31.001：对外通信
根据政策01.001批准临时使用
2024年3月12日
Robin Oliver b|大学传播与营销副校长
Stacey Bennett b|总法律顾问
洛里·斯图尔特·冈萨雷斯b|总裁
概述
俄亥俄大学致力于与各种受众进行有效的沟通，包括当前和未来的学生，家长和家庭，以及校友和朋友，通过任何相关和可用的实际手段。
大学传播和营销（UCM）是俄亥俄大学的一个部门，是指导俄亥俄大学外部传播和营销工作的中央权威机构，也有批准的例外情况。UCM监督整个机构各种形式的创意材料、媒体和营销传播项目的发展。
UCM依靠学术学院、部门、规划单位和威廉希尔亚洲的专业知识，提供关于独特市场动态和目标受众的洞察力和专业知识。UCM提供管理、工具、程序、指导方针和模板，以确保所有单位都对俄亥俄大学专业接受的统一通信负责。
该政策旨在确保俄亥俄大学传播的沟通和营销材料可以很容易地识别为官方或非官方的大学网站、出版物或信息。
大学官方声明
正如教师手册中所述：“校长将代表俄亥俄大学对所有一般大学事务和所有政策事务作出回应，除非校长特别指定一名高级官员负责。”对于高级官员行政管辖范围内的其他事项，除非该高级官员特别指定其管辖范围内的人员负责，否则由该高级官员负责。这些回应可能是由大学传播和营销在校长或涉及行政区域的高级官员的指导下准备的。”
根据俄亥俄大学对言论自由的承诺声明，校园言论自由政策01.041，以及保护我们大学社区内强大和不受限制的思想交流，俄亥俄大学不会就对大学治理或运营没有直接影响的社会或政治利益问题发布官方大学声明。同样，除了官方或口头证词之外，学校不会发布与悬而未决的地方、州或联邦立法相关的声明。
来自新闻媒体的问题
UCM监督并负责所有大学与新闻媒体（无论是广播，在线还是印刷）的官方互动，包括与一般大学新闻或需要机构回应的主题相关的信息协调。
需要机构回应的新闻媒体问题应转发给UCM。反过来，UCM将与适当的大学代表合作，制定回应，并确定谁将是最合适和有效的发言人，以避免干扰大学活动并保护学生隐私。当大学教职员工与媒体接触涉及个人学术或研究专业领域的问题时，UCM应该意识到采访的跟踪目的。
关于新闻发布和新闻发布会的教职员政策的其他信息可以在教职员手册i.c部分找到
新闻稿
所有的新闻发布必须通过UCM协调，除了批准的例外情况，以确保准确、一致和及时地传递机构的沟通，并避免对媒体注意力的过度竞争。
新闻发布会
UCM将主导新闻发布会的安排，包括决定是否召开新闻发布会。这将有助于确保与新闻媒体取得联系，新闻发布会的时间和地点将鼓励尽可能最好的新闻报道。
危机沟通
在任何大学紧急情况下，所有与该紧急情况有关的官方声明、公告或采访都应通过UCM进行协调。将指定一个人作为媒体询问的发言人。对于迫在眉睫的威胁，包括需要紧急通知或及时警告的情况，俄亥俄大学警察局将向校园社区启动适当的通知。对于那些不需要紧急或立即通知的校园情况的信息，将事先获得适当的大学官员的批准。UCM负责在初始通知之后尽快向校园社区部署额外的通知。
社交媒体
与大学相关的社交媒体账户应在UCM注册，以确保纳入大学的社交媒体目录，保护品牌，避免重复工作，并支持大学范围内的营销工作。隶属于大学任何单位、项目或部门的新社交媒体账户必须在启动前得到UCM的批准。
在UCM的社交媒体指南中可以找到更全面的指南。
推广和保护品牌
俄亥俄大学附属的所有部门、单位和项目的所有营销和宣传材料，包括网络传播，必须遵守大学品牌标准，其中包括开发网站的说明和工具，印刷和其他基于网络的传播和营销材料。
如果对材料是否符合既定品牌准则存在疑问，应咨询UCM以审查宣传材料，包括用于广告目的的宣传材料。
UCM将提供咨询，分享营销专业知识和服务，以提高大学的国内和国际声誉，包括图片、市场研究、规划、指导、赞助指导、咨询和合作。在UCM没有资源或专门知识的情况下，他们将帮助确定所需的资源。
区域校园传播者
由地区高等教育和伙伴关系副教务长指定的区域校园通信将作为当地新闻媒体在其校园所在市场的初始联络点，并将在与UCM协商后代表该校园向周边社区传播。区域校园传播者负责处理日常的公共关系事务，包括媒体的电话以及媒体对研究专家的主动询问。区域校园传播者应向其主管和UCM报告所有对大学有潜在负面或不利影响的媒体接触。
评论家
本政策的修订建议应由以下人员进行检讨：
- 副总统
- 首席信息官
- 院长和执行院长
- 主席及董事
- 教师参议院
- 行政参议院
- 白宫办公厅主任兼总统特别助理