41.121：公务旅行和娱乐费用报销
根据政策01.001批准临时使用
2025年2月17日
David B. Moore b|财务和行政副总裁
洛里·斯图尔特·冈萨雷斯b|总裁
概述
- 经修订的法典第126.31条规定，大学的雇员在参加聚会、会议或大会或在威廉希尔亚洲真人平台内外执行与大学业务有关的公务时发生的实际和必要的旅行和其他费用，如果得到大学的授权，可以得到报销。这项政策规定了教职员工、非员工和官方客人的旅行。如本政策所述，学校可以支付或报销个人合理的、经授权的、有适当文件证明的旅行和娱乐（“差旅费用”）。
- 这一政策遵循了美国国税局（IRS）的责任计划规则，该规则要求员工和非员工在合理的时间内正确地记录和说明所有的商业和旅行费用。大学使用美国国税局的标准来确定报销的税务处理的合理期限，具体如下：
- 如果在费用支付或发生后的60个日历天内提交报销证明，并且如果符合大学公务旅行和娱乐政策报销的所有其他要求，则该报销将被视为大学商业费用的免税报销。
- 如果证明报销发生在费用支付或发生后超过60个日历日，则报销必须作为支付给个人的应税收入向美国国税局报告。报销的金额将被添加到员工的W-2，税款将从工资中扣除。
- 在预订国际旅行时，旅客有必要遵守所有联邦旅行指南、限制和要求（例如，《飞美国法》、外国资产控制办公室（OFAC）古巴许可证要求等）。该大学的国际旅行网页包含当前相关指南的链接和参考。此外，前往受OFAC限制的国家旅行需要事先获得保险公司的批准。
- 学生因公出差应以实际合理的最低费用为限，并及时高效地完成差旅流程。大学旅行者有责任在任何旅行费用中避免不正当行为，甚至避免出现不正当行为。
- 免费提供的物品，通过使用大学常旅客里程或其他奖励/积分计划获得的物品，或任何其他来源可报销的费用，概不报销。
- 任何升级或额外费用(如座位升级、酒店房间升级或额外的托运行李-见本规则第（A)(6)段）必须在预订旅行之前获得批准，并且仅作为残疾员工的合理住宿或大学无障碍办公室记录的住宿需求来支付。任何需要住宿的员工都应该向大学无障碍办公室提交申请。
- 所有旅行必须使用现有的大学旅行管理公司（TMC），除非事先获得例外。此要求的任何例外情况均记录在本政策的相关段落中。所有其他例外情况仅限于非常罕见的情况，并将根据每个情况的优点和证据进行审查。
- 出差后，所有差旅都必须按照要求在“差旅费用报告”或TER（“证明流程”）上进行证明和提交。
- 规划单位可以选择制定更严格的政策，但将负责监督和执行这些限制。
配偶旅行
一般来说，配偶、同居伴侣和家庭旅行将不会由大学报销。配偶的旅行可以报销，费用由大学承担，如果配偶的存在有书面的商业目的，并根据政策获得预先批准。副校长和院长的配偶旅行需要事先得到校长或教务长的批准；所有其他必须事先获得相应院长或副校长的批准。批准副本必须与TER一起提交或附在大学信用卡交易中。
运输
大学车辆
大学拥有或租用的车辆是为大学业务的员工使用。大学政策管理使用和租赁程序。学校车辆的责任保险由学校负责。
租赁车辆-外部
- 租赁车辆应通过TMC采购，使用批准的付款流程。租车也可以直接从学校的首选供应商那里亲自租用。大学员工可以注册汽车租赁公司会员卡，简化租车手续。联系采购办公室申请。
- 使用学校首选供应商预订的租车，必须在租车合同或协议上提供公司账号，以申请学校司机保护范围。不需购买其他保险，国内租赁不予报销。如果从非首选租车供应商处购买，则应在国内旅行时购买额外的保险，并将报销。
- 租车的最低年龄是18岁；所有大学首选供应商的最低租车年龄为21岁。所有司机必须是大学教职员工、大学生或来大学出差的客人。
- 只有在美国以外的地方旅行时，才必须购买汽车租赁保险，并且可以报销。在美国境外租车时，必须购买该司法管辖区法定要求的保险。
- 个人旅行车辆除因公务需要增加车辆外，应当采用中型或小型车辆。升级车辆需要旅行者的“首席财务和行政官”（CFAO）或指定人员事先批准，批准必须附在交易中，作为证明流程的一部分。
