12.050：取消注册、退课和退学
批准
2022年5月11日
黛布拉M.本顿|大学注册主任
伊丽莎白·塞尔斯b|执行副总裁兼教务长
休·谢尔曼b|总统
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概述
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目的
本政策的目的是：
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澄清“取消”、“撤回”和“放弃”（这些术语经常被误认为是可互换的）之间的区别；
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建立公平、公正和一致的申诉程序；和
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通过威廉希尔亚洲真人平台高等教育部门的报告和补贴计算，确保学生班级注册状态的所有变化的适当后果（学术和财务）流向学生和大学。
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总结
俄亥俄大学将遵守威廉希尔亚洲真人平台高等教育部（ODHE）关于学生注册状态官方变化的报告指南。
在学校被授权提供远程学习课程的州，学校将遵守有关学生参加远程学习课程退款的适用规定。
注册取消、退课和退学将以准确反映活动实际和有效日期的方式处理，并根据截止日期采取相应的退款或评分措施。
确定和实施取消、退学和退学的适当财务和学术后果的程序详见本政策(B)至(H)段。
对于可变学分课程，除非另有规定，更改学时数与增加课程（增加学分）或放弃课程（减少学分，留下非零值）遵循相同的规定。学分减少到零需要退学或退学，具体取决于学期或学期内的日期（如本政策所述）。
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术语
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学期：任何学期，包括为期14周的夏季学期。
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疗程：任何为期七周的疗程。
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取消注册：在开学第一天之前终止所有课程的注册。这并不妨碍学生注册未来的学期或课程。
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退课：在本政策规定的截止日期之前，终止在一个学期或一节课的一个或多个课程的注册，但不是所有课程。被取消的课程不会出现在学生的学习记录（正式成绩单）上。
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撤销:
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退课是指在退课截止日期后终止一门或多门课程的注册，但不是所有课程。学生退出的课程将保留在学生的学习记录（正式成绩单）中，成绩为WP， WF或WN。(WP、WF和WN成绩表明，在教授看来，学生在退课时是及格还是不及格，或者从未参加过课程。这些成绩不影响平均绩点。)
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从大学退学是指学生在一个学期或一个学期注册的所有俄亥俄大学常规课程，无论是在一个校区还是多个校区。退学并不妨碍学生注册下一个学期或课程。
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灵活安排的课程：不满足整个学期或学期的课程。
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非学期课程：通过俄亥俄在线提供的课程，包括基于印刷的教育、特殊项目或通过考试获得的课程学分。这些课程跨越多个月，通常长于一个学期。
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取消注册
学生可以选择在学期或学期的第一天之前取消注册，退课。
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降类
从开学第一天起至学期第二周的周五（每学期第一周的周五），学生可以在未经允许的情况下从课程表中退下个别课程。被取消的课程不会出现在学生的学习记录上。
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退课
学生可以在未经允许的情况下，从学期第二周的星期六（每学期第一周的星期六）到学期第十周的星期五（每学期第五周的最后一个教学日），退一门或多门课程，但不是所有课程。然而，这些课程仍然以WP（退学及格）、WF（退学不及格）或WN（退学从未参加）的成绩记录在学生的学习记录中，并继续用于计算学费和杂费。WP、WF和WN成绩不影响学生的平均绩点。在本学期第十周的星期五（每节课第五周的最后一个教学日）之后，如果没有上诉，不得退课；见本政策第(H)段。学生可以向所在学院或地区校区的学生服务办公室申请特殊情况。
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从大学退学
学生可以在开学第一天至学期或学期最后一天的前一天退学（即在所有校区内尚未分配成绩的所有注册课程终止注册）。学期第二周的周五（每学期第一周的周五）之前，退课不计分。在这些日期之后退出会导致WP， WF或WN等级。在课程的最后一天或之后，退课是不可选择的，并将被分配正常的成绩。本科学生通过学院或威廉希尔亚洲学生服务办公室启动大学退学程序；研究生通过研究生院发起退学程序；医学生通过传统骨科医学院启动退出程序。
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学杂费问题
如果退课影响到总注册，从而改变了学费或费用的数额，学生将根据这些课程的截止日期获得适当的费用减免或支付相应的罚没，剩余注册课程的学费将重新计算。
在整个学期、课程或灵活安排的课程中注册总学时超过12学时的学生，学费将按照通常的方式计算(少于12学时为兼职，本科生12至20学时为全日制；少于9小时等于兼职，9到18小时等于研究生全日制)。如果退课影响到本学期的注册总数，从而改变了学费的基础，则剩余注册的学费将重新计算，学生将根据这些课程的截止日期获得适当的学费减免或支付相应的罚没费。
