 99 （151 KB PDF文件）。

3. 历史

   在有密码保护的review站点上，可以找到该政策的草稿版本，它们的封面备忘录、表单以及评论者对它们的评论。

   本政策的先前版本是在：

   1. 2014年2月7日

   2. 二零零八年十二月五日

   3. 1987年1月15日（当时编号28.005）

   4. 一九八六年八月一日

   5. 1974年8月1日