私人拥有的车辆-里程率
报销是使用美国国税局在旅行之日适用的标准里程率向大学旅行者支付的。公里数费率包括使用私人汽车进行大学业务所产生的所有费用，因此，学校将不支付或报销汽油、保险、维修和洗车费用。对于获得汽车津贴的大学员工，该津贴将代替所有旅行的里程报销。当一个以上的大学旅客乘坐私人汽车时：
- 如果车主是大学旅行者，只有车主可以报销里程。
- 如果车主不是大学生，每辆车只有一个大学生可以报销里程。
“驾驶vs飞行”规则
无论行驶了多少英里，里程都可以报销，但是，“开车vs坐飞机”的规则将适用。
- 选择自驾而不是乘飞机前往商务目的地的旅行者可以报销每日津贴和住宿（如果必要的话），共计两个完整的驾驶日（公务前一天和一天之后）。
- 当两名或两名以上工作人员乘坐私人车辆一起旅行时，里程报销只能退还给私人车辆的司机。每个旅行者都有权享受所允许的食宿。
- 里程报销不能超过旅行前证明的最佳可用交通方式。要获得报销资格，通常使用飞机完成较长距离的驾驶时，业务费用必须是实际里程和在业务地点的停车费用中较小者，或者是以下费用的总和：
- 最经济和实用的机票（旅行者必须提供一份来自大学TMC的报价）
- 往返机场的里程数
- 机场停车（不高于与大学首选供应商的合同价格）
- 往返机场和商务地点的地面交通（非租车）
旅行点之间的标准距离
- 旅行费用的第一个起始点应该是旅行者的主要大学工作地点（根据工资办公室记录）。如果您从另一个地点开始商务旅行，则只有当到目的地的里程小于从工作地点到同一目的地的里程时，您才应该列出该地点。
- 如果您的家与您的主要工作地点不在同一城市，并且您从家开始您的商务旅行，则工作和家之间的里程不能包括在里程报销总额中。此外，从你的家到你的家和你的主要工作地点之间的一点旅行不能提交里程报销。
出租车、豪华轿车、公共汽车和火车
出租车、豪华轿车、公共汽车、火车和其他当地交通工具将得到报销。如果单笔费用的总成本低于75美元，则运输相关费用不需要收据。这种交通必须限于在官方车站和交通终点站之间，和/或住宿地点和大学办公地点之间。出租车或班车的小费按该地点的惯例收费。
空中旅行
商业航空公司
- 商业航空旅行应通过TMC使用批准的付款流程进行购买。
- 从点到点的连续飞行时间超过5小时的航班，有资格获得低于头等舱的升级（例如商务舱）。
- 飞行常客里程：威廉希尔亚洲真人平台道德委员会发布了“第91-010号咨询意见”，禁止州政府官员和雇员在公务出差期间累积的飞行常客积分用于个人用途。因此，个人常旅客里程不能累积用于商务旅行。这一观点适用于所有的大学商务旅行者。
大学航空运输服务
学校鼓励员工安排学校的飞机出差。联系大学机场预订。
私人或租用飞机
如果飞行员有一份适当的、当前的飞行员证书和保险证明（船体和责任）的副本，则私人飞机费用可以报销。报销将根据旅行时有效的美国总务管理局（GSA）里程费率进行。里程费率旨在涵盖与飞机运营相关的所有费用，包括但不限于汽油、保险和维护费用。
飞美国法
根据《飞美国法》，当国际航空旅行由联邦拨款资助时，大学必须使用美国国旗航空公司服务，除非在某些情况下。TMC可以帮助大学旅行者遵守这一要求。
小型区域性或偏远机场
TMC可以协助预订小型区域或远程航空运输服务。如果TMC无法获得预订，旅行者可以直接购买预订，并提供TMC无法提供帮助的证明文件。
航空公司收取的辅助费用
航空公司收取的辅助费用（例如，座位分配、行李费、超重行李费）在合理的商业理由下是可以报销的。
住宿
- 住宿应通过TMC预订，并使用批准的付款方式付款。
- 住宿总是需要详细的收据。如果餐费包含在住宿账单中，则需要单独的收据。额外的房间费用，如电影、设备或其他个人或附带费用，除非在政策中明确规定，否则不能支付或报销（见本规则第(G)段的额外指导）。
会议酒店