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最后期限
取消、退课、退学和退课的截止日期以每学期或每节课的适当日期为基础。
截止日期是通过俄亥俄在线提供的灵活安排或非学期课程的比例。灵活安排的课程是指在整个学期或学期中不上课的课程。
有关最后期限的进一步细节可在本保单第(B)至(H)段以及本保单参考部分链接的保单中查阅。
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取消注册
本款适用于学生在学期或学期的第一天上课前终止注册所有课程的情况，或者如果一门或多门课程安排灵活，则在最早的课程的第一天之前终止注册。这包括学生在所有（一个或多个）校区注册的所有课程，但不包括通过俄亥俄在线提供的学生单独注册和支付的非学期课程。
在上课第一天之前取消注册的经济援助接受者没有资格获得该学期的资金，并且必须退还所收到的任何经济援助的100%作为退款。此外，受影响学期的任何经济援助学分将被取消。
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指导方针
如果学生在上课第一天之前正式取消所有课程的注册，他们有权获得100%的退款。学生没有分数，课程也不会出现在学生的学习记录上。
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过程
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学生在开学第一天之前通过网上注册退课（学生必须通知财务处，如果他们希望启动退款程序）；或
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学生在上课第一天之前通知学院学生服务办公室，威廉希尔亚洲学生服务办公室，研究生院或传统骨科医学学院。该办公室将填妥的“取消注册表”提交给大学注册办公室。（学生如欲申请退款，必须通知财务处。）
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在学期或学期的早期退一门或多门课
本段适用于学生终止一个或多个班级的注册，但在任何校园至少有一个班级注册的情况，从学期或学期的第一天开始，到学期第二周的星期五或学期第一周的星期五（或灵活安排课程的相应比例日期）。
财政援助或奖学金获得者如果未能保持其特定援助所需的最低小时数，可能没有资格获得该援助，从而产生欠款或要求偿还所收到的资金。
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指导方针
如果学生在一学期第二周的星期五或之前，或在一节课的第一周的星期五或之前（或灵活安排课程的相应比例日期），导致学生从全日制状态变为兼职状态，学费和费用将相应减少。此外，注册时间超过20小时的本科生或注册时间超过18小时的研究生，如果转为全日制或非全日制，他们的学费将相应减少。该学生不因退课而得到分数。该课程将从学生的学习记录中删除。
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过程
学生通过网上注册退课。（学生如欲申请退款，必须通知财务处。）
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退课：在学期末或学期末退一门或多门课
本段适用于学生在学期第二周的周五或一节课的第一周的周五，到学期第十周的周五或第五周的最后一个教学日（或灵活安排课程的相应比例日期）之后，终止在一个或多个课程的注册，但仍在任何校园至少注册一个课程的情况。每学期第十周的星期五或每节课第五周的最后一天（或灵活安排课程的相应比例日期）后，不允许退课。注册包含在ODHE报告中。学费不会减少，财政援助可能会发生调整。
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指导方针
学生可以在每学期第十周的星期五或每节课第五周的最后一个教学日（或灵活安排课程的相应比例日期）之前未经允许退课。每学期第二周的星期五（每学期第一周的星期五）之后退课的学生，学费不予退还（灵活安排课程的学生可在相应的比例日期退课）；课程保留在学生的学习记录上；适用于WP、WF或WN等级。
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过程
学生通过在线注册退课，导致退课。
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退学在学期或学期的早期就从大学退学
本段适用于学生在学期或学期开始后终止注册所有课程的情况，直到学期第二周的周五或学期第一周的周五。
如果学生是经济援助接受者，并且需要返回第四章基金计算，学生的经济援助可能会被取消或减少，在账户上创建或增加未偿余额。
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指导方针
如果学生在每学期第二周的星期五或每学期第一周的星期五（根据校历或灵活安排课程的相应比例日期）之前正式退学（所有校区的所有课程合并），他们有权减免80%的学杂费。这些课程将从学习记录中删除，但在学习记录上有学生在学期或课程中退课的注释。
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过程
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本科学生向其所在学院学生服务办公室或威廉希尔亚洲学生服务办公室发起退学程序。研究生向研究生院提出退学申请。医学生开始退出程序与传统学院的骨科医学。
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退学的生效日期为学生口头或书面通知办公室的日期。
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撤回表格被提交到注册办公室进行处理。
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休学的在学期或学期的后期从大学退学的
本款适用于学生在本学期第二周的周五之后或一节课的第一周的周五以及该学期或该节课的最后一天（或灵活安排课程的相应比例日期）之前终止所有课程注册的情况。在课程最后一天或之后，不允许退课。
如果学生是经济援助的接受者，并且需要返回第四章基金的计算，学生的经济援助可能会被取消或减少，创建或增加帐户的未偿余额。
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指导方针
