1. 概述

   1. 本政策规定了通过财务办公室报销零用现金以及使用部门零用现金和找零资金的程序和指导方针。

      现金控制是必要的，必须确保俄亥俄大学履行其受托责任。使用现金而不是其他支付方式并不会改变一项支出是否可以接受。

2. 定义

   1. 零用现金基金：部门持有的一笔固定金额的钱，用于在正常支付方式不符合成本效益或不合适的情况下，向当地供应商进行不超过50美元的小额偶然采购（用于紧急情况和需要现金的采购）。
   2. 找零资金：一个部门用来给购买商品或服务的顾客找零的一笔钱。销售此类商品或者服务，必须事先通过适当渠道获得批准。
   3. 受托人：被授权批准部门账户支出的部门主管或预算单位经理。
   4. 托管人：被指定管理和维护基金的部门雇员。

3. 一般的指导方针

   1. 部门可以由财务处报销（最好不经常使用-见本政策第(D)部分），或建立自己的零用现金基金（见本政策第(E)部分）。
   2. 采购的员工有责任告知供应商俄亥俄大学的免税地位。“威廉希尔亚洲真人平台销售税一揽子豁免证书”可用于此目的。
   3. 俄亥俄大学购物卡是比零用现金基金更好的选择。购买卡信息可以在网上找到。
   4. 校际体育零用现金基金除可用于40万系列自然账户编码的支出外，禁止对费用自然账户编码系列100000、200000、400000和900000的支出进行零用现金报销。有关费用自然账户代码的其他信息可在网上查询。

4. 通过财务办公室报销

   1. 如果个人使用个人现金或个人支票（不是个人借记卡或信用卡），在正常的支付方式不符合成本效益或不合适的情况下，从当地供应商购买不超过50美元的小额附带购买（紧急情况或需要现金的购买），财务官办公室将给予补偿。
   2. “零用现金凭证”表格必须带到供应商现场，并且必须在购买时完成。批准的表格，连同原始的分项收据，提交到会所的零用现金窗口报销。
   3. 财务处会定期向应付帐款提交凭证，记录开支。

5. 建立部门零用现金或零钱基金

   1. 必须填妥“零用现金/零用基金”表格并送交财务部的财务总监。
   2. 受托人、托管人必须在分配基金前指定。
   3. 在资金发放给部门之前，商定的实物保护措施必须到位。
   4. 一旦完成上述工作，资金将通过支票（由托管人保管）从应付账款中发放给部门，可在财务处的出纳窗口兑现。

6. 管理部门零用现金或零用资金

   1. 零用现金基金

      1. 部门零用现金基金可用于在正常付款方式不符合成本效益或不适当的情况下，向当地供应商进行不超过50元的小额偶然采购（用于紧急情况和需要现金的采购）。贝克中心餐饮酒精零用现金基金和校际体育零用现金基金不受50美元的限制。
      2. 这些基金中购买的现金总额和原始分项收据应始终保持在规定的数额。
      3. 该基金应至少每月结算一次，并保留记录。
      4. 这笔资金只能用于采购。它不应该用于收款或为销售找零、支付服务、兑现支票、发放贷款或预付旅行费用。
      5. 零用现金可以通过提交一份“直接付款表”（一定要注明每次购买要记入哪个账户）来补充，并附上原始的分项收据给总会计。应付帐款会开出一张支票给部门，由保管人保管，可以在财务处的出纳窗口兑现。1000美元或以上的支票必须在收到支票后的营业日兑现。少于一千元的支票，可保留到第三个工作日，或当手头的支票达到或超过一千元时，以先到者为准。
      6. 受托人对该基金负有全权责任。任何无法解释的差异将通过受托人解决。

   2. 改变基金

      1. 这些基金中的现金应始终保持在规定的数额。
      2. 基金每天应平衡使用，但每周至少一次，并做好记录。
      3. 这笔资金不应该用于购买、兑现支票、发放贷款或预付旅行费用。
      4. 受托人对该基金负有全权责任。任何无法解释的差异将通过受托人解决。