会议酒店可以在会议注册过程中使用批准的付款方式预订。旅行者应该检查一下TMC是否有会议价格或更好的价格。
六十英里规则
只有当目的地距离旅行者的主要大学工作地点超过60英里时，才允许过夜住宿。60英里的最低限度并不适用于在威廉希尔亚洲教学或参加多日会议的教师。
住宿费用
允许的费用是单间房价加税，除非另一方也在大学旅行。请参阅税务局网站，了解向大学提供免税地位的州。
降低费率选择
几乎所有的酒店和汽车旅馆都为政府雇员大幅降低了房价，尽管享受折扣的房间数量可能有限。准备好在抵达时出示大学身份证。
非传统的住宿
根据风险管理流程，非传统住宿是允许的。
餐
商务会议、餐饮或娱乐
- 商务会议、餐饮或娱乐必须有商业目的，必须包括两人或两人以上（至少一名非大学员工）。费用应该是合理的，符合地点的习惯。必须提供分项收据。商务餐必须从任何出席的员工所声称的每日津贴中扣除。
- 酒精饮料：无论使用何种付款方式，酒精饮料只有在商务会议、用餐或大学官方娱乐活动中才被允许。酒精必须支付给基金会的帐户，该帐户的指导方针允许该费用。
当日旅行
大学旅行者在同一天旅行期间没有资格报销个人膳食。美国国税局规定，雇员离开家的时间要比正常工作的时间长得多，在离开家的时间里，需要睡觉或休息（被称为“过夜规则”——即需要过夜）。请参阅IRS出版物463第1章-离家旅行。
一夜之间旅行
- 大学根据旅行目的地的位置，根据联邦GSA费率，为公务旅行的教职员工和客人提供每日报销。每日津贴是为膳食和杂费提供的每日固定数额。它可以包括每天三餐，以及以下杂费：洗衣，干洗，给服务员，搬运工，行李员，乘务员等的小费（小费），并在旅行结束后支付给旅行者。根据美国国税局的指导方针，无论旅行的第一天和最后一天的出发和到达时间如何，旅行者都可以在旅行的第一天和最后一天获得75%的每日费率。
- 如果情况允许，旅行可以在商务旅行的前一天开始，并在商务旅行的最后一天结束。在国际旅行时，允许在开始和结束时增加一天的旅行。
- 当提供膳食时，必须通过扣除TER上的适当膳食来调整每日津贴。
杂项差旅费
- 与您的商务旅行有关的日常和必要费用可能会得到报销。每一笔开支都必须有明确的商业目的。这包括但不一定限于必要的洗衣费（如果旅行超过五天），停车费，渡轮或水上出租车费，网络和数据费（个人旅行时不允许收取数据和网络费用），以及桥梁，高速公路或隧道通行费。交通罚款、个人车辆拖曳费（允许对残疾大学注册和拥有的车辆收取拖曳费）以及其他费用是不允许的。
- 只有在有真正的商业目的或医疗紧急情况需要更改或取消费用的情况下，才允许更改和取消费用，并由规划单位确定。由于个人喜好或需要而更改或取消将不由大学负责。
- 注册费可能不包括额外的活动（高尔夫郊游，博物馆参观，瑜伽课等），如果它们可以合理地从注册费的总成本中分离出来。
- 餐饮、会议室和有关费用应在旅行前采购并通过采购处理，以确保满足适当的保险和合同要求。
- 如果知道将发生第三方报销，则不应发生此类费用，也不应向大学提交报销。如果在大学付款后由第三方支付旅行者的费用，旅行者必须准备向“俄亥俄大学”报销金额。
商务和个人旅行混合
- 如果购买机票、酒店或汽车租赁的旅行，包括个人和商业目的，学校支付的金额将只属于学校商业目的的直接费用。
- 当商务旅行和个人旅行结合在一起时，TMC将接受大学支付旅行的商务部分，并将收取个人卡支付旅行的个人部分。
实体化/收据
除非在政策或程序中另有说明，否则必须提供收据正本以证明所有费用。差旅人员应在差旅报告中附上所有相关材料，以证明其业务目的/需求（例如，会议或会议议程）。补助金和合同的报销政策和程序优先于这项政策，并且可能需要更全面的费用证明文件。
评论家
本政策的修订建议应由以下人员进行检讨：
- 教师参议院
- 行政参议院
- 首席财务和行政官
- 院长和主席
- 海外教育办公室主任
- 交通与停车总监
- 审计、风险和合规办公室
- 风险管理及保险
- 副总统