如果学生在每学期第二周的周五或每学期第一周的周五（根据学历或相应的灵活安排课程的比例日期）之后正式退学（所有校区的所有课程合并），则不符合退款资格。学生获得WP、WF或WN成绩。
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过程
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本科学生向其所在学院学生服务办公室或威廉希尔亚洲学生服务办公室发起退学程序。研究生向研究生院提出退学申请。医学生开始退出程序与传统学院的骨科医学。
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退学的生效日期为学生口头或书面通知办公室的日期。
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撤回表格被提交到注册办公室进行处理。
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因医疗原因更改注册
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指导方针
医疗注册变更是指因医疗原因批准的取消、退学和退课。决定诉讼生效日期的指导原则是，学生的疾病是否使他们在某一日期内无法完成学业。
如果生效日期在学期或学期开始之前（或灵活安排课程的相应比例日期），并且意图放弃所有课程，则将采取取消注册的行动。如果生效日期在学期或学期开始之后（或灵活安排课程的相应比例日期），并且涉及退课，则属于退学。如果目的是在学期或学期开始后减少学术负担的范围，那么根据疾病的发作确定的有效日期，一个或多个（但不是所有）课程将被取消或退出。
一旦确定生效日期，从学业记录中删除课程，评分和退款将根据现有政策确定，根据任何其他取消，退学或退课的生效日期。至于其他休学，因病休学的有效日期不得迟于学期或课程最后一天的前一天（或灵活安排课程的相应比例日期），即允许休学的最后一天。如果学生完成了期末考试（或其他期末作业）并提交了成绩，则不允许退学一学期或一节课。经济援助受助人涉及医疗取款的退款需要返回第四章基金计算，学生的经济援助可能会被取消或减少，在账户上创建或增加未偿还余额。机构财政援助受助人的援助比例与任何学费和收费调整相对应。
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过程
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本科学生向其所在学院学生服务办公室或威廉希尔亚洲学生服务办公室发起退学程序。研究生向研究生院提出退学申请。医学生开始退出程序与传统学院的骨科医学。
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退出的生效日期取决于疾病的发作。
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撤回表格被提交到注册办公室进行处理。
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如果生效日期在截止日期之前，但截止日期已过，学生服务办公室将向学费上诉审查小组提交建议。学生服务办公室也可以向学费上诉审查小组提出基于医疗情况的特殊考虑请求。对于因医疗原因取消，退学或退学，学费上诉审查小组将根据提供的文件确定生效日期。
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学生教务长可自行决定暂停因健康原因退学或取消注册的学生的注册。这样做的目的是确保在重新入学之前对学生的医疗状况进行适当审查。
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学费上诉审查小组上诉程序
学费申诉审查小组（成员和主席在此指定）有责任考虑有关注册状态和学费变化的申诉，如果学生认为由于情有可原的情况，应在上课第一天之前或任何学期第二周的星期五之前或每学期第一周的星期五之前（或灵活安排课程的相应比例日期）进行追溯性纠正调整。
学费上诉审查小组审查申请批准例外情况的上诉，包括在学期或课程的第一天之后取消申请，以及在学期第二周的星期五或课程的第一周的星期五（或相应时间）之后的退学和退课申请。（在学期第一天之前，或者在学期第二周的星期五之前，或者在一节课的第一周的星期五之前，或者在相应的，灵活安排课程的比例日期之前）。只有在极端情况下才会例外。一般来说，只有当学生能够证明要求采取行动的原因超出了学生的控制范围，并且阻止他们在适当的时候解决问题时，退款和班级状态变更才会被批准。
学院学生服务办公室不处理更改命令，从学生的记录中删除以前的“I*”（“行政不完整”）或“FN”（“失败，从未参加”）或“FS”（“失败，停止参加”）成绩。那些因为没有正式退课而获得这些分数的学生，如果他们没有参加或未经允许停止参加，他们可以按照常规的重修程序重新上课，就像任何其他等级一样。所有其他涉及取消“I*”、“FN”和“FS”等级课程的案件，与任何其他要求豁免与学生注册状态相关的学费和等级的请求没有什么不同，因此由学费上诉审查小组审议。
如果学生完成了期末考试（或其他总结经历）并提交了成绩，学费上诉审查小组将不考虑对追溯行动的上诉。
学费申诉审查委员会由两名助理院长、教务院教育政策与学生事务委员会主席、助学金办公室代表、财务处代表、研究生院代表、教务处代表、地区高等教育代表、教务处代表组成。该小组由教务长行政领导团队的一名成员担任主席。
评论家
本政策的修订建议应由以下人员进行检讨：
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学生经济援助和奖学金主任
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财务主管
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学院和学术规划副教务长
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教务长
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所有学术和威廉希尔亚洲院长
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教师参议院
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机构有效性和分析副教务长