   3. 基金隔离

      每笔零用现金基金和每笔零钱基金都应与所有其他现金基金分开。这些基金是单独存在的；不要和其他现金混在一起。

7. 维护

   1. 所有零用现金至少每月结算一次，并做好记录。下表为零用现金余额公式（A线应等于E线，否则资金不足或过剩）：

      一个。	建立了数额:
      B。	手头现金：
      C。	手头的原始分项收据：
      D。	运输中的补充品：
      E。	总(B + C + D):
      F。	超压（如e>0a）或 （短缺）（如果E < A）

      零用现金应保持在规定的数额。应记录短缺和超支的情况，所有短缺和超支应在下次提交“直接付款”表以补充资金时报告给总会计办公室解决。

   2. 所有的找零资金应在每天使用时结清，但至少每周一次，并做好记录。下表为变动资金余额公式（A行必须等于E行，否则销售额不足或超过）：

      一个。	建立了数额:
      B。	手头现金：
      C。	手头支票：
      D。	销售:
      E。	总(B + c - d):
      F。	超压（如e>0a）或 （短缺）（如果E < A）

      变动基金应保持在既定数额不变。任何超额或短缺都应反映在部门的下一个销售保证金中。这是通过增加或减少存款金额的不足或超额的金额来实现的。应保存每日短缺和过剩的日志，以便在进行审计时，可以审查过剩和短缺。长期过剩或短缺是可能存在内部控制缺陷的一个指标。

   3. 托管人负责基金的运作和维护，并向主控人或审计、风险和合规局报告任何异常活动。
   4. 当托管人和受托人不可用时，建议使用备用托管人。备用托管人的职责与托管人不在时的职责相同。
   5. 受托人负责确保资金在物理上是安全的，向控制人或审计、风险和合规办公室报告任何异常活动，并最终对其承担财务责任。这包括受托人对基金进行未经宣布的清点。
   6. 受托人和托管人（在没有后援时）应该是唯一有权使用基金的人。
   7. 现有基金的任何变更（包括托管人、受托人、基金所在地、金额的增加或减少等）应以“零用现金/变动基金”表格提交总会计办公室，并注明“已设立基金”。
   8. 财务总监（或其指定人员）和审计、风险与合规办公室保留随时检查和审计任何零用现金或零钱的权利。

8. 结清部门零用现金或零钱

   如果部门零用现金基金或零钱基金需要结清，请与总会计办公室联系以获得指示。

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨：

1. 财务和行政副总裁
2. 审计、风险和合规办公室主任
3. 一般会计经理
4. 财务主管
5. 控制器
6. 应付帐款经理

表格、参考资料和历史

1. 形式

   以下表格适用于本保单：

   1. “零用现金凭证”表格可以从/finance/forms/（你可能需要向下滚动）以微软Excel文件的形式在线获得。
   2. “直接付款”表格以微软Excel文件的形式在线提供，网址为/finance/forms/（您可能需要向下滚动）。
   3. “零用现金/零用基金”表格可以在网上从/finance/forms/（你可能需要向下滚动）以Microsoft Excel文件的形式获得。
   4. “威廉希尔亚洲真人平台销售税一揽子豁免证书”作为PDF文件可从/finance/forms/（您可能需要向下滚动）在线获得。

    

2. 参考文献

   下列事项与本政策有关：

   1. 政策55.003，“采购权限：供应商选择、个人购买、土地和建筑物收购、利益冲突。”
   2. 购买卡的信息可以在/finance/purchasing/pcard/网站上找到。
   3. 自然帐户代码信息可在https://nalookup.ohio.edu/nalookup/nalookup网站上找到。

    

3. 历史

   在有密码保护的review站点上，可以找到该政策的草稿版本，它们的封面备忘录、表单以及评论者对它们的评论。

   本政策的先前版本是在：

   1. 2016年7月12日（重新格式化）
   2. 二零零五年九月十四日
   3. 2000年11月1日