捐赠的考虑
学术图书馆收藏藏书的主要目的是为了便于研究和学习。大学图书馆力求利用现有资源，包括但不限于工作人员、设施和财政支持，使其馆藏尽可能地被发现。在考虑购买新馆藏的协议之前，确保馆藏符合图书馆的收藏范围，并能得到适当的照顾和管理是至关重要的。
内容及范围
- 馆藏中所代表的主题是否与当前图书馆的馆藏以及俄亥俄大学的课程重点领域保持一致和/或互补？
- 这些收藏是摄影师的全部作品吗？或者捐赠者是否愿意考虑捐赠符合纪实摄影档案标准的部分作品？
- 摄影师的突出之处是什么，或者摄影师是否与威廉希尔亚洲真人平台、雅典或威廉希尔亚洲真人平台东南部地区有联系？
- 收藏中是否包含相应的文档，帮助解释和记录摄影师的工作和业务？
- 未来捐赠人对这一收藏的管理期望是什么？
纪实摄影档案馆收集了19 -20世纪的摄影作品，这些作品明显支持对纪实摄影中历史和/或独特摄影过程的研究，包括格式、技术和技巧，并且内容与俄亥俄大学的课程密切相关。它还寻求纪实摄影收藏，特别是那些基于社会纪实和新闻摄影的作品，这些作品与曼恩档案和特别收藏中心的其他材料有特别的联系和补充。
我们的大多数研究人员对一个特定的故事、事件、地点或历史时刻感兴趣，而不是摄影师的整个作品。仔细考虑获取符合图书馆访问和教学需求的部分工作，以便该部门可以更好地分配资源，以增加访问，可发现性和馆藏教学。
格式和范围
- 藏品的规模和范围是什么，包括实物和数字？存储需求是什么？
- 现时的馆藏安排是否方便查阅？是否有库存？
- 被提议捐赠的藏品是否包括它将包含的所有材料，还是将来会有增量添加？
了解资料的格式和范围是确保馆藏适合图书馆的必要条件。作为独特的稀有和档案材料的管理者，图书馆必须能够充分地存储、管理和实施安全访问和处理措施。格式和范围细节，包括保存问题，使图书馆能够评估获取材料是否符合捐赠者和图书馆的最佳长期利益。预计正在进行的收集需要额外的收集管理和资源，这必须考虑到任何获取决策。
纪实摄影资料馆位于Hwa-Wei Lee图书馆附件，这是哥伦布路上的一个高密度存储模块，为所有类型的文本和媒体提供了有限的空间，并为所有类型的文本和媒体提供了温度和湿度控制的环境。该设施目前需要为纪实摄影资料馆进行的改进包括：
- 翻新的空间，有特定的温度控制和/或冷藏储存
- 适合各种格式的架子和存储容器
- 保存用品和设备
奥尔登图书馆位于学院绿地上，是学生研究人员最方便的地方。因此，翻修奥尔登的空间，可以适当地容纳选定的收藏品或部分收藏品，特别是课堂作业和项目，将是必要的。
支持和费用
- 藏品的状况如何？其近期和未来的整理和保存需要的费用是多少？
- 捐赠人是否有能力并愿意在经济上支持藏品或档案的处理？
- 捐赠人是否期望资料被数字化并在网上提供，如果是，捐赠人预计多久能实现？
在深度处理和数字化所需的成本和人力与高水平的在线用户交互和可发现性之间取得平衡一直是一个非常难以实现的指标。像所有特殊馆藏一样，特殊馆藏工作人员能够投资于特定馆藏的深度和广度取决于各种因素，包括可用的捐赠和捐赠基金，对学生和教师工作的影响，研究人员对材料的需求，我们员工的技能组合，高质量外包选择的可用性，权利问题和技术需求。目前，图书馆需要：
- 具有适当备份机制的大量电子存储空间
- 资产管理软件，用于适当的存储，安排，描述和检索的数字格式
- 资金支持数字化设备持续更新
访问、使用和权利
- 产权转让时，赠与人是否愿意转让知识产权？
- 捐助者要求的特殊条件（如果有的话）是否违背了我们的使用和访问理念，或者这些期望是否会以任何方式改变工作流程或导致效率低下？
大学图书馆向任何现场研究人员开放其所有资料，并积极寻求将研究人员的需求与馆藏相匹配，并通过促销和展览扩大研究人员对馆藏的了解。图书馆越来越多地与俄亥俄社区，特别是学生，接触我们的馆藏。
在理想的情况下，图书馆在转让资料时享有全部的产权和知识产权。如果图书馆在网上向公众提供任何资料，将以这样一种方式进行，即保护图像的完整性，但也允许对资料进行研究和学习。一般来说，允许在没有改动的情况下重新使用这些材料，并适当注明摄影师和档案的出处。
鉴于部分摄影师可能有意将作品捐赠予图书馆，但亦可能需要保障收入来源，图书馆会就版权转让事宜进行协商，但双方须在赠与契约中商定版权转让的时间表。